急拡大中の企業が取り組む「本質に時間を使えるようになった」方法とは

47ホールディングス株式会社の執行役員・CHRO（最高人事責任者）である鈴木 俊様にHRBrain導入の経緯、目的、おすすめポイントを伺いました。

ー貴社の事業内容を教えてください。

弊社はワークプレイスの総合コンサルティング事業を行っています。
（オフィス仲介事業・オフィス内装事業・オフィス家具EC事業等を通じて、ワンストップで顧客のワークプレイス構築を支援）
ここ1,2年で従業員数が一気に増え、オフィスも増床・拡張移転するなど急拡大しています。

「本質でない作業」をゼロにするために導入

ー導入前に抱えていた人事課題を教えてください。

「可視化」「工数」という、2つの人事課題がありました。

まず、「可視化」については、 「人事情報が担当役員や担当上長の頭の中にある」という状態でした。 そのため、 第三者がその情報を閲覧することができませんでした。

また、1on1の面談シートの可視化も人事課題のひとつでした。
弊社は、従業員の「気づきの醸成」による成長、そして「事業上の特性」の観点から、1on1を通したコミュニケーションを大切にしてきました。「事業上の特性」とは、弊社が「オフィス仲介事業」・「オフィス内装事業」・「オフィス家具EC事業」の3つの事業を柱として展開していることです。
お客様への横断的な対応を可能にするため、従業員は事業間の連携だけでなく、他事業をより深く知ることが求められます。
このような背景から、弊社ではHRBrain導入前から1on1を実施していました。

しかし、HRBrain導入以前は 面談シートが1on1の実施者の間でのみ共有されていて「どのレベルで運用しているのか」を人事担当者や役員が把握できていない状態となっていました。

そしてもうひとつ、「工数」の問題があります。
HRBrain導入以前は、1on1の実施状況を確認するツールがなかったため、人事担当者が「カレンダーのスケジュールを見てチェックする」などの工数がかかっていました。

また、面談シートはメールに添付されて送られてくるため、人数が増えるごとに工数は増加してしまいます。
ちょうどその頃は、弊社の従業員が一気に増え始めた時期でもあり、従来の運用では継続が難しくなることが容易に予想できました。

そうした人事課題を解決するため、HRBrainを導入しました。

ー課題を解決し、どのような状態に変えたいと考えていましたか。

HRBrainの導入によって 「給与・評価・面談ログなどの人事担当者や役員が気になった情報を確認できる状態」にするだけでなく、1on1の評価シート送付・回収にかかっていた時間をゼロにしたいと考えていました。

たとえば、当時僕には5、6人の部下がいましたが、「メール・チャットツールを通して部下から送付された面談シートをダウンロードして、再度人事に送付する」などの送付作業に、都度時間をとられていました。
その面談シートを受け取った人事担当者も、ひとつひとつファイルを開いて保存して…という集約作業が発生し、毎月2～3時間を要していました。
このような 「本質でない作業」に時間を取られていました。

また、HRBrain導入以前、弊社では従業員の「給与提示」のためのPDFファイルを作っていました。
弊社では、半年に1回ごとに給与の見直しがあります。
そのため、給与の変更のたびに、労務担当者が該当者のPDFファイルを個別に作成する必要がありました。
給与に関するPDFファイルのため、閲覧権限の設定チェックは疎かにできません。
そうした PDFファイル作成・チェック作業に2、3日かかっていましたが、HRBrain導入後は作業時間が格段に減りました。

今後はHRBrainを活用して、自己評価と上長評価のギャップの可視化や、給与と年次の分布図などのデータ活用を行っていきたいと考えています。

ーHRBrainを選んだ決め手を教えてください。

他社に比べて「圧倒的にコストパフォーマンスが良かった」ことが決め手です。

僕の印象では、HRBrainには競合がいるようでいませんでした。
なぜなら、期待する機能を持っている企業が少なかったためです。
他社の場合、ツールとコンサルサービスがセットになっているなど、弊社には不要な機能が多く付属していたため、価格が総合的に高く感じられました。

情報の可視化・共有を実現し、本質に時間を使えるように

ー導入後の満足度と、その理由について教えてください。

満足度は高く、今後も継続していきたいと考えています。

HRBrainには、導入のサポートをとても親切にしていただいた印象があります。
例えば「人事情報の共有設定を慎重に行いたい」など、やりたいことを伝えると「細やかに実施方法を教えてくれる」「設定方法を提案してくれる」などの対応をしていただけました。
また、 緊急の場合もすぐに打ち合わせの時間をセットしてくれるなど、レスポンス速く対応していただけた点も高い満足度に繋がっています。

先に述べたように、 「本質に時間を使えるようになった」こともよかったと感じています。
HRBrain導入後は、「何を提出しなくてはいけないのか」「その面談シートどこにあるのか」など、そうした煩雑なことに頭を悩ませる時間がゼロになりました。
「人事としてやらなくてはいけない」ことに集中できる環境が整い、全社統一の人事施策にスピーディーに取り組めるようになりました。

ーどの機能を、どのように利用されているか具体的に教えてください。

社員名簿には、人事労務にまつわる「生年月日」「緊急連絡先」「住所」などの情報を一元化して集約 しています。
上長には閲覧権限があるため、いちいち労務担当者に確認することなく、担当メンバーの情報にアクセスできます。

また、「過去の評価」についても登録があるため、上長は「異動してきたメンバー」が「過去、他部署でどのような評価を受けてたのか」についても閲覧できます。

ほかには、 社員名簿をコミュニケーションツールのひとつとしても活用しています。
社員名簿に「自己紹介カード」のような項目を作り、「趣味」や「好きなこと」などの項目を社員に埋めてもらい、プライベートの写真を数枚登録してもらっています。

弊社は固定席ではなくフリーアドレスを採用しているため、中途入社者は「名前と顔を一致させづらい」という問題がありました。しかし、社員名簿の活用によって、そうした問題を解決できました。

次に、1on1の面談ログの利用方法についてです。

目標面談の1on1は、レポートライン上の上長とメンバーの間で「先月の振り返り」「今月の目標の再設定」を月初に1回に行っています。
こちらは話題が固定されているため、それ以外に、自分の上長・部署に限らず、社員間であれば「誰でも好きな人と1on1を行ってもよい」と決めています。

HRBrainで運用したことで、上長もメンバーも、この1on1の面談ログをHRBrain上で確認することができるようになりました。

ー今後どのような活用をされたいですか?

現在検討しているのは、HRBrainを活用したリバースメンター制の導入です。
以前は経営層が若く、現場と近い感覚を持っていましたが、創業から時間が経つにつれ考え方の硬直化が起きています。
そのため、「若い人の感覚」をインプットしてもらう機会を増やしていきたいと考えています。

また、弊社には「キャリアチャレンジ制度」があります。
端的に言うと「3年経ったら挙手して異動できます」という制度なのですが、やはり「本当に異動したほうがいい人」「そうじゃない人」の2通りがあります。

そのパターンを見分けるため、弊社の人材指針に沿った評価のスコアリングを活用したいと考えています。
例えば、スコアが高い人については「3年問わず、本人が異動したいということであればチャンスがもらえる」など、 人材活用の判断を「勘」に頼らず、データに基づいて行っていきたいです。

拡大中の企業、コミュニケーションを重視している企業におすすめ

ーHRBrainはどのような企業におすすめですか?

企業規模が100人を超えてくると、スプレッドシートやExcelの運用ではやがて限界が訪れます。
そのため、 拡大中の企業は、早めにHRBrainのような人事テックを導入するのがおすすめです。
早期に導入することを決断すれば、煩雑な作業に割いていた時間を、早いうちから事業活動に転化できます。

また、弊社のように 事業間の連携が重要なビジネスをされている企業にもおすすめです。
面談ログなどの記録を残すなど、第三者的な視点で見たときにも、「きちんとコミュニケーションが取れている」状態に自社をもっていくことは大切だと考えています。

拡大中の企業、コミュニケーションを重視されている企業におすすめできます。