安定した人事評価運用を目指す…新たに選んだシステムのワケとは

NGB株式会社 人事・総務部の田中 征様、志村 詠子様にHRBrain導入の経緯、目的、おすすめポイントを伺いました。

ー貴社の事業内容を教えて下さい。

志村様：
当社は1959年の創業以来、日本企業の海外進出を知的財産面からご支援するため、世界200カ国のグローバルネットワークを活用して、様々な知財サービスをご提供しています。主なサービスとしては、特許・意匠・商標の海外での権利化、特許の技術調査、特許年金や外国商標の管理です。従業員数は2022年6月時点で308名です。

ー田中様・志村様のお役回り・ご経歴を教えて下さい。

田中様：
人事・総務部に所属しており、今年で7年目になります。
以前は、NGBで特許調査部門、営業部門に在籍していました。また、転職経験もあり、他社で知的財産業務に従事していたこともあります。
自分自身の転職経験や他部署での経験をふまえて、手上げ制で人事・総務部への異動を希望し、配属となりました。

志村様：
同じく、人事・総務部に所属しており、NGBにはキャリア採用枠で入社しました。
新卒当初から現在に至るまで一貫して人事業務に従事しており、採用、研修、評価、労務、人事システム導入など、さまざまな人事業務を経験してきました。

安定した人事評価運営を目指すために導入を検討

ー導入前に抱えていた人事課題を教えてください。

志村様：
HRBrainを導入する前に使用していた人事評価システムは、「エラーが頻発する」「評価の進捗管理がし難い」「評価データの視覚化に手間がかかる」など、人事評価を円滑に進めるうえで障壁となる事象が多く発生していました。安定した人事評価運営のためには、システムの変更は必須だと考えていました。
またタレントマネジメントシステムは人事評価とは別のものを使用していたのですが、サポート窓口とのやり取りが思うように進まず、せっかくの高度な機能を活用しきれていない歯がゆさがありました。2つの異なる人事システムを管理する手間や使いこなしの煩雑さも解決したい課題の1つでした。

ー人事評価運営の安定性や情報管理の煩雑さに課題を感じていらっしゃったということですね。

志村様：
そうですね。また前述した通り、システム会社の運用サポートにも課題がありました。
人事システムは、多くの重要情報と紐づいているため、ひとつひとつの機能を理解したうえで、慎重に取り扱う必要があります。
当社の状況を理解したうえで、的確かつ迅速に運用をサポートして頂けるかは、システムを再選定するうえで重視するポイントになりましたね。

田中様：
当時導入していたタレントマネジメントシステムでも、プロジェクト単位で運用をサポートしてもらうことは可能でした。しかしながら、別途高額な費用が発生してしまうこともあり、コスト面から断念せざるを得ませんでした。

評価シートの再現性や直感的な操作性に着目してシステムを選定

ー他システムからHRBrainに移行されましたが、その際、経営層にはどのように説明されたのでしょうか。また、HRBrainを選んだ決め手を教えてください。

志村様：
経営層に対しては、人事評価機能の使いやすさやシステムを一本化することで得られるメリットを中心に説明しました。
利用するシステムが一本化されれば、情報が集約され、操作の手間を省くことができます。また、コストを削減することもできます。
現状維持よりもシステムを移行した方が、得られるメリットが大きかったため、経営層の納得を得ることができたと感じています。

田中様：
また、システム移行が進んだ背景としては、当時使用していた人事評価システムのサポート終了日が近づいていた、という喫緊の状況もあります。
社内でシステムを構築する案も挙がりましたが、「コストを抑えつつ、高次元の人事を実現する」という観点から、最終的にHRBrainへ移行することを決めました。

ー他システムと比べ、HRBrainで印象に残っていることを教えてください。

志村様：
「自社人事制度の再現性」「見やすいインターフェース」「シンプルな操作性」「システム同士の連携のしやすさ」が印象的でした。

当社の人事制度をふまえた評価シートを簡単に作ることができる「再現性の高さ」は特に印象的でした。他社のシステムでは「再現が難しい」と言われることも多々あったため、HRBrainで自社に適した評価シートが作成できると聞いた時は安心しました。
また組織図の機能では顔写真と名前がツリー状で表示され、「誰がどの部署にいるのか」一目で把握することが可能です。従業員の顔写真をクリックすれば、詳細のプロフィール画面に遷移することもできます。 人事評価画面からも、組織図からも社員名簿にアクセスできるため、複数のウインドウを開く必要がなく、操作もワンクリックで完結でき、非常に便利だと感じました。
そのほか、当社で管理している人事データを、CSVなどで簡単にインポートできるなど、システム同士の連携がしやすく、管理がしやすい点も印象に残りました。

田中様：
人事システムには、企業や従業員にとって重要な情報がたくさん含まれているため、細心の注意を払って操作を行う必要があります。
以前使用していたシステムでは、高度な機能が搭載されていたものの、操作が複雑で不安を感じる点が多くありました。一方、HRBrainの場合は、直観的な操作がしやすい設計になっているため、安心して利用できる印象です。

志村様：
システムの操作が複雑だと、その都度操作マニュアルを確認したり、サポート窓口に問い合わせたりする手間が発生します。スムーズに業務を遂行するためにも、直感的にシステムを扱えるかどうかは重要なポイントです。

田中様：
多機能型なシステムを導入しても、使いこなせなければ意味がありません。当社の場合は、高次元の人事を実現することと同様に、評価制度を安定して運用することも重要だったため、機能性のほか、操作性にも着目して選定しました。

コスト削減だけでなく、全体の業務効率化も実現

ー導入前に抱えていた課題の解決状況はいかがですか。

志村様：
人事評価業務においては、従業員ごとの評価プロセスを一目で可視化することができるようになったため、以前よりも進捗状況の把握が楽になりました。評価者は部下の評価結果をExcelでダウンロードし一覧で確認できるので、評価調整にも役立ってます。
またシステムを一本化したことで、コストが削減されたほか、役員・従業員が必要な時に必要な情報にアクセスしやすくなりました。全体的に業務効率が良くなったと実感しています。

田中様：
システム入れ替えは、従業員に大きな影響があるため、役割別に操作マニュアルを用意するなど万全の備えはいたしましたが、正直 不安な気持ちもかなりありました。しかし、いざリリースしてみると、操作に関する問い合わせは想像していたよりもはるかに少なかったです。
従業員にとって使いやすいかどうかは、憂慮していたポイントでもあったため、多くの従業員が迷うことなく操作できているようでほっとしました。

ー現場にも、一部権限を付与して活用されているのですね。

志村様：
はい。ロール設定機能を活用すれば、役員、部長、マネージャーなど、役職に応じた情報の取り扱いが可能です。適切な情報管理が行えるように、「誰がどこまで閲覧できるのか」については熟慮の上権限を付与しています。

現場のコミュニケーション活性化や、人材配置の検討にも役に立っている

ーそのほか、HRBrainはどのように活用していらっしゃいますか。

志村様：
社員名簿に関しては、生年月日や入社年月日、保有している資格や異動履歴など、人事業務のベースとなる情報の管理に活用しています。
特定の条件に当てはまる従業員をリスト化することができるため、異動、昇進、昇格を検討する際にも役立っています。

田中様：
異動歴や在籍年数などの人事情報を確認するといった、身近な活用は多いと感じます。
また、勤怠情報も紐づけて管理しているため、残業時間をはじめとした労務情報の確認も一つのシステムで完結できる点は便利です。

志村様：
社員名簿に関しては、従業員同士のコミュニケーションを円滑にする一助にもなっていると感じています。
当社の場合は、自己紹介欄に趣味などをフランクに記載してもらっているのですが、部下との面談時のアイスブレイク要素として活用する上司もいるようです。
面談の際は、業務の話ばかりで堅苦しい雰囲気になってしまいがちなので、「話しやすい雰囲気づくり」のちょっとした手助けになっていると思います。

田中様：
また、人事異動の際は、組織図の配置シミュレーションの機能を活用しています。ドラッグ&ドロップの操作で、組織全体のバランスを見ながら検討できるため、適材適所の人材配置に役立っています。

今後は蓄積したデータをもとに現場の人員計画にも活用していく

ー今後の展望として、HRBrainを活用してどのようなことを実現していきたいとお考えですか。

志村様：
今後データが蓄積されるにつれて、組織分析機能やダッシュボード機能など、更に活用の幅が広がる機能も増えていくと思います。最大限にHRBrainを活用し、人事業務をより効率的かつ効果的にしたいと考えています。
また役員・現場の管理職が、HRBrainを人事関連業務に更に活用できるようにしていきたいです。

田中様：
現状、人員計画に関してはエクセルなどで対応しています。将来的には、HRBrainに情報を集約して分析・共有が一つのシステムで完結できるようになれば良いなと思っています。

ーHRBrainはどのような企業におすすめですか。

田中様：
実際にHRBrainを導入してみて、機能・使いやすさ・金額・サポート体制のバランスがとても良いシステムだと感じています。「システム選定で迷ったら、HRBrainを選べば間違いない！」と思います。

志村様：
HRBrainは、専任のカスタマーサクセスがシステム導入のサポートを行ってくれるため、システム導入に対して不安を抱えている企業におすすめです。
システムの操作方法についてはもちろん、自社の課題に合わせた運用方法についてなど、迅速かつ的確にサポートしてもらうことができ、とても安心して導入することができました。
初めてシステムを導入する際は、何かと不安も多いかと思いますが、「HRBrainなら安心して大丈夫！」と伝えたいですね。