HRBrainを情報共有ツールとして活用し、在宅勤務時のコミュニケーションが活性化！！

ー簡単に自己紹介をお願いします。

梅野さま：株式会社ジャパンブルーで総務人事をしております、梅野です。弊社は岡山県倉敷市で自社ブランドのジーンズと生地の販売をしています。社内の人事評価制度を運用する目的で、HRBrainを導入させて頂きました。

社内に明確な人事評価制度がなかった

ーありがとうございます。まずは社内の人事評価を整えようと思った理由や背景について教えてください。

梅野さま：社内に評価制度がなかったからです。私はもともと営業だったので人事のことがよく分かりませんでした。しかし、色々な部署・職種の社員にヒアリングをしていくうちに、評価制度を整えるべきだと考えるようになりました。

ー具体的にはどのようなヒアリングをされたのですか？

梅野さま： 最初は人事制度を変えようと思ってヒアリングしていたわけではありません。私は単なる人事ではなく、"総務"人事なので、全体の業務を効率化させるために話を聞いていました。その中で見えてきた社内の問題の一つが人事制度でした。人事評価などの、人を育てていく仕組みの部分を整えて、「なぜ仕事をするのか、どうしたらお給料が上がるのか、どうしたら役職がつくのか」というルールを明確にして社員のモチベーションを上げないと、これ以上会社が成長しないのではないかと考えました。

ーその課題感に対して、どのようなアクションを取られましたか？

梅野さま：まずは外部の人事コンサルに入ってもらい、人事制度を構築しましたが、別の問題が発生しました。あまり話したことのない上司に評価されても納得感がないということです。そこで、構築した人事制度をうまく運用できるシステムを探し、見つけたのがHRBrainでした。

導入の決め手は「価格」と「わかりやすさ」

ーいくつかある人事制度の運用サービスの中でHRBrainを選んで下さった理由を教えてください。

梅野さま：そうですね。シンプルに料金が安かったこと、サービス内容がわかりやすかったこと。この2つです。

ーありがとうございます。「わかりやすかった」についてもう少し詳しくお聞かせいただけますか。

梅野さま：各部署、各メンバーの目標設定や、その進捗管理のアプローチについて、自分がHRBrainを使って人事制度を運用するイメージを自然に持つことができました。サイトを見ているだけでも「わかる」という実感を持てましたし、営業の方の話もわかりやすかったです。

ーそれは嬉しいです(笑)。ありがとうございます。

人事評価制度は会社を成長させるために導入するもの

ー実際にHRBrainを導入するにあたって大変だったことや苦労したことはどのようなものでしたか？

梅野さま：HRBrainの導入にあたってというよりも、もう一歩手前の話にはなりますが、社員に人事評価制度導入について理解してもらうことは本当に大変でした。社員の中に「評価してほしくない」という人たちが一定数いたので、会社のビジョンを一緒に考え、それぞれの部署・ポジションがどのような役割を担い、どのような成果を出せば会社として大きく成長できるのかということを、全職種別でつくっていきました。人事評価を導入することに対する捉え方の差を感じましたね。正直、今もまだ半分くらいしかできていないと思っています。

ーなるほど。それは大掛かりな改革になりましたね。「評価してほしくない」という方の意見はどのようなものでしたか？

梅野さま： 評価に対する嫌悪感が出ていました。例えば、営業事務。事務のトップがいる訳ではないので、営業の部長や課長が評価をすることになります。営業の人間は基本的に外回りをしているため、営業事務が普段どのような業務をしているのかを細かく把握できていません。そのため、事務員からすると「自分たちの業務内容も把握していない人に、どうやって評価されるんですか？」となります。それに加えて、今まで評価がない社風。いきなり評価って言われても…というところもあったと思います。

ー確かに不満が出そうですね。

梅野さま：そうなんです。もちろんルールに沿って細かく評価はするのですが、「現場にいない人に評価されるくらいなら、評価されたくないです」という不満が出ました。

ーそのような問題をどのように乗り越えていかれたのですか？

梅野さま：何度も社員と話していくうちにわかったことは、全員が納得できる評価制度はできないということでした。そのため、「会社を大きくしていくために人事評価制度を導入する」「やると決めたらやる」という姿勢を社員に伝え、各職種ごとに会社を成長させるために必要な売上や利益などの線引きをしました。あくまでも公平に評価して、会社を成長させるために導入するわけなので、賛同できないのであれば仕方がない、会社の方針に共感してもらえる人に残ってもらいたいという考えです。弊社にはある程度の強引さが必要でした。とはいえ、もちろん全員に共感してもらえるように、今も出来ることはやっています。

HRBrainはアイデア次第でいろんな活用ができる

ーありがとうございます。HRBrain導入後、どのようにご活用いただき、どのような場面でHRBrainの良さを感じていらっしゃいますか？

梅野さま：正直、コロナの影響でスタートから少しつまづいているので、HRBrainの本当の価値を感じるのはこれからだと考えていますが、それ相応に使えていると思います。3月にHRBrainを導入して目標を決め、目標達成のためのアクションプランをたてましたが、4月5月6月とコロナの影響で目標の達成がいきなり厳しくなりました。そのため、今は、日々の仕事内容や会議の記録や出張報告などを行う「社内の情報共有ツール」としてHRBrainを使っていこうとしています。

ー休業中の具体的な活用方法についてお伺いできますか？

梅野さま：HRBrainを在宅勤務時のコミュニケーションツールとして使っていました。休業中やテレワーク下での目標や成果についてよく分からなかったのがきっかけです。色々考えましたが、最低限社員同士が家でコミュニケーションを取れるようにしたいと思い、HRBrainを活用してみようと考えました。「今の体調はどうですか」「今月やったことを何かしら報告して下さい」「得た情報をここに載せてください」というように、業務には関係ないことの共有にも使えます。社員同士の連絡手段がメールだと、どうしても業務連絡になってしまい距離ができてしまうので、HRBrainはコミュニケーションツールとしても良いと感じました。

ーありがとうございます。コロナに関する情報の共有や社員の体調の把握をHRBrainで可視化するという活用をしてくださったんですね。

梅野さま：そうですね。実際まだ皆が使いこなせているわけではないですが、気軽にアクセスできる社内の情報共有ツールとして認識してもらえたと思います。私としてもこれを機に、HRBrainが色々な形で使えることを社員に定着させたかったので、やってみてよかったです。

ーありがとうございます。短いスパンで、かつ様々な業種・職種の方がいる御社でこれを進めるのはかなり大変だったのではないですか？

梅野さま：それは大変でした。試行錯誤しながら進めていくしかなかったですね。まだ試行錯誤は続いています。たとえば、営業支援ソフトの中からHRBrainに飛べるようなシステムを組んで、各営業マンの日割りごとの数字が出るようにしました。期末は、HRBrain上の書き込みだけではなく、被評価者と最終評価者が対面して評価をするべきだと思います。最終評価者が被評価者の目標設定が適切だったのかをHRBrain上で簡単にみることができるようになり、目標に対するフィードバックがしやすくなりました。

ー拝見しました。あの仕組みはすごいですね。

梅野さま：ありがとうございます。上司が常に最新の数字を確認できる、出張の報告書を見れる、その他の相談事を見れる、といった形にしました。HRBrainを人事に関する用途だけに限定せずに色々な使い方をしたいと思っています。

ーありがとうございます。

梅野さま：評価制度を浸透されるためにも、まずは社内の色々なことを可視化するためにHRBrainを活用することで、評価制度についても徐々に浸透させていきたいと思っています。また、弊社が使っているさまざまなソフトと連携させ、HRBrainだけで社内の色々なツールを完結できるようにしていく予定です。導入当初に想定していた形での運用方法とは違いますが、社内にHRBrainが浸透してきているので、さらにうまく活用していきたいと思っています。