買い物かご一杯の紙束から解放。評価・情報管理のペーパーレス化を実現

福島トヨタ自動車株式会社の総務部長である川瀬様、総務部人事課 主任の鈴木様にHRBrain導入の経緯、目的、おすすめポイントを伺いました。

ー「福島トヨタ自動車株式会社」の事業内容・形態を教えてください。

川瀬様：
新車（トヨタ・レクサス）・中古車の販売、お車の買取、自動車整備・点検および修理（鈑金・塗装）、保険代理業（損害保険・生命保険）、通信事業（au、UQモバイル）、JAF入会受付 などを行っています。
従業員数は525名（2022年3月31日現在）です。

評価効率化、社員情報管理の工数削減を実現すべく導入

ー導入前に抱えていた人事課題を教えてください。

川瀬様：
人事評価・人材育成を行ううえで、主に以下の課題を抱えていました。

・ 評価の運用、昇給対象者の抽出に莫大な工数がかかっていた
・ 入退社者に対する管理が煩雑化していた
・現在使っているシステムと連携できるシステムを探していた

これらの課題を解決するために、手間・ミスの少ない人材管理オペレーションができるサービスを検討し、HRBrainを導入しました。

ー課題を解決し、どのような状態に変えたいと考えていましたか。

川瀬様：
導入から1、2年の間に、 ペーパーレス化に加え、課題の可視化・評価の効率化が行えている状態を目指しました。
現在、こちらはともに達成できています。
今後は、入力した人材情報をもとにデータを分析し、「公平」な評価や人員配置を実行していきたいと考えています。 また、従業員の評価への納得度が高い状態（評価制度の浸透、透明性・上司部下の信頼関係の構築）を目指しています。

ー課題解決にあたり、システムを導入しようと判断した理由を教えてください。

川瀬様：
評価運用や社員情報管理の工数を削減するため、システム導入を検討していました。 HRBrainの機能を見て、自社の課題解決ができそうだったため、導入を決断しました。

ーHRBrainを選んだ決め手を教えてください。

川瀬様：
トヨタファイナンス株式会社経由で、JA三井リース株式会社から提案がありました。
また、HRBrainの営業の方の説明も、誠実で好印象でした。

ペーパーレスでの運用を100%達成

ーご導入後の満足度と、その理由について教えてください。

川瀬様：
とても満足しています。
店舗・本部間で行われていた 人事・業績考課、従業員台帳については、ペーパーレスでの運用が100%達成できました。
HRBrain導入以前、人事・業績考課の紙の束は一回ごとにスーパーの買い物カゴひとつ分ほども発生し、置き場所を確保するだけでなく、セキュリティ面でも管理が大変でした。

導入前は「電子化に対応できず取り残される従業員が数名出てくるのでは」、と考えていましたが、全員がパソコンでの入力に移行できました。

ー経営や現場から、どのような反響がありましたか。

鈴木様：
現場の従業員からは「画期的だね」と驚きの声があがりました。
導入以前は、被考課者が紙に必要事項を記入、それに対し考課者がコメントを記載、再び被考課者にその紙を戻す、という物理的な回覧の工程が必要不可欠でした。しかし、HRBrainはWeb上ですべて完結します。その利便性の高さから、すんなり受け入れられたのだと思います。

ー全社に展開する際、どのような工夫をされましたか。

川瀬様：
人事・業績考課の入力方法については、管理職と各店の業務係を対象にオンラインでの説明会を開催しました。 また、一からわかりやすい説明をするため、自社専用の資料を作成しました。
あらかじめ作成した資料を配布した後、役割を決め、投影するスライド画面を切り替えながら説明を行いました。

・考課者（管理職＝店長）用の画面
・被考課者（従業員）用の画面

当社ではボーナス・昇給にこの人事・業績考課が組み込まれているため、 すべての従業員がシステムを通して提出できています。

鈴木様：
導入後、「システムの使い方が分からない」という質問はほとんどありませんでした。 導入前はアナログでのやり方に慣れていたため「HRBrainでの運用ができるのか」と心配していましたが、現在まで問題なく使用できています。

川瀬様：
また当社では、 社員名簿に従業員の顔写真を全員登録しています。
名刺に顔写真を印刷すること、また年始の新聞に営業部門の社員の顔写真を掲載することから、総務部にデータがありましたので、これを活用しました。
データのない本社勤務の社員は、別途顔写真を撮影して対応しました。

他に全社に展開する際の工夫として、従業員には社員名簿機能で「研修の課題」の入力をお願いしています。
HRBrain上で、従業員が店長に対し「研修の課題」を提出します。それに対し、店長は動機づけのコメントを返します。
コメントを返していないステータスの店長に対しては、総務部からフォローの電話を入れています。
HRBrainの機能を活用し、未返信の店長に対してメールを送付することもできますが、返信できない事情を抱えていることもあるため、当社ではこのような方法を取っています。

人事業務で何かする際のベースがHRBrainに

ー導入前に抱えていた課題の解決状況はいかがですか。

川瀬様：
先に述べたように、HRBrain導入後は、店舗・本部間における人事・業績考課について、ペーパーレスでの運用が100%達成できました。
以前は、役員から「どんなコメントかいてあったのか」と質問を受けて、その買い物カゴひとつ分の紙の束から探していたため、該当の箇所を見つけるだけでも一苦労でした。
導入後は、役職者が見たい時にシステム画面から見ることができるため、管理の工数が軽減され、業務の効率化にも繋がっています。

また、 社員名簿に健康診断の情報を登録しているため、フォロー状況を可視化することもできました。

ーどの機能を、どのように利用されているか具体的に教えてください。

川瀬様：
人事評価機能は、評価だけでなく、全従業員と面談した際の記録を残すことにも使用しています。

社員名簿には、既存の項目のほか、基本給の計算、保有資格の把握、管理職向けの通信教育の終了情報などを入力・管理しています。

また、 階層別研修の対象者の抽出などにも活用しています。 この研修は、感染症流行により一時期ストップしていましたが、最近になって再開しました。そのため「誰が何級までの研修を受けたのか」を新たに把握する必要がありました。
以前はExcelで管理していましたが、HRBrain上で一元的に管理したいと思い、項目をカスタマイズして登録しました。
これにより、 メンバー一覧画面でリストを作成したり、ソートして情報を活用することができています。
さらに、以前はCSVでダウンロードしたデータをExcelで加工していましたが、メンバー一覧画面で表示する項目や絞り込み条件を保存できる機能が追加されたため、活用の頻度が増えました。

また、以下のような目的のために、 日々HRBrainを活用しています。
HRBrainは、人事業務で何かする際のベースになっていますね。

・今後の人員配置の検討
・定年退職となる従業員の把握
・健康診断のフォロー進捗状況の確認
・産業医のコメント登録（健康診断の結果）・通知

鈴木様：
そのほか、サービス部が管理している トヨタの技術検定の情報についても登録し、総務部以外にも閲覧権限を追加しました。

ーHRBrainはおすすめできるサービスでしょうか。理由とともに教えてください。

川瀬様：
個人情報を預けて安心して利用できる誠実な対応、また連絡がつきやすいカスタマーサクセス担当・ヘルプデスクについて大変満足しており、おすすめできます。

ーHRBrainはどのような企業におすすめですか。

川瀬様：
さまざまな企業で人事評価・社員名簿を利用していると思うので、そういったすべての企業様におすすめですね。