Excel管理の限界。メンテナンスの「属人化」が招く、組織改善の停滞。

Q. まずは、天白信用農業協同組合様の事業内容と、職員数の規模についてお聞かせください。

鬼頭様：
当組合は、愛知県名古屋市天白区を中心に、農業支援や農業振興活動を行っている組織です。事業の柱としては、銀行業務にあたる「信用事業」と、保険業務にあたる「共済事業」の二つがメインとなっています。職員数は2025年3月末時点で83名ほど在籍しております。

Q. HRBrainを導入される以前は、どのような方法で人事評価を運用されていたのでしょうか？

阪野様：
以前は、いわゆる「アナログな管理」でした。具体的には、Excelのシートに入力を行い、それを紙媒体として印刷して配布・回収するという方法で管理していました。評価をする側も、される側も、そしてそれを取りまとめる側の人間にとっても、事務負担が非常に大きく、多大な時間を費やさざるを得ない状況でした。

Q. 当時、現場や管理側では、主にどのような課題を抱えていたのでしょうか？

阪野様：
課題は山積みでしたが、大きく分けて三つあります。

一つ目は、「事務作業への偏重」です。本来、人事評価において最も時間を割くべきなのは「評価の内容そのもの」について深く考えることであるはずです。しかし、以前は紙やExcelでのやり取り、そしてそのデータの取りまとめに忙殺されてしまい、肝心の評価の質に十分な時間を割けないという本末転倒な状況がありました。

二つ目は、「システムの硬直化と属人化」です。Excelの関数や機能を最大限に活用して効率化を図ろうと試みたこともありましたが、シートのメンテナンスができる人間が限られていました。担当者のExcelスキルに差があると、仕組みを持続的に継続することができません。不用意に中身を触るとデータを破損させてしまう恐れがあるため、時代の変化に合わせて容易に評価項目を変更することもできないという課題が浮き彫りになっていました。

三つ目は、「過去データの参照」です。以前の方法では、評価者が過去の評価履歴を容易に参照することができませんでした。紙の資料をわざわざ探し出したり、過去のExcelファイルを開き直したりしなければならず、評価の推移を追うことが難しかったんです。その結果、部署間や評価者間での評価のバランスが取れているかという検証が不十分になり、評価が偏る原因にもなっていました。また、集計に時間がかかるため、フィードバックまでにタイムラグが生じてしまうことも、組織としての改善スピードを落とす一因でした。

Q. 以前から取り組みたいと思いながら、実現できていなかった施策などはありましたか？

阪野様：
全職員を対象とした「360度評価（多面評価）」です。組織全体の公平性や透明性を高めるためにぜひ実施したいという強い思いがありましたが、Excelベースでは匿名性の確保が非常に難しく、情報の漏洩リスクもありました。そのため、手間をかけさせて「やらされている感」だけが先行し、ネガティブな反応を生む懸念があったため、なかなか踏み切ることができずにいました。

実質1日の作業が1時間に。数値に現れない「心理的安全性」も劇的に向上。

Q. 数あるサービスの中から、HRBrainを選ばれた決め手は何だったのでしょうか？

阪野様：
最終的な決め手は、大きく分けて「実績」と「直感性」です。

まず、JAグループ内での利用実績が非常に多かったことが安心材料となりました。評価項目の横展開や、上手な運用の仕方をグループ内で共有できるのではないかという将来的な期待が大きかったです。グループ全体でデータの連携や共有が図れるという点は、やはり大きな魅力でした。

次に、圧倒的な「使いやすさ」です。

デモ画面を触った際、非常にデザインがシンプルで、直感的に操作ができたのでとても好印象でした。また、導入前の説明も、私たちのようなユーザーの視点に寄り添った非常に分かりやすいものであり、これなら内部の職員にもスムーズに浸透させられると確信しました。

Q. 実際に導入される際、職員の皆様への展開はスムーズに進みましたか？

阪野様：
はい、とてもスムーズでした。導入にあたっては、まず職員が自由にシステムを触れる「デモ期間」を設けました。また、HRBrainさんが提供しているユーザーマニュアルを活用し、そこに当組合独自の評価シートの入力ルールなどを書き加えた自社マニュアルを作成して展開しました。

結果として、現場からの操作に関する問い合わせはほとんどありませんでした。マニュアルを用意したとはいえ、システム自体が直感的に使えるデザインであったことが大きかったのだと思います。私たち管理側としても、一人ひとりに手取り足取り教える手間が省け、非常にスムーズに移行できました。全職員分のデータ移行も、CSVによる一括登録機能などのおかげで、負担なく完了させることができました。

Q. 導入によって、業務時間などの数値面ではどのような変化がありましたか？

阪野様：
管理側の視点で言えば、驚くほどの成果がありました。これまで取りまとめ作業に実質「1日（8時間）」かかっていたものが、「1時間」に短縮されました。実に8分の1の効率化ですね。数値としてのインパクトもさることながら、不安が解消されて精神的な負担が軽減されたこともかなり大きいです。

Q. 定性的な面でも、何か変化はあったのでしょうか？

阪野様：
何より大きいのは、職員一人ひとりの意識の変化です。以前のExcelや紙の運用では、「提出方法が面倒」「他人に見られないように管理するのが負担」といった、仕組みそのものに対する不満が集中していました。

しかし、HRBrainの導入で事務的なストレスやセキュリティの不安が解消されたことで、不満の質が良い方向に変わりました。今では「評価項目をこう直した方がいいのではないか」という、評価の中身に関する建設的な意見が出るようになりました。目が向く場所が、事務作業から「評価の実効性」へとシフトしました。

また、評価が「自分事」になったと感じています。組合から「やらされている感」が薄まり、自らのスキルを高めるために「評価者研修を受けたい」「公平性を担保するための付け方を教えてほしい」と、学ぶ意欲を口にする職員が目に見えて増えました。これは当初の予想を超えた嬉しい変化でしたね。

Q. 念願だった360度評価（多面評価）の導入についても、詳しくお聞かせください。

阪野様：
今年度から全職員を対象に実施しましたが、懸念していたネガティブな意見は全くと言っていいほど出ませんでした。

以前は「上司に評価を付ける際、本音が露呈し不利益を被るのではないか」という忖度やリスクが懸念されていました。しかし、クラウドベースで匿名性が担保されたことで、心理的な安全性が確保されました。職員には「システム上で他人に見られることは絶対にないから、ありのままを書いてほしい」と伝え、さらに「評価される側（上司本人）には、誰が何を書いたかといったフィードバック内容を直接は開示しない」というルールを徹底しました。評価を直接人事考課に直結させるのではなく、上司の上司（二次評価者）が現場の声を聞き、育成の参考にするという運用にしました。

これが「評価をする側もされる側になる」という適度な緊張感を生み、上司部下を問わず、相手に対して「敬意」を持って接する文化の醸成につながっています。評価をする側もされる側も、Win-Winの状態になれていると実感しています。

Q. ITに不慣れな層や経営層の皆様からの反応はいかがでしたか？

阪野様：
経営層の方々も、当初は「自分たちに使いこなせるだろうか」という不安を持っていたようです。ただ、実際に使い始めると全く問題ありませんでした。むしろ、過去のデータを自ら遡って確認したり、全職員の評価内容を詳細に把握したりと、これまで以上に人事情報を活用してくれるようになり、私たち総務としても非常に助かっています。

複数のIDを抱える職員の負担を減らし、データで「適材適所」を実現する。

Q. 今後の展望として、HRBrainをどのように活用していきたいとお考えでしょうか？

阪野様：
大きく二つの方向性を考えています。

一つ目は、「タレントマネジメント機能」の本格活用です。これまではデータの蓄積期間が短かったこともあり、人事異動などの配置検討にはまだアナログな要素が残っていました。今後は蓄積された評価履歴や面談データなどをフル活用し、「見える化」されたデータに基づいて効率的かつ精度の高い配置を実現していきたいですね。

二つ目は、ノーコードアプリビルダー（WorkSuite）を活用した「資格管理のシステム化」です。JAの業務では、銀行や共済の業務において「この資格を持っていないとこの業務に就けない」という必須資格が非常に多く存在します。現在はまだExcelベースで管理していますが、これをシステム化することで、誰がどの資格を持ち、どの部署に適しているかをリアルタイムで把握できるようにしたいと考えています。

Q. 資格管理のシステム化は、職員の方にとってもメリットがありそうですね。

阪野様：
JAは銀行、保険、営農と事業ごとにシステムが異なり、職員は一人で10個近いIDとパスワードを抱えているケースも少なくありません。そのため、人事にまつわるシステムは1つに集約して、IDを増やしたくないという思いは切実でした。評価も資格もタレントマネジメントもすべてHRBrainに集約できることは、職員のログイン負担を減らすという意味でも非常に大きな価値があります。

Q. 最後に、人事課題や組織改善に悩む他社の担当者様へメッセージをお願いします。

阪野様：
当組合のような中小規模の組織は、評価制度や会社の枠組みが大手企業のようにカチッと決まりきっていないことも多いと思います。だからこそ、トライアンドエラーを繰り返しながら、世の中の良い仕組みをどんどん取り入れて積極的に変化しなければと考えています。

HRBrainは、そんな「変化し続ける組織」にぴったりのシステムだと感じました。世の中の流れに合わせて、新機能が次々と追加され、自分たちが「使いたい」と思った時にはすでに必要な機能が揃っている。常に進化を続けるシステムを導入することは、組織の成長スピードを加速させてくれるはずです。

手間のかかる事務作業はシステムに任せ、人はもっと本質的な「対話」や「成長」に時間を費やす。そんな当たり前だけれど難しい変革を、HRBrainは強力にバックアップしてくれます。もし迷っているなら、まずは一歩踏み出してみることをお勧めします。