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人員配置管理とは?従業員を管理する目的や自社で実施するときの方法

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人員配置管理とは?従業員を管理する目的や自社で実施するときの方法

目次

    人員配置後、組織が計画通りに機能しているのかを把握するための管理はしていますか。
    もし管理していなければ、組織内の問題を見過ごしてしまい業務効率の低下や従業員のモチベーション低下に繋がるでしょう。

    このような問題に直面しないためにも、今回の記事では「人員配置管理」について解説します。
    人員配置管理とは、「人員配置」を管理することです。

    なぜ人員配置管理をするのか、管理をすることで得られるメリット、管理を怠ることで生じるデメリットなどについて紹介します。
    ぜひ今回の記事を参考にしていただき、人員配置管理の重要性を抑えてください。

    人員配置管理とは

    人員配置を管理することを「人員配置管理」と言います。

    人員配置によって業務効率を改善させたり、従業員のモチベーション低下を防ぐなどの効果を期待できます。
    また、人員配置管理は従業員を特定の部署に所属させた後、組織として機能しているのか把握するために必要な手法です。

    つまり、人員配置管理を行うことで、人員配置が機能しているかを把握できます。
    もし、人員配置が機能していなければ、なぜ機能していないのかを分析し改善することが求められるのです。

    人員配置することがゴールではありません。
    人員配置後、組織のミッションを達成するためには人員配置管理も欠かせない要素と言えます。

    人員配置管理を行う目的

    人員配置管理を行うためには、目的を明確にしないといけません。

    なぜなら、人員配置をすることがゴールではないからです。

    人員配置後、組織が狙い通りに機能しているのか、それとも予期せぬ問題が発生しているのかなど、人員配置管理を行わければ状況を把握できません。
    つまり、人員配置をすることがゴールになってしまうと、組織が機能しているのか結果がわからないのです。

    このような事態を避けるため、人員配置管理の目的は「事業のミッションを達成し、収益をあげること」と言えます。

    では、どのようにミッションを達成し、収益を上げていくのでしょうか。
    本項では、人員配置管理を行う目的について詳しく解説していきます。

    継続的な収益の向上を図る

    人員配置の目的の1つ目が、継続的な収益の向上を図ることです。

    人員配置管理が機能することで、最終的に収益の改善に繋がります。
    これは、人員配置管理によって業務効率の改善や従業員のモチベーションアップを把握できることができるためです。

    業務がスムーズに回ると、成果物の質が上がり、お客様から満足してもらえます。
    すると、追加で案件の受注や他のクライアントからの案件獲得に繋がるでしょう。
    その結果、収益の向上に繋がるのです、

    しかし、人員配置をすることがゴールになってしまうと上記のような結果は得られません。
    業務効率が改善したのか、従業員のモチベーションが下がっていないかなど管理しなければ、問題が発生していても気付くことができないのです。
    問題を野放しにすると、クライアントからの信頼を失い、最悪の場合案件の打ち切りも考えられます。

    このような事態を招かないためにも、人員配置管理を行う必要がるのです。
    人員配置管理は、改善や次の施策に活かすことのできる手法と言えます。

    業務効率を改善させる

    続いての人員配置管理の目的は、業務効率の改善です。

    人員配置管理を行うことで、業務効率が改善したのか、それとも問題が発生したのかを把握できます。

    例えば、定例会議やアンケートなどを実施することで直近の業務状況を把握し、問題の有無を把握したとします。
    すると、問題が場合はなぜ問題が起きたのか、何をすれば解消するのかなど対処方法を立案でき改善できるのです。

    しかし、人員配置管理を行わなければこのような改善活動は行われず、問題が起きている場合は野放しになってしまう可能性があります。
    人員配置管理は、業務効率の改善に役立つ手法であることも押さえましょう。

    従業員の離職を防ぐ

    最後にご紹介する人員配置管理の目的は、従業員の離職を防ぐことです。

    人員配置管理は、従業員の離職を防ぐ手立てになります。
    もしも、従業員が業務やチームに対する悩みや問題を抱えていれば解決する必要があります。
    なぜなら、問題を解決しなければ従業員のモチベーションが低下してしまい、離職する可能性があるからです。

    「自分はこの仕事に向いていないのではないか」
    「聞いていた業務内容と違う」

    このような感情を抱かせないためにも、人員配置管理を行う必要があります。
    人員配置管理を行えば、従業員の状況を把握でき、問題が生じれば速やかに対処することができます。
    逆に管理を怠ると、問題が徐々に拡大し離職に至る可能性があるのです。

    人員配置管理は、従業員のケアにも繋がる手法にもなり得ます。

    人員配置管理のメリット

    人員配置管理を行うことでのメリットについて解説します。
    メリットを押さえ、人員配置管理を行う重要性について理解を深めましょう。

    適材適所に人員を配置できる

    まず1つ目が、適材適所に人員を配置できることです。
     
    管理を行うことで、人員配置が成功したか、失敗したかを判断できます。
    もし人員配置後、期待した成果を得られなければ、例として下記のような分析を行えるでしょう。

    • スキルが足りていないのか
    • セミナーの受講や資格の取得などで改善されるのか
    • 従業員間のコミュニケーションがうまくいっていないのか
    • 次回の人員配置の時期に、他の担当と入れ替える必要があるのか

    このような分析した結果、必要なアクションを従業員に伝えられ、改善する見込みが立ちます。
    そうすることで、最終的に適材適所に人員を配置でき、業務効率の改善や離職などを防ぐことを期待できるでしょう。

    従業員のモチベーションアップ

    次に、従業員のモチベーションアップを期待できることです。

    人員配置管理を行えば、分析した結果をもとに、従業員に対しポジティブな意見やアドバイスを伝えることができます。
    このようなコミュニケーションは、従業員自身のスキルアップや上司と部下との間で良好なエンゲージメントが生まれ、モチベーションアップに繋がります。

    逆に管理を怠ると、「業務を遂行できているのか」「他に任せてもらえる仕事はないのか」と従業員は不安を抱くかもしれません。

    従業員に「任された仕事だけをこなす人」と感じさせるのではなく、ポジティブなフィードバックにより従業員が「大切な仲間の1人である」と感じてもらうことは、お互いに気持ちよく働く鍵と言えます。

    離職を防げる

    離職を防げることも人員配置管理のメリットの一つです。
    離職を防ぐことは採用活動のコストを抑えたり、残っている従業員の業務負荷がかからないといったメリットがあります。

    適切な人員配置が行われれば、作業ミスを減らしたり業務効率が改善するなどの好循環が生まれます。
    すると、従業員の抱えるストレスが減り、業務に対するモチベーションも下がらないなどの効果を期待できるでしょう。

    その結果、従業員は会社に対するエンゲージメントが高くなり、離職を防ぐことを期待できます。

    もし人員配置がうまくいっていなければ、作業効率が悪くなりミスが増えてしまうでしょう。
    また、ミスを補うための仕事が発生したりなどの業務負荷がかかってしまうのです。

    それだけでなく、「自分にはこの仕事は向いていないのでないか」と従業員のモチベーション低下に繋がってしまいます。

    人員配置管理を行うことで、このような悪循環に陥らない最適な手法の一つと言えるのです。

    収益が向上する組織体制を整えられる

    最後に、収益が向上する組織体制が整えられることです。 

    適材適所への人員配置、従業員のモチベーションアップ、離職の阻止の好循環によって、組織体制が整い、最終的に収益の向上に繋がります。
    もし収益が向上すれば、設備投資や新規事業の着手、従業員への報酬アップなど様々なメリットを享受できるでしょう。

    これらのメリットを逃さないためにも、人員配置管理を行う必要があるのです。

    人員配管理を怠ると生じるデメリット

    続いて、人員配置管理を怠ることで生じるデメリットについて解説します。

    一つでもこれらのデメリットに直面してしまうと、芋づる方式的に他のデメリットが発生してしまうことがあります。
    そうならないためにデメリットについても理解し、最悪の事態に陥らないようにしましょう。

    従業員のモチベーション低下

    まず初めに、従業員のモチベーションの低下です。

    もし人員配置がうまくいっていないにもかかわらず、何もアクションを起こさないと従業員のモチベーションが低下する可能性があります。

    一度下がったモチベーションは簡単には上がりません。
    それだけではなく、軽率なミスが頻発したり、やがて大きなミスやインシデントとなる可能性があります。

    これは管理を怠ったことで、現場で起きている状況を把握できないがために起こる事態です。
     
    このような事態を避けるためにも、人員配置管理は欠かせません。
    管理を行うことで現場の状況を把握でき、問題があれば原因と解決策を立案し対処できます。

    従業員のモチベーション低下を防ぐためにも、管理は怠ってはいけません。

    業務効率の低下

    業務効率の低下も、人材配置管理をしない場合に起こるデメリットの一つです。

    管理を怠ってしまうと、業務効率が低下している場合に気づくことができません。
    気付いたとしても、何が原因であるのか調査と分析に時間かかり、スムーズに改善できないでしょう。

    業務効率の低下が続いてしまうと、従業員のモチベーションの低下や離職などの他の問題に直結する恐れがあります。
    このようなデメリットに直面することを避けるためにも、人員配置管理は徹底する必要があるのです。

    従業員の離職

    続いての人材配置管理をしないデメリットは、従業員の離職です。

    もし離職を決意されてしまうと、その気持ちを変えることは難しいでしょう。
    その後は、抜けた穴のカバーや人員確保、人員の再配置などを検討することになり業務負荷がかかってしまいます。

    離職を防ぐには日頃のコミュニケーションや従業員アンケートをはじめとした管理が欠かせません。
    些細な疑問や悩みでも解決できるようなに仕組みを構築するためにも、人員配置管理を行いましょう。

    具体的に従業員からアンケートを取りたい場合は、従業員エンゲージメントを測定したい場合は、 こちらから詳細を確認できます。

    人材確保のコスト増加

    最後に人員確保のコスト増加です。

    従業員が離職した場合、穴を埋めるべく人員を確保する必要があります。
    穴を埋めなければ、その分をチーム全体でカバーする必要があり、穴が埋まるまで負荷がかかってしまいます。

    穴埋めのためにキャリア採用(中途採用)を行なったとしても、すぐ採用できるとは限らず、採用活動中はコストがかかってまいます。
    仮に確保できたとしても、採用者が組織に馴染めるかもわからず、最悪の場合は早期退職することも考えらるでしょう。

    その場合、採用活動を再開するといった悪循環に陥ります。
    このような悪循環によって待っているのが、次に解説する収益の低下です。

    収益が低下する

    収益の低下もデメリットに挙げられます。

    繰り返しになりますが、業務効率の低下やモチベーション低下によって離職を招いてしまいます。

    また、下記のような原因によって、作業ミスも起こり得るでしょう。

    • 業務効率の低下によって、作業後の細かなチェックができない。
    • 他のタスクに溜まっているため、一つひとつの作業の質が落ちる。
    • 人材を適所に配置できなかったことによる、業務内容とスキルのミスマッチ。

    その結果、クライアントからの信頼失い仕事を打ち切られる可能性もあるのです。

    このような大きな問題が積み重なることで、収益が低下してしいます。
    人員配置管理は、従業員と会社を守るために必要な手法であることを押さえましょう。

    従業員の離職に留まらず、作業ミスによってクライアントからの信頼失い仕事を打ち切られる可能性もあるのです。

    このような大きな問題が積み重なることで、収益が低下してしいます。
    人員配置管理は、従業員と会社を守るために必要な手法であることを押さえましょう。

    人員配置管理のためにすること

    ここまで人員配置管理を行うことの重要性を解説してきました。
    それでは、実際に管理を行うには具体的に何をすればいいのでしょうか。

    人員配置管理をするために行うべき4つのポイントについて解説します。

    理想と現実のギャップを把握する

    まず1つ目に、理想と現実のギャップを把握することです。

    理想とは、人員配置管理をすることで、どのような状態になることが好ましいのかを把握すること。
    現実とは、人員配置管理を行う前に今の組織体制がどのような問題を抱えているのかを把握することです。

    理想と現実のギャップを把握する事で、ギャップを埋めるために行うべきタスクが見えます。
    一つひとつタスクを消化するためにも、ギャップを把握し課題を消化しましょう。

    課題を消化する事で、理想の組織体制を整えられるのです。

    従業員の理想と現実のギャップを把握するためのシステムに興味がある方は、
    EX Intelligence|従業員エクスペリエンスをデザインし、ひとりひとりが活躍できる組織へ。人材データで改革を。」を参照してみてください。

    社内アンケートを取る

    続いて、社内アンケートの実施についてです。

    人員配置後、社内アンケートを実施することで、今抱えている問題や悩み、現場に対する要望など従業員の生の声を知ることができます。

    決して、人事権のある担当やリーダー間の判断だけを人員配置管理の材料にしてはいけません。
    社内アンケートをとり、従業員の悩みを解決していくことで、「自分たちの声が受け入れられた」と従業員は感じるでしょう。

    会社と従業員のエンゲージメントを高めるためにも、社内アンケートの実施は有効な手段の一つと言えます。

    社内アンケートの使用方法などについて詳しく知りたい方は、
    人材データの収集と管理が自由自在ポテンシャル人材や組織課題を見える化」を参照してみてください。

    人事評価を行う

    人事評価を行うことも、人員配置管理には欠かせない要素と言えます。

    人事評価を行うことで配置した結果が望ましいものなのか、そうでないかを判断できるでしょう。
    望ましくない結果である場合、なぜ望ましくないのか、どうしたら改善するのか評価できます。

    仮に、結果が望ましくないもののスキル面にを改善することで成果を上げられる見込みがあるとします。
    その場合は、セミナーの受講や資格取得の補助などを受けられることを案内できるでしょう。

    逆に望ましい結果を残していれば、昇格や仕事の幅を増やすなど、従業員のモチベーションアップに繋がる評価を下せます。

    ただし、特定の個人を贔屓するような評価にならないよう、評価制度は公平な内容で行なってください。
    不公平な評価は、会社への不信感を従業員に抱かせてしまい、エンゲージメントが低下する要因になってしまいます。

    人事評価のやり方などについて詳しく知りたい方は、
    人事評価の効率化」を参照してみてください。

    組織分析を行う

    組織分析も欠かせない要素と言えます。

    アンケート結果や人事評価をもとに組織分析を行いましょう。
    組織分析を行うことで、次回の人員配置時に計画的に従業員をアサインできます。
    計画的な従業員配置は、業務効率の改善や従業員のモチベーションアップを期待できるのです。

    その他、人員の配置先との相性も考慮する必要があるでしょう。
    配置先の雰囲気や上長はどのような特徴を持っているのか。配置される側との相性が合うかも検討するべきです。

    相性が仕事に与える影響は大きいと言えます。
    相性が悪ければ、仕事に集中できなかったり円滑なコミュニケーションが取れない可能性があるでしょう。
    配置先を決め、どのような結果になるかまでをシミュレーションすることで、ある程度の対策を立てられるのです。

    上記のことから、収集したアンケート結果や人事評価を無駄にしないためにも、組織分析は組織体制を整える大切な要素と言えます。

    組織分析について詳しく知りたい方は、
    組織分析|蓄積した人材データの分析もラクラク、データドリブンな人事を実現」を参照してみてください。

    人員配置管理表や人員配置管理図の用意は必須

    人員配置表や人員配置管理図は必ず用意しましょう。

    配置表や配置図があれば、次の人員配置の材料になったり、どの部署に問題があるかを把握することが可能です。
    このような資料を管理することで、適切な人員配置を可能にし組織の目指すミッション達成につながると言えます。

    つまり、配置図や管理表は、人員配置管理には欠かせない資料なのです。

    まとめ

    いかがでしたでしょうか。
    ここまで解説した内容を簡単に振り返ってみましょう。

    • 人員配置管理とは、「人員配置」を管理すること。
    • 人員配置管理の目的は「事業のミッションを達成し、収益をあげる」こと。
    • 人員配置管理にはメリットとデメリットがある。
    • 人員配置管理には、管理表や管理図が必須である。

    これらの内容を一つずつ理解し、実行していくことで組織体制が整い、収益をあげることを期待できます。
    しかし、管理を怠ってしまうと組織内に悪循環が生まれ、事業のミッション達成の足かせになるのです。

    従業員一人ひとりのパフォーマンスを最大限に引き出すためにも人員配置管理は重要な手法になり得ます。
    ぜひ、事業のミッションを達成するためにも人員配置管理を行なってください。

    HR大学 編集部

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