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2023/09/11

人事情報管理システムとは?業務効率化の方法、ポイントやメリットを紹介

目次

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人事情報管理システムは、あらゆる「人事業務」の効率化を実現する、今注目の管理システムです。システムを活用することのメリット・選定ポイントについて詳しく紹介していきます。今ある業務を見つめなおし、仕事の最適化を目指しましょう。

そもそも人事情報管理システムとは?

人事情報管理システムとは、従業員の「基本情報」「採用」「勤怠」「労務」「人事評価情報」に至る、あらゆる人事情報を一括して管理するシステムです。

「情報の所在が分からない」「メールを遡って探さないといけない」「口頭のやり取りでデータ化されていない」など必要な情報に辿り着くまでに、多くの時間を割いた経験はないでしょうか。

人事情報管理システムによって、社内のあちこちに点在した情報を一元化することができます。データが集約されることでスピーディに情報の取り出しができるようになるため、業務の無駄を省き、生産性を向上させることができる、今注目の情報管理手段なのです。

関連記事:人事情報管理とは?情報管理のメリットやポイントを解説

人事情報管理システムの導入メリット

人事情報管理システムといっても、管理する情報の種類は様々です。

やみくもに新しいシステムを導入して「期待していた効果が得られなかった」「現場の混乱を招いてしまった」「結局以前のやり方に戻ってしまった」といったことは避けたいところです。

ここでは、従業員情報・採用情報・勤怠給与情報・労務情報・人材評価情報、それぞれの情報管理を行うメリットを紹介したいと思います。

従業員の基本情報をシステム化

従業員の基本情報には、氏名・生年月日・住所・家族構成・履歴・入退社年月日などが含まれます。

これらの情報は、従業員の入社・退社、異動に伴う組織変更、結婚・引っ越しなどのライフイベントに応じて更新する必要があるため、社内異動や従業員の入れ替わりが盛んな企業では、作業頻度が高いのではないかと思います。

エクセルデータや書面で管理をしていると、情報が点在していたり、人事担当者と従業員の間で提出と差し戻しが繰り返し行われることがあります。また、書面が蓄積し「保管ファイルが山のように存在する」といったことも少なくありません。

そうした場合に、1つのシステムにデータが一元化されていると、マスタ更新のみで作業が完結します。その結果「あれもこれも更新しないといけない」といった手間をなくすことができ、データはシステム内で集約されているため、保管ファイルも不要でペーパーレス化に繋げることができます。

人材の一元管理やデータ化について、更に詳しく知りたい方はこちらから確認できます。
人材データの一元管理スキルの見える化 | HRBrain

人材評価の情報をシステム化

正しい人材評価は、従業員のモチベーションやパフォーマンス向上において、きわめて重要です。

人材の成長は、企業発展に直結するとも言えますが「ヒト」が「ヒト」に公平に評価することは、想像以上にとても難しいです。

「評価基準が不透明でモチベーションを下げてしまう」「個々のスキル把握ができておらず、適材適所の人事配置ができない」といったことは離職につながるケースもあり、課題を感じることも多いのではないでしょうか。

人材評価の情報管理システムは、従業員のスキルや目標に対する実績をデータ化し、評価までのプロセスを可視化することができます。

システム上で評価基準が定められているため、被評価者は「どこが評価されているのか」「どこを改善したらいいのか」を知ることができ、評価に対する納得度を深めることができるのです。

また、人材データを蓄積することで「どのスキルがどこで役立っているのか」「どの実績がどのような成長をもたらすのか」を分析することができるため、長期的な人材育成や人材開発に活用できるメリットがあります。

人事評価の最適化や、効率化について、更に知りたい方はこちらから確認できます。
人事評価の効率化 | HRBrain

労務をシステム化

労務には、勤怠管理・給与計算・雇用契約・年末調整・安全衛生の管理など、従業員が最大限パフォーマンスを発揮するために、重要な手続きがとても多く含まれています。

書類を提出するために交通費をかけて関係機関に行ったり、法改正に伴い知識をアップデートする必要があったりするなど、全従業員の生活に関わる重要な項目を取り扱うため、担当者の負担も大きいのではないでしょうか。

また、限られた人員で全従業員の手続きを管理しなければならず、期日も厳密に設けられていることが多いため、業務の効率化や工数削減は重要な課題となっています。

労務管理システムでは、勤怠管理から給与計算までの自動化や、社会保険や雇用保険の手続きを電子申請することが可能です。また、法改正ごとの自動アップデートを行う機能もあるなど、複雑で専門的な知識を必要としていた労務担当者の圧倒的な負担の軽減、業務の効率化を期待できます。

また、勤怠管理機能では従業員の勤務時間も一括で確認できるため、従業員のワークバランスに問題がないかどうか把握し過労の防止にも繋げることができます。

採用情報をシステム化

採用情報には、応募者の情報・面接日程・進捗状況・選考結果・面接担当者の評価などが含まれます。

これらの情報は、応募者ごとに管理する必要があり、応募者・募集職種・雇用形態が多くなるにつれて管理は煩雑になっていきます。

採用活動を行う上で、良い人材を確保するために、応募~結果通知までのプロセスを滞りなく進めることはとても重要です。

しかしながら「同時進行で選考が進んでいて進捗管理が大変」「結果通知に漏れがあった」など、限られた人員で細やかな対応をしていくことに難しさを感じることもあるのではないでしょうか。

採用情報管理システムでは、メールやLINEのコミュニケーション機能を搭載しており、応募者管理・スケジュール管理・選考後の評価に至るまで同じシステム内で確認できるます。そのため、メールやカレンダーなど様々なツールを行き来する必要がなく、連絡漏れや共有漏れを防ぐことができるのです。

また、これまでの採用活動の結果データを集約することも可能です。数値データに基づく分析を行うことにより、担当者の経験や勘に頼りきらないフラットな振り返りと、新たな採用戦略を練ることができるメリットもあります。

導入までのステップ

1.課題と目的を設定する

今ある業務や課題を見つめなおし、目的を達成できるシステムを選ぶことが大切です。
せっかく新システムを導入しても、課題が解決できなければ本末転倒になってしまいます。

一言に「人事情報管理システム」といっても、網羅している分野や業務はシステムによって異なります。満足のいく結果を得るためにも、業務の棚卸し・課題の洗い出し・目的設定は入念に行いましょう。

2.システムリサーチする

人事情報管理システムは様々な企業から展開されています。それぞれ搭載機能や料金体系が異なるため、まずはいくつか気になるものをピックアップしてみましょう。

公式ホームページから詳細資料を請求したり、見積もりを依頼することができます。お問い合わせフォームから質問することもできるため、積極的に活用して不明点を解消していきましょう。

3.トライアルで利用してみる

具体的なシステムが定まってきたら、導入前に実際の使用感を知っておきたいところです。各システムによって異なりますが、「無料トライアル期間」を設けている場合があります。

システムの使いやすさは、業務効率化をはかる上で重要な部分です。

「導入したらどう活かせるか」「どれくらい時間が短縮されるか」など、無料トライアルが用意されている場合はフル活用して、実際の導入を具体的にイメージしましょう。

複数の無料トライアルサービスを利用して、使用感を比較することもおすすめです。

HRBrainの無料トライアルについては、こちらから確認できます。
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4.サポート体制とコストを確認する

十分な事前リサーチを終えたら、いよいよ導入が本格的になります。

従業員規模やそろえたい機能によって料金が異なるため、最終的な金額についてはあらためて必ず確認しましょう。

また、コストをかけて導入したシステムは長期的に有効活用していきたいところです。利用中に不具合や不明点などが生じた際に、しっかりとしたサポートが受けられるかどうかも必ず把握しておきましょう。

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5.いざ、導入!

ここまでのステップで問題がなければシステム導入です。
システムを最大限使いこなして、より効果的・効率的な情報管理を行いましょう!

関連記事:【人材管理:システム編】人事必見のおすすめクラウドシステム・ツール

人事情報管理システム導入の、選定ポイントと注意点

課題と機能のマッチング

「課題解決のためのシステムが備わっているかどうか」は、大前提ですがとても重要です。

導入後に、「新たな課題」や「追加したい機能」が出てくる場合もあります。そのような時に新たなシステムを再度導入することになると、コストも手間もかかります。

初期の搭載機能に組み込まれていなくても、オプションで追加できるかなど、1つのシステム内で網羅できるものが良いでしょう。

システムの種類

人事情報管理システムの形態は、「クラウド型」と「オンプレミス型」に大きく区別されます。

近年では、導入の手軽さやコスト面からクラウド型システムが注目されつつありますが、企業規模や重要視する項目によって選択するべきシステムは異なります。

「クラウド型」と「オンプレミス型」、それぞれの特徴をざっくりと紹介していきます。

【クラウド型システム】

インターネット接続によってシステムの利用が可能です。

自社でシステム環境を構築する必要がなく、サーバーやソフトウェアも用意する必要がないため、導入コストを安く抑えることができます。また、短期間で導入できる点も特徴です。

クラウド型システムでは、ベンダーから提供されたシステムを使用するため、複雑な初期設定がありません。データ管理やシステムのバージョンアップも自動化されているため、運用・保守にかかるコスト削減を期待することができます。

【オンプレミス型システム】

自社のサーバーにシステム構築をすることで利用が可能です。

システム構築に際して、サーバーやソフトウェアを準備するため初期コストと時間がかかりますが、自社の使い勝手に応じた機能をカスタマイズすることができます。また、既存システムとの連携が容易な点も特徴です。

オンプレミス型システムの場合、運用・保守を全て自社で対応する必要があるため技術者の配置が必要となりますが、社内にサーバーを設置するため、非常に高いセキュリティレベルが期待できるでしょう。

既存システムとの連携性

導入後の使い勝手を左右することもあるため、既存のシステムと上手く連携できるかどうかは、リサーチの段階で確認しておきましょう。

例えば、今までエクセルでデータ管理していた場合は、管理データをスムーズに新システムに移行できるかがポイントとなります。また、既に導入している管理システムがある場合は、「新規導入システムが外部連携に対応しているかどうか」もポイントになります。

新規システムを導入する際は、何かと慌ただしくなりがちです。既存システムとの相性をしっかり確認して、円滑にシステムを活用できるようにしましょう。

導入・運用コスト

先にも述べたように、人事情報管理システムには様々な機能があります。元々備わっている機能もあれば、オプションとして追加料金が発生する場合もあります。

「契約プランでどこまで網羅できるのか」「機能を追加する場合にはいくらかかるのか」「サポート費用はかかるのか」など導入時に使わない機能であっても、今後必要になりそうであれば、初期コストとあわせて確認しておくことをおすすめします。

また、システム導入後に従業員の入退社や組織変更により、利用人数が変動する場合があります。クラウド型システムの場合は一般的に利用人数によって料金が異なるため、事前に確認しておくと良いでしょう。

サポート体制

システム導入後に、操作上の不具合や不明点が発生する場合もあります。

不具合が生じている中でサポートを受けられないと、システムが利用できず業務が滞る可能性が出てきます。また、より効果的なシステムの活用方法を知りたい場合、機能に詳しい担当者がサポートしてくれるととても便利です。

「サポートには別途料金がかかるのか」「電話・メール・チャット、どのような方法でサポートを受けられるのか」などは、不測の事態に備えるため、そしてより効果的に活用するためにも確認しておきましょう。

セキュリティ対策

人事情報の中には従業員の大切な情報が多く含まれます。セキュリティ対策がしっかりとされているかどうか、必ず導入前に確かめましょう。

特にクラウド型システムの場合は、インターネット環境があればどこからでもアクセスが可能です。テレワークが普及し、様々な場所で情報を取り扱うケースも増えているのではないでしょうか。

具体的には、以下のようなことができるサービスがおすすめです。

  • 携帯紛失の場合など、人事側で任意のアカウントを利用停止にできる

  • 人事情報の公開範囲ができるだけ絞れるように、閲覧権限のカスタマイズができる

  • IPアドレス制限ができる

  • 外部セキュリティ調査機関による脆弱性診断をクリアしている

  • ISO27001(ISMS)を取得している

従業員のリテラシー教育をしっかり行いつつ、柔軟に管理者権限を設定できるシステムや、データの暗号化が適切に行えるシステムを選択すると安心です。

使いやすさ

導入に際して、システムの操作性や利便性を感じることが重要です。

実際に利用する人事担当者が「操作を覚えるまでに時間がかかる」「結局これまで通りのやり方が早い」となってしまっては、生産性の向上は見込めません。

新規システムの導入は、長期的な利用を期待している場合が多いかと思います。「見やすい設計になっているか」「シンプルな操作で管理できるか」などは、是非チェックしてみてください。また、無料トライアルを実施している場合も多いため、上手く活用してみましょう。

HRBrain人事情報管理システム導入事例

人事情報管理システム導入事例として「HRBrain」導入事例を確認してみましょう。

戦略人事に関する取り組みの第一歩として女性管理職の抜擢 株式会社東京インテリア家具

株式会社東京インテリア家具は、家具やインテリア用品の開発・販売を通じて、豊かな住まいづくりのサポートや、「日本の住環境向上」の提案などを行っています。評価や配置転換の時期になると、必要な情報を探し出すのに苦労しており、人材抜擢などの重要度の高い人事業務にかける時間が少なくなっていたことに、課題を感じていました。

課題

  • 従業員データを紙やエクセルで管理しており、情報を探して取りまとめることに時間がかかっていた

  • 経験や勘、マンパワーではなく、事実データをもとにした戦略人事実現のために、人事データベースの確立が急務だった

課題解決のカギ

  • システムの担当のサポートが手厚いタレントマネジメントシステム「HRBrain」の導入

  • 散らばっていたデータをシステム上で一元管理、端末さえあれば即時に人材データを活用できる環境に

システムの担当によるサポートが手厚いタレントマネジメントシステム「HRBrain」を導入。以前は、オフィスの中で該当書類を探すところから始めていた社員情報管理でしたが、散らばっていた情報を「HRBrain」に集約したことで、端末さえあれば即時に人材データを活用できる環境になりました。

システム導入効果

  • 人材情報が可視化され、組織開発や配置転換計画利用できる戦略人事の土壌が整ってきた

  • 人材データ環境の整備が進み、「女性活躍推進」の一環として、女性の管理職登用の一歩を踏み出せた

  • 店舗別・年代別の管理や店舗ごとの人件費の確認など、社員情報管理が格段に効率化した

事業拡大のなか組織の見える化で最適配置を目指す|ヤマト住建株式会社

ヤマト住建株式会社は、注文住宅事業、分譲住宅事業、不動産流通事業、リフォーム事業、中古住宅買取再生事業を行っています。会社の規模拡大に伴って、「紙」を中心とする従業員管理や人材データの属人化に課題を感じていました。

課題

  • 企業規模拡大に伴う従業員の増加で、紙上での人事管理に限界を感じていた

  • 従業員管理に関するデータが属人化しており、資料の保存場所や管理者が曖昧だった

課題解決のカギ

  • UI・UXがわかりやすいタレントマネジメントシステム「HRBrain」を導入

  • 従業員管理がすべてWeb上で完結するため、人事評価が大幅に効率化

  • 従業員データにオリジナル項目「縁がある土地」の追加をし、新規出店の際に活用

UI・UXのわかりやすいタレントマネジメントシステム「HRBrain」を導入。従業員管理がすべてWeb上で完結するため、評価にかかる工数が大幅に効率化しました。また、サポート体制が充実していることに加え、カスタム項目や要望への柔軟性から、データにオリジナル項目「縁がある土地」を従業員データに追加し、新規出店の際に活用できました。

システム導入効果

  • 従業員の評価データの可視化により、従業員の男女比や各部署の人数の把握などが迅速にでき、人事部の作業効率が上がった

  • エリアごとの従業員数比較が容易になり、採用活動における判断材料になった

導入システム
HRBrain タレントマネジメント | HRBrain

▼資料請求
HRBrain タレントマネジメント サービス資料

導入事例

▼戦略人事の第一歩として、女性管理職の抜擢。東京インテリア家具の取り組みと変化とは
株式会社東京インテリア家具 | 導入事例

▼事業拡大のなか、 組織の見える化で最適配置を目指す
ヤマト住建株式会社 | 導入事例

おわりに

これまで人事情報管理システムについて紹介してきました。

近年テレワークの普及も進み、出社勤務や書類ベースの保管について改めて考える機会も多いのではないかと思います。

人事情報管理システムは「人事」に関連するあらゆる業務の無駄を省き、従業員が本来注力すべき課題と向き合う時間を創ってくれます。

従業員ひとりひとりが目的意識をもち、高いパフォーマンスを発揮できるよう、システムにおいても適材適所で配置することをおすすめします。

「HRBrain」は、人材データの管理・分析・活用を通して、戦略的な人事の意思決定を支えるタレントマネジメントシステムです。

「HRBrain」について3分でわかる資料はこちら

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HR大学編集部
HR大学 編集部

HR大学は、タレントマネジメントシステム・組織診断サーベイを提供するHRBrainが運営する、人事評価や目標管理などの情報をお伝えするメディアです。難しく感じられがちな人事を「やさしく学べる」メディアを目指します。

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