プレゼンテーションとは？意味や作り方と話し方のコツや緊張しない方法を解説

プレゼンテーションとは、企画やテーマを効果的に説明し理解を促すことを指し、マーケティング、営業、人材採用などビジネスのさまざまな場面で必要なものです。

プレゼンテーションはビジネスパーソンにとっては必須のスキルで、優れたプレゼンターを育成することは会社にとっての財産にもなります。

この記事では、プレゼンテーションとはどういう意味か、プレゼンテーションと発表との違い、プレゼンテーションの作り方の手順や話し方のコツ、プレゼンテーションで緊張しない方法、プレゼンテーションに役立つツールや書籍について解説します。

プレゼンテーション能力など従業員のスキルの管理

プレゼンテーションとは、企画やテーマを効果的に説明し理解を促すことを指します。

プレゼンテーションは、英語では「presentation」と表記し、「表現」「紹介」と訳されます。

プレゼンテーションの語源は英語の「present（プレゼント）」で、「贈呈する」「贈る」「提示する」と言う意味の言葉です。

語源であるプレゼントが「贈り物」を意味することから、プレゼンテーションは、一方的に主張するのではなく、相手の立場に立って意見や要望を理解しながら、情報を伝えることが大切になります。

プレゼンテーションと似た言葉に「発表」がありますが、意味が異なります。

プレゼンテーションは、一方的に自分の言いたいことを伝えるのではなく、相手は何が欲しいのか、どうしたいかを考えて相手に伝え、双方向型の伝達手段で、よりコミュニケーションに近いと言えます。

発表は、世の中に事柄を伝えることで、聞き手のリアクションなどは求めず、話し手側の一方的な情報発信となります。

プレゼンテーションの目的は、説明や情報に対して聞き手に共感してもらい、行動を促すことです。

例えば、企業説明会で自社の魅力を語る際は、就業希望者に対して自社の魅力をプレゼンテーションすることになりますが、その後就職希望者にどのような行動を起こしてほしいかを設定しておきましょう。

企業説明会で自社の魅力を感じてもらった場合、次に自社のコンテンツをもっと見てもらうように、ホームページへ誘導するなど、聞き手の具体的な行動を目標にしましょう。

プレゼンテーションをする際は、資料を作ることが目的になってしまわないよう注意しましょう。

スライドに情報を詰め込みすぎると、一方的な伝達手段になってしまうため、発表になってしまいます。

プレゼンテーションを作成する際の構成について確認してみましょう。

プレゼンテーションは、「相手にどのようなことを伝えたいか」を考える作業で、成功するかどうかが決まります。

相手に伝えたい内容を固めるために、話の構成を作成する際に役立つ、構成の代表的な2つのフレームワークについて確認してみましょう。

プレゼンテーションの最もベーシックなフレームワークです。

1. 序論：プレゼンテーションの内容を簡単にまとめます。
2. 本論：データなどを元にプレゼンターが話したいことを裏付けるような内容を伝えます。
3. 結論：プレゼンテーションの内容をまとめたりテーマをもう一度説明します。

「序論」「本論」「結論」の3つに構成をまとめると、先にどのような話が始まるかが聞き手にも分かり、結論でもう一度伝えたいことを主張するため、内容が伝わりやすいプレゼンテーションができます。

PREP法は、文章の構成を考える際に基本となるフレームワークです。

• P（Point）結論：まず結論を述べます。

• R（Reason）理由：結論が導かれる理由を述べます

• E（Example）具体例：理由が導かれる具体例（データなど）を指し示し、述べます。

• P（Point）結論：プレゼンテーションのテーマをもう一度述べます。

PREP法を活用すると、話の構成がスムーズに行くことが多く、聞き手は納得感を持ってプレゼンターの話を聞くことができるでしょう。

プレゼンスキルの習得に

⇒「人材育成ハンドブック」資料ダウンロード

プレゼンテーションの構成で使えるアプリケーションとして、「Google Keep」と「SimpleMind」について確認してみましょう。

Google Keepは、思いついた考えを箇条書きにして、保存してくれるアプリケーションです。

アイディアを思いついた際にデバイスを問わずメモができるのでとても便利です。

SimpleMindは、考えをまとめていく際に便利な、思考の表現方法であるマインドマップが作成できるアプリです。

マインドマップは基本的な考え方を中心に、関連ワードが木の枝のように広がっていき、つながりが目で理解できるようになっていて、構成を作成する際にとても便利な思考法です。

SimpleMindは無料で利用できるアプリケーションで、直感的にマインドマップを作成できるため、プレゼンテーションを作成する際に構成を練るのにおすすめです。

プレゼンテーションでの話し方のコツについて確認してみましょう。

プレゼンテーションの内容に集中してもらうためには、大きな声で落ち着いて、ゆっくりと話すのが基本です。

小声であれば、聞き手が声を聞き取ることに注力しなくてはいけません。

また、話すペースが早すぎる場合、話の内容についていくことができなくなってしまいます。

プレゼンテーションで一方的に話し続けることは得策ではありません。

聞き手と目を合わせ、提案を理解してもらうための時間を設けるようにしましょう。

また、適度な間を持たすと聞き手に落ち着いている印象を与えることができ、より話が伝わりやすい傾向にあります。

プレゼンテーションは、プレゼンターと聞き手との双方向型のコミュニケーションを取ることで内容が上手く伝わりやすくなります。

適度な間を取るのと同時に、聞き手を自分のペースに引き込むため、適度に質問を挟むとより伝わりやすいプレゼンテーションになります。

プレゼンテーションでは、「あなたに伝えたい」というプレゼンターの気持ちが、聞き手の感情を動かします。

原稿を棒読みするような話しぶりだと聞き手の気持ちを動かすことは難しいかもしれません。

できるだけ気持ちを込めて話すように心掛けましょう。

▼「メタ認知」についてさらに詳しく
メタ認知とは？ビジネスで大注目の能力を高める方法と意味や具体例をわかりやすく解説

▼「メラビアンの法則」についてさらに詳しく
メラビアンの法則とは？よくある誤解から今すぐ使える活用方法まで、わかりやすく解説！

プレゼンスキルなどのスキルの管理

⇒「今日から始めるスキル管理」資料ダウンロード

プレゼンテーションの資料作成で使えるソフトとして、「PowerPoint（パワーポイント・パワポ）」「Keynote」「Canva」について確認してみましょう。

PowerPointは、「パワポ」と呼ばれ、プレゼンテーションのスライドを作成する際に、真っ先に思い浮かぶのではないでしょうか。

PowerPointは、WindowsOSが搭載されているPCだけでなく、Apple社のPCやタブレット、iPhoneでも使用することができ、最も使われているソフトで、テンプレートや使用法が豊富に公開されているため、初めて使う人でも安心です。

Keynoteは、Apple社のデバイスに無料でインストールできるアプリケーションで、Mac、iPad、iPhoneで使用でき、iCloud上でデータを保管できるので、デバイスを気にせず作業が可能です。

ビジュアル的に訴える効果が高く、アニメーション効果が得意で、シンプルで、きれいなスライドが作成できます。

Canvaは、ブラウザで起動しOSやデバイスを問わず使えるデザインツールです。

スライドのテンプレートは無料で使用でき、スライドに入れる写真や図形なども豊富に存在しているため、テンプレートを真似るだけで視覚的に訴えかけるスライドが作成できます。

また、作ったデータはオンライン上のストレージに保存され、チームで共同編集が可能です。

きれいにデザインされたビジュアルに訴えかける資料をチームで作成する際におすすめのソフトです。

プレゼンテーションで人前に出て話すことは緊張してしまうことかもしれません。

少しでも緊張を緩和するために、プレゼンテーションで緊張しない方法について確認してみましょう。

プレゼンテーションで緊張しない方法

• 誰に対してのメッセージかを確認する

• 構成から考えられるストーリーを頭に入れておく

• 入念にリハーサルを繰り返す

• 捨て身で笑いを取りに行かない

プレゼンテーションの前に、「誰に」「何を」伝えたいのかという、話の本論を確認しましょう。

言いたいことがまとまっていなかったり、対象がずれていたりすると、聞き手が飽きてしまい、その様子がプレゼンターを苦しめてしまいます。

プレゼンテーションの前に、話の流れを頭の中に入れておくことが必要です。

スライドの中の原稿を暗記してしまうと、内容が抜けてしまった際に更に緊張してしまうため、スライドの中の原稿を丸暗記する必要はありません。

あくまでも、話の流れを頭に入れてスムーズに話せるようにしておきましょう。

スライドを作ったらスライドをながめるだけでなく、実際に声に出してプレゼンテーションのリハーサルをしてください。

また、リハーサルの様子を動画にとり、自分の目で確認することもプレゼンテーションがうまくいくコツです。

優れたプレゼンターは会場をわかせるような話術をもっていて、相手を楽しませるようなプレゼンテーションを行います。

ただし、構成がしっかりしていれば、聞き手は自然とプレゼンターの話を聞いてくれるため、話術に自信がない場合は、無理に楽しませようとする必要はありません。

無理をすれば聞き手が唖然としてしまい、かえってプレゼンターを苦しめてしまいます。

▼「EQ（こころの知能指数）」についてさらに詳しく
EQ（こころの知能指数）とは？高い人の特徴やビジネスでの効果と高める方法について解説

プレゼンスキルを盛り込んだ人事評価

⇒「HRBrain 人事評価」資料ダウンロード

プレゼンテーションを作成する際に参考になる書籍について確認してみましょう。

プレゼンテーションは、聞き手に伝わらないと意味がありません。

文章を執筆するプロは伝えるプロで、特別な技術を持っているように思いますが、実は共通する事項があります。

伝えるための文章術がこの1冊にまとまっています。

日経BP「『文章術のベストセラー100冊』のポイントを1冊にまとめてみた。」（藤吉豊、小川真理子・著）

プレゼンテーションを作成する際に一度は読みたい名著で、シンプルで直感的なプレゼンテーションが行えるコツが詰まっています。

丸善出版「プレゼンテーションZen」（ガー・レイノルズ・著）

プレゼンテーションを実施したら、プレゼンテーションの目的に合わせて、アンケートなどを実施して聞き手からのフィードバックを確認をするようにしましょう。

例えば、聞き手に訴えかける提案型のプレゼンテーションを行った場合、聞き手に簡単なアンケートを取るのがおすすめです。

仮にアンケートの反応があまり良くなかった場合でも、具体的な改善点が見えてくるため、次回のプレゼンテーションの注意点として使えます。

また、企業説明会からホームページへの誘導などの具体的な行動を設定している際は、プレゼンテーションからどれぐらいの割合で行動に移しているかを定量的に観測するようにしましょう。

聞き手の反応が良く手応えがあったなどの自己評価だけでなく、客観的な評価基準として盛り込め、本来の目標が達成されているかを確認し、次回のプレゼンテーションへの改善点を見つけることができます。

▼「フィードバック」についてさらに詳しく
フィードバックとは？意味や効果と適切な実施方法をわかりやすく解説

▼「定量的」についてさらに詳しく
定量的・定性的の意味と使い分け、ビジネスや目標設定では注意も

プレゼンテーションとは、企画やテーマを効果的に説明し理解を促すことを指し、マーケティング、営業、人材採用などビジネスのさまざまな場面で必要なものです。

このようにプレゼンテーションはビジネスパーソンにとっては必須のスキルで、優れたプレゼンターを育成することは会社にとっての財産にもなります。

プレゼンテーションは、一方的に主張するのではなく、相手の立場に立って意見や要望を理解しながら、情報を伝える能力が必要になります。

自社のプレゼンテーション能力を上げるために、人事評価項目の1つに「プレゼンテーションスキル」を上げてみるのも良いかもしれません。

「HRBrain人事評価」では人事評価の見える化によって「プレゼンテーション能力の向上」など人事評価を通して企業が求める人材の育成を促進します。

さらに、人事評価コメントやフィードバック面談の履歴などのデータをクラウド上で管理することで、評価プロセスのブラックボックス化や、評価のバラつきなどを防ぐことが可能になります。

また、目標設定や目標に対しての進捗管理、従業員のスキルデータや育成記録なども、一元管理できるため、人事評価プロセスの透明化と合わせて、従業員の成長記録の蓄積も可能になります。

HRBrain人事評価の特徴

• 制度や目的に合わせたテンプレートが豊富

OKR、MBOなどの「評価テンプレート」や、1on1やフィードバックなどに使用する「面談シート」が充実しています。

• 企業ごとのプロセスに合わせて承認フローや項目を自由に設定

評価シートやワークフローのカスタマイズが可能なため、評価制度の変更にも柔軟に対応す

ることができます。

• 評価の集計や調整もシステム上で完結

部署別など任意の項目で集計が可能で、評価結果の調整もシステム上で完結できます。

人事評価にシステムを使うべき理由とは？

⇒「ゼロから始める人事評価」資料ダウンロード