脱・システムに合わせる運用。柔軟な設計で組織に合わせた制度運用を実現

脱・システムに合わせる運用。柔軟な設計で組織に合わせた制度運用を実現

寒川町役場 総務部人事課人事給与担当兼職員力推進担当 主事

坪井利乃 様

  • 業種:自治体・その他
  • 従業員数:301~1000名

HRBrain導入開始:2022年01月01日

脱・システムに合わせる運用。柔軟な設計で組織に合わせた制度運用を実現

  • 課題背景
    • 8年間制度の見直しや更新がなく、時代に合った効果的な運用がされていなかった
    • その人事評価制度が、柔軟な変更に対応できないシステムによって運用されていた
  • 打ち手
    • 自分たちで柔軟に変更・更新ができるようHRBrainで運用を開始
    • 人事制度の見直し
  • 効果
    • 直感的な操作性で、作業時間を短縮してスムーズに運用開始することができた
    • システムを変えても、使い方の問い合わせがほぼ無く運用できている

寒川町役場の総務部人事課の坪井様に、HRBrain導入の経緯、目的、おすすめポイントを伺いました。

ー寒川町役場について教えてください。

神奈川県の湘南地域北部に位置する寒川町役場は、全国唯一の八方除(はっぽうよけ)の守護神・約1600年の歴史を持つ寒川神社があることで知られています。
寒川町では【「高座」のこころ。】をブランドスローガンに掲げ、寒川町の魅力・認知度向上のための活動を行っています。
寒川町の人口は4万8,592人(2022年9月1日現在)、役場の職員数は309名(2022年4月1日現在)です。

ー坪井様のお役回りを教えてください。

元々広報部門におりまして、人事課は2年目になります。人事評価制度において、HRBrainの運用面を担当します。

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「システムにとらわれない柔軟な制度運用」を実現するために導入

ー導入前に抱えていた人事課題を教えてください。

まず、2014年から人事評価制度が見直されておらず、時代に合った効果的な運用がされていなかったことが大きな課題としてありました。
8年間、制度の見直しや更新がなかったことに加えて、その人事評価制度が柔軟な変更に対応できないシステムによって運用されていたことも問題でした。
システムによる運用のため、フレキシブルな変更が難しく「こういう変更がしたい」と思っても、ベンダーに要望を提出して作り上げてもらう方法しかありませんでした。
また、実際に運用してみて「実態と異なるため、一部を変更したい」と思っても、簡単に変更ができませんでした。
そのため、
自分たちで柔軟に変更・更新ができる新しいシステムを探していた 、という経緯があります。

ー HRBrainを選んだ決め手を教えてください。

HRBrainを選ぶまでに、いくつか他社のデモを体験して比較検討を行いました。
そこで実感したのは、HRBrainの
「使いやすさ」「設定のしやすさ」「評価シート作成のしやすさ」という3つのメリット です。
また、
本来の要望である「システムにとらわれず、柔軟に制度を運用したい」というニーズに合致していた 点も、決め手になりました。

さらに、 HRBrainの営業の方が町役場の事情を理解して、わかりやすく親身になって説明をしてくれた 点も、評価が高かったです。

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直感的な操作性でスムーズな運用開始を実現

ーご導入後の満足度と、その理由について教えてください。

3ヶ月という限られた時間の中で、旧システムからスムーズに乗せ換えができました。
しっかり導入までサポートを受けられた点において、満足しています。

HRBrainはアイコニックな造形から操作方法が直感的にわかるため、作業時間の短縮に繋がるだけでなく、ストレスを感じません。
以前のシステムはルート設定がわかりにくく「目的のシートに辿り着くためにはどこのアイコンから入ればいいのか」と、迷うこともありました。
HRBrainの場合は、「気づいたら作業が終わっている」という感じです。

現在はまず、人事評価をHRBrainで運用しています。人事評価の運用は旧システムからHRBrainに乗せ換えましたが、その際に 操作方法の問い合わせは、ほぼありませんでした。

ー 今後どのような活用をされたいですか?

以前は、人事評価制度の目標設定と、そのための面談がリンクしていなかったという反省点がありました。
今後は、
1on1の面談記録が蓄積できる機能を活用し、コミュニケーションツールとしても利用していきたいと考えています。

また、職員同士のコミュニケーションの一助として、人柄がわかるプロフィール登録などにも着手していきたいと考えています。

現在、手動で更新しているエクセルの組織図についても、今後はHRBrainの機能を活用していきたいです。
なぜなら、 視覚的に理解しやすいだけでなく、システムと連動しているため、更新の手間が軽減できる からです。

1on1ミーティングの運用
※画像はイメージです

ーHRBrainのサポートに関して満足度と、その理由を教えてください。

旧システムからHRBrainへ乗せ換えを行いましたが、その 導入フローがわかりやすかった点で満足度が高いです。
「この順番にやっていくんですよ」とサポートの方に教えていただき、実際その通りに進めたら導入できました。
スケジュールもしっかり管理していただき、スムーズにシステム移行・導入ができました。

ーHRBrainに今後期待したいことがあれば教えてください。

まだHRBrainを導入したばかりなので、利用できていない機能がたくさんあると思います。その 便利な使い方を教えていただきたいですね。

人事評価制度の見直しや改善も進めていくので、 本格稼働後も引き続き手厚いサポートを期待しています。

社員名簿 カスタムプロファイル
※画像はイメージです

スピード感が求められる今こそDXを進めるとき

ーこれから人事のDXに着手しようとしている他の自治体のご担当者様に、アドバイスがあればお伺いさせてください。

今後、自治体の人事はますますスピード感が求められることになると思います。
DXを進めることで、いかに効率的に作業が行えるようにするかが重要です。
HRBrainという人事ツールを使うことによって「システムとともに成長できる」と感じています。
また、HRBrainは機能が随時アップデートされている点においても、期待を寄せています。

「システムの導入」と聞くと、労力と時間が多大にかかると思われがちですが、寒川町役場の場合は、スムーズに完了しました。
サポートの方にリードしてもらえたことが大きいですね。
その点が、他の自治体のご担当者様にとっても良い情報なのではないかと思います。

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※掲載内容は取材当時のものです。

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