【基礎編】1on1とは？DX時代。リモート環境下の課題、進め方を解説

テレワークが進み、ワークライフバランスが向上した一方で、コミュニケーションの希薄化によるメンタルの不調などの課題も増えています。そんな中、1on1の重要性が増してきています。ここでは、DX時代における1on1の課題やリモート環境での実施方法、1on1実施の4つのポイント、おすすめ書籍などを紹介します。

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1on1は、部下と上司の対話であることから、評価面接のようなイメージを持たれるかもしれませんが、目的に違いがあります。ここでは、1on1の定義や背景について説明します。

▼「1on1」についてさらに詳しく
1on1とは？ 従来の面談との違いや効果を高めるコツ

1on1とは、上司と部下が1対1で行うミーティングです。半期や通期に一度に行われる評価面談とは違い、1週間毎など高い頻度で開催し、15〜30分程度の短い時間で行われることが一般的です。

主に、部下育成のための手段として活用されています。職務上のフォローをはじめとして、部下の悩みやキャリアプランなどを引き出し、部下に気付きを与えることで、部下の成長を促進させるのです。

▼「1on1」で部下のモチベーションを下げない方法についてさらに詳しく
1on1のアジェンダ11個／部下のモチベーションを下げない方法とは

人員争奪戦が活発なシリコンバレーで、文化として根付いている1on1。

Googleやマイクロソフトなどの多くの有名企業が導入しており、日本でも、Yahooが社長交代と同時に取り入れてたことをはじめとして、近年、取り入れる企業が増えています。

かつての日本は、居酒屋や喫煙所で部下の悩みを聞くなどのコミュニケーションができていましたが、このような場が圧倒的に少なくなったことも、1on1が必要になった一因と考えられています。

コミュニケーション不足に陥ると、離職の増加やメンタル不調、組織の活気がなくなるなど、組織に悪影響が生じます。この組織課題を解決するため、1on1が注目されているのです。

1on1は、上司が部下とのコミュニケーションを高い頻度で行うことで、部下の悩みの相談や成長を促すフォローをするなど部下の育成を促進させる手段ですが、メリット・デメリットがあります。

【メリット】

• 部下の成長を促進させる

• 上司の育成効果もある

• 信頼関係を構築できる

• 部下の状況を把握しやすくなる

• 離職やメンタル不調などの防止に寄与できる

• 部下から上司に相談がしやすくなる

【デメリット】

• 部下と上司の双方の時間が割かれる

• 特に部下の人数が多い上司は、1on1に相当な負荷がかかる

• 上司のやり方によっては、部下にとって苦痛な時間になり得る

• 上司と部下の相性が悪いと逆効果になる

1on1は、部下の悩みを引き出し、部下自身に解決策を考えさせるコーチングにより部下の成長を促進させることが目的です。

1on1によって、部下の悩みや希望などをキャッチアップするなどで、離職やメンタル不調の防止を図りつつ、組織活性化を図ることができますが、上司のやり方や部下との相性によっては逆効果になり得ます。

上司と部下の双方で時間が割かれることから、運用が形骸化しないように、組織として1on1の目的意識を共有して、取り組むことが重要です。

▼「1on1」のメリットや目的についてさらに詳しく
1on1ミーティングの目的とは？メリット、事例などを徹底解説

DX時代に突入し、人事部門でもHRDXの取り組みが活しているなかリモートワークの浸透も相まり、従来の働き方が大きく変わろうとしています。

ここでは、このような環境下、企業が直面する人事課題と対応について、1on1をスポットにあてて解説します。

厚生労働省「テレワークの労務管理等に関する実態調査」によると、在宅勤務のデメリットとして、「同僚や部下とのコミュニケーションがとりにくい（56.0%）」が１位、「上司とのコミュニケーションがとりにくい（54.4%）」が２位と、コミュニケーションの問題が上位にあげられています。

また、リモートワークによる孤独感などからメンタル不調に陥るケースが社会問題になっており、リモートワークの浸透によるコミュニケーション不足は、企業にとって大きな課題です。

他方で、DX時代に突入し、人事分野でもさまざまなクラウドベースのシステムが台頭し、人事戦略に活用する動きが活発化しているように、HRDXやリモートワーク環境の進展から、1on1のあり方を見直す必要があります。

リモートワーク環境での1on1は、web会議ツールなどを使って、face to faceで実施することが基本となります。ただし、ツールによっては、接続するためにPCやアプリケーション上のマイクやカメラの設定が難航するケースもあります。

接続トラブルが多いとそれが足かせになり、1on1自体が億劫になることがありますので、なるべく、接続トラブルが少ないZoomやGoogle Meetなどのツールを使うことをお勧めします。

Zoomは専用アプリの接続により、独自の圧縮技術で安定した接続が可能ですが、Google Meetはブラウザがあれば気軽に接続できます。無料で使うには、Zoomは40分、Google Meetは60分といずれも時間制限がありますが、1on1を行うには十分な時間ですので、状況に合わせて活用しましょう。

なお、OSがWindowsの場合、Windowsアップデートが1on1の実施中にバッググラウンドで実行されると、映像が止まったり音声トラブルが出ることがあります。とくに自宅のPCから接続する場合は、1on1の前に手動でアップデートするように心がけてください。

1on1を効果的に行うには、事前の準備から実施、振り返り、改善のPDCAサイクルを回すことが重要です。

効率よくPDCAサイクルを回していくためには、面談内容の記録を効率的に管理することがポイントですが、タレントマネジメントシステムなどを活用することでスムーズに運用することができます。

①1on1の準備
部下：テーマの申告（抱えている課題や相談内容）の入力
上司：部下の申告内容の把握

②1on1の実施

③1on1の振り返り
部下：面談結果の入力（自らの気づき、行動計画など）
上司：面談結果の入力（部下へのアドバイスなどのコメントなど）

④1on1の改善
上司・部下：次回の面談時に、振り返りの内容を改善につなげる

タレントマネジメントシステムは、スキルや経験、経歴などの基本的な人事情報のほか、マインド、面談記録などの管理ができ、それらの情報から配置転換や人材育成に活かすことを目的としたシステムです。

1on1における準備、振り返り、改善のプロセスについて、タレントマネジメントシステムを活用することで、効果的に人材育成を行うことができるほか、配置転換を検討する際にも有用なデータベースとして活かすことができるのです。

1on1を実施するには、単なる雑談で終わらせることのないように、次の3つのポイントを押さえましょう。

1on1の面談事項をワークシートにすることで、より効果的な1on1が可能になります。

例えば、1on1で相談したい事項を事前に記入しておき、面談時には、双方の気づき、相談した結果の改善策や行動計画などを記載して運用することで、部下の育成を促進させる1on1のPDCAサイクルを回すことができるのです

■1on1シートの項目例

• 実施日時

• 前回までの課題や目標の進捗

• 今回のテーマ

• テーマの改善策や行動計画

• 今回の気づき

• 次回の実施日時

また、1on1シートに記載した記録を人事システムや人事評価クラウド、タレントマネジメントシステムなどのデータベースに記録することで、より効果的に1on1を運用することが可能になりますので、ぜひ活用しましょう。

目的を共有せずに1on1を実施しても、有意義な面談になりません。部下によっては、上司と面談することに対してポジティブな内容ではないと感じることもあるので、1on1は部下の成長を引き出すための面談であることを共有しておく必要があります。

この目的意識を持って望むことで、1on1の効果は大きく変わってきますので、会社全体で1on1の目的を共有し、組織として1on1に取り組むことが重要です。

1on1は、部下自らの気付きによって自発的行動を促すことが成功のポイントです。そのため、上司は次のことを念頭に、コーチングによって部下と1on1を行うことが求められます。

• 部下との信頼関係を構築する

• 積極的傾聴により、部下の話をよく聞く

• 部下に考えさせて、気づきを促す

• 考えが行き詰まったときは、選択肢を与える

• 目標達成に向けた行動を促進させる

コーチングで重要なのは、部下に主体性を持たせることです。

また、1on1ミーティングの効果を高める「具体的な運営ノウハウ」と「実践例」を学ぶには、「1on1ミーティング入門書」を用意していますので、ぜひ参考にしてください。

▼「1on1」のやり方やテーマについてさらに詳しく

効果的な1on1を行うコツとは？具体的な話のテーマや留意点を解説
1on1で話すこととは？意味のある1on1にするためのテーマ例と話し方のポイント
【実践編】1on1実施時の質問/テーマ、1on1ツール紹介まとめ
コミュニケーションを円滑にする1on1ミーティング活用法を解説！
1on1は意味ない？1on1が無駄になる理由と意味ある1on1にするポイント
【1on1ツール】おすすめクラウド型厳選4選を徹底解説

1on1を詳しく学びたいときの書籍を紹介します。

2012年の社長交代による新体制発足によって、取り入れた1on1で組織活性化させたヤフーの1on1。1on1の質を上げるためにリクルートマネジメントソリューションズ社と1on1サポートプログラムを開発した著者が、ヤフーがどのように1on1の制度として定着させ、風土を変えたかを読んで実践できる内容にまとめています。

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米国のシリコンバレーでは、上司と部下とのコミュニケーションで1on1ミーティングというカルチャーが当たり前。シリコンバレーのマネジャーが持っている「秘伝」を元に、ノウハウをメソッド化した1on1ミーティングの手法についてご紹介しています。

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本書は実施方法だけではなく、失敗例や心理的に気をつけることなど、細部まで行き届いている日本で数少ない1on1本の決定版。「1on1」をテーマに大企業などで数多く講師を務めている著者が講師経験も踏まえてまとめており、実践に役立つ情報を紹介しています。

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テレワークの進展によるコミュニケーション不足やHRDXの活発化の動きを背景に、1on1のあり方見直すことが求められています。

リモート環境下における1on1の留意点、1on1で行うタレントマネジメントのポイントを解説しましたが、本記事を参考に1on1ツールを活用してタレントマネジメントを実践してください。

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