HRBrain導入で評価制度立ち上げ負担の軽減と運用工数30%減を実現！！

10名を超えて露呈した、スプレッドシートを活用した評価制度の限界

ーはじめに、峯岸さまの自己紹介と貴社の事業内容をお話しください。

峯岸さま： GEEKは設立から13年目を迎える、ウェブに関するフロントエンドの開発を中心にやっている企業です。エンジニアがほとんどを占めておりまして、現在は22名体制になりました。

この会社を設立した経緯については、もともと私はフリーランスで活動していましたが、法人化せざるをえない状況になり、GEEKを立ち上げました。採用については設立してから5,6年目に始めました。そこから徐々に増えて、現在に至ります。

ー従業員が増えていく過程で、人事評価も必要になってくるかと思います。そこはどのように対応されてたのでしょうか。

峯岸さま： 採用を始めてから2,3年は評価らしい評価はほとんどしていませんでした。しかし、10名近くになるタイミングで、スプレッドシートを使ってMBOによる評価をするようにしました。

このくらいの規模だと、社員は社長にごまをすれば給料が上がるとかありがちな話です。しかし、これでは公平感もないですし、報酬や評価を与えるのはできないと感じ会社として評価制度を導入しました。

その後数年運用し社員が20名になるタイミングでHRBrainを導入しました。

ーHRBrain導入前に実施していた評価制度について、もう少し具体的に教えてください。

峯岸さま： 定性評価に基づいて自分の目標設定をして、それに対する達成度合いを半期ごとにチェックするというものです。

評価項目は出退勤、チームワーク、新技術へのキャッチアップなど5項目ぐらいでした。

さらに私だけでなく、360度評価のように社員の同僚からの評価も入れるようにしました。これにより私の感覚だけで評価が決まることがなく、より公平な評価ができるようにしています。

ー評価制度がある程度構築できている中、なぜHRBrainを導入したのでしょうか。

峯岸さま： メンバーが14,5名ぐらいになったときから、管理職のメンバーが増え始めました。

これにより、私だけでなく上長の評価が入ることによる評価の階層化などの課題が生じて、スプレッドシートでの運用に手間がかかるようになりました。

また評価の提出に対するリマインド、目標の差し戻しも誰がボールを持っているのかわからなくなってきました。スプレッドシートで運用するのはもう限界でした。

さらに、この時期になると中途でそれなりのレベルの方々が入ってくるようになりました。これまで設定していた定性評価項目については、すでにできている。そうすると、定性的な目標だけを立てて、それを評価するサイクルが成り立たなくなってしまいます。

そこで定性評価だけでなく、定量評価の項目を加えて新たな評価制度を構築しようと考えました。HRBrainを含め、何社かツールの検討を開始したのもこのタイミングでした。

評価にかかわる工数は「最低でも30%減」

ーそもそも、どのようにHRBrainを知ったのでしょうか。

峯岸さま： Googleのリスティング広告です。当時はググって資料を集めてましたので。その中で3社のツールを検討することになりました。

ーHRBrainを導入した決め手は何だったのでしょうか。

峯岸さま： ちょうど当社が求めている機能を持っていて、しかもある程度そこに特化している。さらに操作性も非常によかったのが決め手になりました。

先ほどの評価の部分だったり、あとはリマインドだったり、ちょっとしたワークフローなどの機能を実装していて、事前の複雑な設定もほとんど必要ありません。これならすぐに使えるなと感じました。

ー実際に導入して、運用はスムーズにいきましたか。

峯岸さま： はい。定期的にサポートしていただき、特に導入初期のころは一緒に進めさせていただいたおかげでスムーズに運用できました。

ー先ほど定量評価も加味したいとお話しされてましたが、具体的にはどのように行っているのでしょうか。

峯岸さま： 当社は自社サービスを開発するより、お客様の受託開発が多いです。そのため、必ず納期と売り上げと、使える工数が決まっている。そこを効率よく進めるのがエンジニアの定量指標になっています。

プロジェクトの規模が大きいものだったり、年率単価が高いもの、そういったものにどれだけの時間参画するかという目標を立てるエンジニアもいれば、新たな技術を導入し、納期通り開発して、最終的な請求金額に対して減額がないようにするエンジニアもいます。

この時間参画や納期、請求金額へのコミットなどが定量目標になります。

ーHRBrainを導入して、導入前に感じられた課題は解決できていますか。

峯岸さま： 導入前の課題は、現時点ではほぼ解決できています。評価にかかわる工数も大幅に削減できています。体感的には、少なくとも30%は削減できているでしょう。

あと導入して意外だったのは、カスタマーサクセスの方々に定期的にサポートしていただいたことです。当時はLPにも記載がなかったので、この辺りはもっと前面に出してもいいと思います。

ーありがとうございます。あと、HRBrainを導入して1on1が充実しているとお聞きしています。どう変わったか、教えていただけますか。

峯岸さま： もともと1on1については検討していましたが、HRBrainにも1on1のシートがあったので、それをもとに実施することにしました。

以前は半年に1度面談を実施していましたが、1on1を月1回実施することで、各従業員が持っている今の課題や担当している業務で困ったことなど、ちょっとした雑談も含めてキャッチアップできるようになりました。

半年に1回だったコミュニケーションが6回に増えると、それだけでも違うなと感じますね。

人事評価の構築が、企業価値の向上に直結する

ー峯岸さまはHRBrain導入前から人事評価の仕組みを構築しようと動いていらっしゃいました。なぜそこまで人事評価を優先するのでしょうか。

峯岸さま： 当社の事業は、モノを売るのではなく、エンジニアがつくりだすサービスの価値をお客様に提供してます。だから、一番大切なのはやはり"人"なんです。

人事評価に労力をかけるのは、企業価値を高めることに直結します。そこも含めて、取り組もうと動いています。

社員自身も、以前より面談の機会が増えて、今後こんなことをやりたいという提案から、業務における悩み事まで話してくれます。実際に「自分たちのことを見てくれている」という声も上がっているようです。

ーそれは素晴らしいですね。1on1に取り組んでいる企業の中には「社員があまり話してくれない」と悩んでいるケースもあります。貴社は1on1を有効な場にするために、何か工夫をされていますか？

峯岸さま： 月ごとのテーマをこちらから提示して、それを事前に書いてもらっています。

1on1を始めた当初は、話してくれる社員とそうでない社員で差がありました。その中で話してくれる社員は、事前にテーマを書いてくれてて、これなら全員に書いてもらった方がいいのではないかとなりました。

事前に書いてもらうと、書いた本人の頭の中が整理される。これにより、いろいろ話すことも増えますし、一緒に解決するべき、解決できることも多くなっていると感じます。

あと、社員の離職率とかにも関係しますが、とにかく困っていたり不満に思っていることの吸い上げが初期段階できていると思います。

ー成果が上がっている一方で、今後さらに良くするために改善したいことはありますか。

峯岸さま： 定量評価の立て方にバラツキがあるので、そこを改善したいです。自分で考えて立てられる社員もいれば、そうでない社員もいますので。

ーなぜバラツキがあると考えていますか。

峯岸さま： これはツールの問題ではなく、会社の目指すべき方向性が腹落ちできているかが大きいと思います。

自分の中で腹落ちしている社員は「自分の担当はこの分野なので、これをやろう」と目標を立てやすい。しかし、自分の業務に落とし込みができていない社員は、うまく立てられていないようです。

今後は会社側からそういった落とし込みや分解をしっかりやっていく必要があるのかなと、これは私の課題でもあります。

それができるようになると、マネジメントの手間が減っていくはずです。自分で立てた目標と会社目標を理解して、やるべきことが分かっていれば、主体的に動けるようになる。最終的に、社員全員がそうなってくれればいいなと思っています。

ーありがとうございます。それでは、最後にHRBrainの導入を検討している経営者の方に、何かアドバイスをいただけますか。

峯岸さま： 当社のように二十数名の規模だったり、制度をつくりはじめた10数名の規模であれば、HRBrainにより評価制度を立ち上げるときにかかる労力は、相当軽減されると思います。

またツールも充実していますし、カスタマーサクセスにもいろいろ相談に乗っていただけるので、まだ評価制度をふんわりしか入っていない企業なら、かなり機能するのではないでしょうか。

こうやって話していると、本当に紹介したくなってきますね。ただ本当にお伝えしたとおりなので、おすすめしたいです。