チームの成果を高めるために！適切な「フィードバック」とは？

ビジネスにおけるフィードバックとは、行われた仕事に対する評価や改善点を伝えることを指します。基本的には上司から部下に対するものですが、ほかにもプロジェクトリーダーからメンバーへ行うこともあれば、先輩から後輩、メンターから新入社員へ行うこともあるでしょう。人事担当者のなかには、「組織活性化のために、もっと『フィードバック』の機会を増やそう」と考えていらっしゃる方もいるかもしれません。この記事では、上司から部下へのフィードバックを例として、チームの成果を高めるために、効果的なフィードバックを行うためのコツを紹介しています。

ビジネスにおけるフィードバックとは

ビジネスシーンで行われるフィードバックは、「ポジティブフィードバック」と「ネガティブフィードバック」の2つに大きく分けることができます。

ポジティブフィードバックとは、単に部下を褒めるだけではなく、部下が仕事に対して自信を持ち、積極的に取り組めるようにするものです。具体的には、感謝・ねぎらいの言葉、仕事の良い点、成長したと思える点などを具体的に伝えることを指します。

ネガティブフィードバックは、良くなかった点を伝えて改善してもらうものです。こちらは、聞く側からするとあまり好ましい内容ではないでしょうが、なければよいというものではありません。むしろ、部下の成長を促すために不可欠なものだといえるでしょう。

適切なフィードバックの効果とは

フィードバックの目的・効果は複数ありますが、フィードバックを重ねることにより、以下のような効果が期待できます。

仕事に対して適切な対処ができる

部下が他の部署や顧客から困難な問い合わせや要望を受けたときに、経験やスキルの高い上司からのフィードバックで、より適切な行動をとることが可能になります。

仕事の質が向上する

上司から仕事の対処の仕方や進め方の指導を受けることにより、部下は適切な対処方法や進め方を学んで成長し、仕事の質を上げていくことができます。

モチベーションが高まる

上司からのねぎらいや感謝の言葉、フィードバックによる仕事の成果などから、部下はモチベーションを高めることができます。

チームに信頼関係が構築される

フィードバックを通じてコミュニケーションが活性化されることにより、上司・部下間の信頼関係が構築されます。

もっともダメなのは何もフィードバックをしないこと

もっとも避けたいのは、フィードバックを行わないことです。例えば、上司が部下に対して仕事を任せているにもかかわらず、フィードバックしないまま仕事を放置した場合、部下が成長しないだけではなく、最悪の場合、業務が停滞することもあります。

上司は部下の仕事の進捗を確認して、フィードバックを行えるようにしておきましょう。案件管理のツールなどを用いて、部下が担当している仕事を可視化し、把握できるようにしておくと、フィードバックの漏れを防げます。さらに、チーム全体で共有できる振り返りツールを活用すると、仕事の質や多様性への対応が向上するという効果が期待できます。

適切なフィードバックのコツとは？

以下は、適切なフィードバックを行うために押さえておきたいポイントです。

フィードバックを行うタイミング・頻度

フィードバックは、その場ですぐに伝えるのが基本です。時間が経過してから伝えても、「なぜ、すぐに言ってくれなかったの？」「いまさら言われても対応できない」というように、部下は不信感を抱きやすく、業務に問題が生じるケースもあります。特に直属の上司は、報告を受けたとき、ミーティングのとき、気がついたときなど、できるだけ頻繁に部下にフィードバックを行うのが効果的です。

フィードバックを行うべき場所

フィードバックを行う際は、1対1になれる場所で行うようにします。特にネガティブなフィードバックを行う場合、同僚がいる場所で行うのは厳禁です。極端な場合には、「パワハラ」と受け取られるケースもあり、部下のモチベーションが大きく下がってしまうことがあります。褒める際には、同僚の前で褒めてモチベーションをさらに高める方法もありますが、ほかのメンバーのモチベーションが低下したり、自信喪失してしまう可能性もあるので、注意が必要です。

適切な伝え方

まず褒める

最初に褒めると、部下はモチベーションが高まり、話を聞く姿勢になります。その後、改善点を伝える場合にも、前向きにとらえてもらえることが多いので、まず褒める、ということを徹底しましょう。

フィードバックの目的を伝える

フィードバックは、部下のプロジェクトの達成とスキルアップを目的として行うものです。目的を明確に伝えることにより、部下は上司の発言の意味を把握し、成長を促進できます。

具体的に伝える

抽象的な言葉は伝わりにくいものです。目標や結果、行動についてのフィードバックを行うときには、数値やデータを用いて、具体的に説明するようにしましょう。

実行可能なことを建設的に助言する

およそ実現不可能なことを助言しても、ほとんどの場合「無理だ」と判断され、モチベーションを下げるだけの結果につながります。部下が取り組めば実現できることを、建設的に助言するのがポイントです。また、この際、フィードバックする側の「自分ならできる」という発想ではなく、相手にとって可能かどうか、という立場で実現可能性を考慮するよう、注意しましょう。

行動に対して評価をする

例えば、「のんびりしている」とか「内気だ」など部下の性格面を評価するのは、適切なフィードバックとはいえません。仕事や仕事に対する考え方について指導してください。性格ではなく、行動に対して評価をするようにしましょう。

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効果が目に見えないときの対処法

適切な方法に気を配りながらフィードバックを繰り返していても、部下が期待通りの行動をとってくれず、なかなか仕事の成果も改善されない場合があります。このようなとき、上司や組織としてはどのような対応をとればよいでしょうか。

定期的にフィードバックを繰り返す

フィードバックは1回行ったら終わりというものではありません。成果が見られるまで何度も繰り返すのが鉄則です。スムーズに仕事が進んでいるように見えていても、部下からの話を深く掘り下げてみると、深刻な課題や、さらに大きなビジネスチャンスが隠れている場合もあります。こうしたリスクやチャンスを見逃さないためにもこまめにコミュニケーションを取ることが重要です。1on1を定例化し、フィードバックする機会を定期的にスケジュールに組み込むこともひとつの手段です。

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伝え方を変更してみる

フィードバックをしても改善が見られないのは、伝え方が合っていないからかもしれません。フィードバックは、個性に合わせて、一人ひとりに対して行うべきものなので、あまりにも指示が実行されていない場合や、成長が見られない場合には伝え方を再考してみましょう。

関係性を見つめなおす

関係性が良くないために、フィードバックを素直に聞き入れられていない可能性もあります。その場合は、フィードバックの前に関係の改善を試みるようにしましょう。不満に思うことをよく聞いたり、業務上でこれまで以上に密に連携をとったりすることでも、信頼関係を築けることがあります。

適切なフィードバックが必要

ビジネスにおいて、フィードバックは非常に重要な意味を持ちます。適切なフィードバックが行われれば、チームとして迅速、かつ適切な行動をとることができ、仕事に対して自信を深めることができます。

モチベーションが高まり、仕事のやり方を学ぶことで大きな学習効果も生まれます。フィードバックの質が、チームとしての仕事の質に直結するといっても過言ではありません。適切なフィードバックを行うためには、さまざまなコツがあります。人間同士のコミュニケーションなので、一人ひとりに見合った接し方も求められます。成果を上げるためにも、ぜひ部下との信頼関係を構築していってください

適切なフィードバックを実施するためには

適切なフィードバックを実施するためには、人事評価プロセスの透明化が必要不可欠になります。その結果、コミュニケーションの質的改善で、評価納得度を高めることができます。

「HRBrain」では、人事評価プロセスの透明化だけでなく、目標・面談・人事評価を一元管理することで、より適切なフィードバックを行うことができます。

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