人事をやさしく学ぶメディア

HRBrain

HR大学

人材育成

プレゼンテーションが得意になる!構成から話し方まで解説します

プレゼンテーションを行う女性

プレゼンテーションが得意になる!構成から話し方まで解説します

目次

    プレゼンテーションとは

    重要な会議でプレゼンテーションを行う男性

    プレゼンテーションはどのような意味をもち、目的をどのように設定すればいいかを解説します。

    プレゼンテーションの意味

    英語(presentation)では「表現・紹介」という意味を持ちます。「プレゼン」と略すこともあります。

    プレゼンテーションと発表の違い

    プレゼンテーションと同じような意味を持つ用語として「発表」がありますが、「発表」と「プレゼンテーション」はどのように違うのでしょうか?

    発表
    世の中に事柄を伝えることが「発表」です。聞き手のリアクション等は求めておらず、話し手側の一方的な情報発信となります。

    プレゼンテーション
    一方的に自分の言いたいことを伝えるというよりも、相手は何が欲しいのか、どうしたいかを考えて相手に伝えます。双方向型の伝達手段で、よりコミュニケーションに近いでしょう。

    プレゼンテーションの目的

    実際にプレゼンテーションを行う際はどのような目的を持って行うのが良いのでしょうか。

    次に繋がる目標を設定する
    「誰に」「何を」伝えたいかを決めましょう。

    例えば、企業説明会で自社の魅力を語る際は、就業希望者に自社の魅力を語ることになりますが、その後就職希望者にどのようなアクションを起こしてほしいかを設定しておきましょう。企業説明会で自社の魅力を感じてもらった場合、次に自社のコンテンツをもっと見てもらうように、ホームページへ誘導するなど、聞き手の具体的な行動を目標にしましょう。

    スライドを作るのが目的ではない
    綿密に資料を盛り込んだスライドを作るのが目的ではありません。スライドに情報を詰め込みすぎると、一方的な伝達手段になってしまうため「発表」になってしまいます。

    プレゼンテーションの作り方・話し方

    チームでプレゼンテーションを作成している

    プレゼンテーションを作成するときに、PCを開いていきなりプレゼンテーションソフトを立ち上げてはいけません。ここではスムーズにプレゼンテーションの資料が作成できるコツを解説します。

    プレゼンテーションの構成

    プレゼンテーションは、「相手にどのようなことを伝えたいか」を考える作業で、成功するかどうかが決まります。相手に伝えたい内容を固めるために、話の構成を作成しましょう。構成の代表的な2つの型を解説いたします。

    序論、本論、結論
    最もベーシックな構成方法です。

    • 序論:今回行うプレゼンテーションの内容を簡単にまとめます。
    • 本論:データなどを元にプレゼンターが話したいことを裏付けるような内容を伝えます。
    • 結論:プレゼンテーションの内容をまとめたり、テーマをもう一度説明する部分です。

    3つに構成をまとめると、先にどのような話が始まるかが聞き手にもわかり、結論でもう一度伝えたいことを主張するのため、内容が伝わりやすいプレゼンテーションができます。

    PREP法
    文章の構成を考える時に基本となる型です。

    • P(Point)結論:まず結論を述べます。
    • R(Reason)理由:結論が導かれる理由を述べます
    • E(Example)具体例:理由が導かれる具体例(データなど)を指し示し、述べます。
    • P(Point)結論:今回のプレゼンテーションのテーマをもう一度述べます。

    PREP法を活用すると、話の構成がスムーズに行くことが多く、聞き手は納得感をもってプレゼンターの話を聞けるでしょう。

    構成を考えるときに使えるアプリケーション

    考えをまとめ、構成をスムーズに行うためのアプリケーションがあるのをご存知でしょうか。実際にどのようなものがあるか紹介します。

    Google Keep
    思いついた考えを箇条書きにして、保存してくれるアプリケーションです。アイディアを思いついたときにデバイスを問わずメモができるのでとても便利です。

    SimpleMind
    考えをまとめていくときに便利な、思考の表現方法がマインドマップです。基本的な考え方を中心に据え、関連ワードが木の枝のように広がっていき、繋がりを一目で理解できます。考えをまとめ、構成を作成するときにとても便利な思考法です。SimpleMindは無料で利用できるアプリケーションで、直感的にマインドマップを作成できるため、プレゼンテーションを作成する際には、まずこちらで構成を練るのがおすすめです。

    プレゼンテーション時の話し方

    プレゼンテーションを行う際に注意しておきたい話し方のコツを4つ解説します。

    声の大きさ・トーン・スピード
    あなたの話の内容に集中してもらうためには、大きな声で落ち着いて、ゆっくりと話すのが基本です。小声であれば、相手はあなたの声を聞き取ることに注力しなくてはいけません。またペースが早すぎると、話の内容についていくことができなくなります。

    理解してもらう時間を作る
    一方的に話し続けるのは得策ではありません。相手に目を合わせ、理解してもらうための時間を作りましょう。適度な間を持たすとプレゼンターが落ち着いている印象をもってくれるので、より話が伝わりやすい傾向にあります。

    相手に質問する
    プレゼンテーションの内容は双方向型のコミュニケーションをとるとプレゼンテーションの内容が上手く伝わりやすいです。適度な間を取るのと同時に、相手を自分のペースに引き込むため、適度に質問を挟むとより伝わりやすいプレゼンテーションになります。

    気持ちを込めて話す
    「あなたに伝えたい」というプレゼンターの気持ちが、聞き手の感情を動かします。原稿を棒読みするような話しぶりだと聞き手の気持ちを動かすことは難しいかもしれません。できるだけ気持ちを込めて話すように心がけましょう。

    プレゼンテーションで使えるソフト

    プレゼンテーションで使えるソフト

    前段では、構成をスムーズに行うためのアプリケーションを紹介しました。ここでは実際の構成を考えるのに加えて、プレゼンテーションの資料を作成する場合におすすめのアプリケーションと、その特徴を解説します。

    Microsoft PowerPoint

    プレゼンテーションのスライドを作るといえば真っ先に思い浮かぶのがPowerPointではないでしょうか。

    Windows、Apple両方で使える
    PowerPointはMicrosoft社がリリースしているアプリケーションです。WindowsOSが搭載されているPCだけでなく、Apple社のPCやタブレットでも使用することができます。最も使われることが多く、テンプレートや使用法が豊富に公開されているため、初めて使う方でも安心です。

    機能が豊富
    PowerPointは図形を作成し、スライドに挿入する機能が豊富です。スライドを一枚の絵として使うのでなく、資料を盛り込むことができます。また最新のPowerPointには、デザインアイデアというデザインを提案してくれる機能もあります。スライドを作る際、デザインで悩まれることもあるかもしれませんが、デザインを流用することで高クオリティの資料をどなたでも作成できます。

    Keynote

    最近使用者が増えているプレゼンテーションソフトです。

    Appleの標準ソフト
    アップルのデバイスに無料でインストールできるアプリケーションです。MacでもiPadでもiPhoneでも使用できます。iCloud上でデータを保管できますので、デバイスを気にせず作業が可能です。

    視覚に訴えかける効果が高い
    ビジュアル的に訴える効果が高く、アニメーション効果がKeynoteは得意です。シンプルで、きれいなスライドを作成できます。

    Canva

    OSやデバイスを問わず使えるブラウザで起動するデザインツールです。

    豊富なテンプレートが存在
    スライドのテンプレートは無料で使用でき、スライドに入れる写真や図形なども豊富に存在しています。テンプレートを真似るだけで視覚的に訴えかけるスライドが作成できます。

    共同での編集作業が可能
    作ったデータはオンライン上のストレージに保存され、チームで共同編集が可能です。きれいにデザインされたビジュアルに訴えかけたい資料をチームで作成するときにCanvaはおすすめのサービスです。

    プレゼンテーションで緊張しない方法、おすすめの書籍

    プレゼンテーションで緊張しない方法、おすすめの書籍

    人前に出て話す場面はどうしても緊張してしまうものです。少しでも緊張を緩和する方法や、プレゼンテーションを作成するときに参考になる書籍をご紹介します。

    プレゼンテーションで緊張しない方法とは

    プレゼンターが注意するべきポイントを解説します。

    誰に対してのメッセージかもう一度確認する
    「誰に」「何を」伝えたいのか今一度話の本論を確認しましょう。言いたいことがまとまっていなかったり、対象がずれていたりすると聞き手が飽きてしまい、その様子がプレゼンターを苦しめます。

    構成から考えられるストーリーを頭に入れる
    話の流れを頭の中に入れることが必要です。スライドの中の原稿を丸暗記する必要はありません。原稿を暗記してしまうと内容が抜けてしまった際に更に緊張してしまいます。あくまでも、話の流れを頭に入れてスムーズに話せるようにしておきましょう。

    入念にリハーサルを繰り返す
    スライドを作ったらスライドをながめるだけでなく、実際声に出してプレゼンテーションのリハーサルをしてください。リハーサルの様子を動画にとり、自分の目で確認することもプレゼンテーションがうまくいくコツです。

    捨て身で笑いを取りに行かない
    優れたプレゼンターは会場をわかせるような話術をもっていて、相手を楽しませるようなプレゼンテーションを行います。ただし、構成がしっかりしていれば、聞き手はプレゼンターの話を聞いてくれます。話術に自信がない方は、無理に楽しませようとする必要はありません。無理をすれば聞き手が唖然としてしまい、かえってプレゼンターを苦しめます。

    おすすめの書籍

    プレゼンテーションを考える、資料を作成するときにおすすめの書籍を2つ紹介します。

    おすすめの書籍1「文章術のベストセラー100冊」のポイントを1冊にまとめてみた。
    (作者名:藤吉豊、小川真理子 出版社名:日経BP)

    プレゼンテーションは、聞き手に伝わらないと意味がありません。文章を執筆するプロは伝えるプロです。プロは特別な技術を持っているように思いますが、実は共通する事項があります。伝えるための文章術がこの一冊にまとまっています。

    おすすめの書籍2 プレゼンテーションZen
    (作者名:ガー・レイノルズ、熊谷小百合 出版社 丸善出版)

    プレゼンテーションを作成する際に一度は読んでいただきたい名著です。シンプルで直感的なプレゼンテーションが行えるコツが詰まっています。

    多くの人に行動を促すプレゼンテーション

    頑張って準備をし、プレゼンテーションを行った後にも、確認すべき点があります。

    アンケートをとる
    聞き手に訴えかける提案型のプレゼンテーションを終えた際は、相手に簡単なアンケートをとるのがおすすめです。反応があまり良くなかった場合でも、具体的な改善点が見えてくるので、次回の注意点として使えます。

    実際にどれくらい行動してもらえたかをチェックする
    企業説明会からホームページへの誘導などの具体的な行動を設定している際は、プレゼンテーションからどれぐらいの割合で行動に移しているか定量的な観測をしましょう。聞き手の反応が良く手応えがあったなどの自己評価だけでなく、客観的な評価基準として盛り込めます。こうすることで、本来の目標が達成されているかを確認し、次回への改善点を見つけることができます。

    【まとめ】人材管理・タレントマネジメント・育成・評価をカンタン・シンプルに

    プレゼンテーションはいまやビジネスパーソンにとって必須のスキルになってきました。優れたプレゼンターは会社にとっての財産です。確かな評価項目の一つに上げ、人材を育成してくことが必要です。

    HRBrainは会社で必要とされるプレゼンターと優れた人材を確かな成長につなげる人事評価クラウドです。

    HRBrainは、従業員の目標設定から評価までのオペレーションの全てをクラウド上のソフトウエアで効率化するサービスです。MBOやOKR、1on1などの最新のマネジメント手法をカンタン・シンプルに運用することができます。

    「そろそろ人事制度を整備したいが大変だし、誰に相談したらいいか分からない・・」
    「もっと目標意識を高めて、メンバーに自発的に成長をして欲しい・・」
    「管理作業に時間・工数が掛かりすぎる。無駄な業務に時間を割きたくない・・」

    このような悩みをHRBrainで解決できます!
    無料トライアル実施中!ぜひお試しください!

    HR大学 編集部

    HR大学は、人事評価クラウドのHRBrainが運営する、人事評価や目標管理などの情報をお伝えするメディアです。難しく感じられがちな人事を「やさしく学べる」メディアを目指します。

      関連記事

      おすすめ記事