タイムマネジメントとは？実践するメリットや注意点、流れを解説

タイムマネジメントは、限られた時間を最大限に活用し、効率的に成果を上げるための手法です。単なるスケジュール管理ではなく、目標達成に向けて優先順位を整理し、行動を最適化する仕組みづくりが求められます。

本記事では、タイムマネジメントの定義や実践するメリット、注意点を詳しく解説します。手順やコツなどもまとめているので、タイムマネジメントを実践したい方はぜひ参考にしてみてください。

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タイムマネジメントとは、限られた時間で目標を達成できるように、時間の使い方を計画・管理する手法・スキルです。

たとえば、1時間で10のタスクを完了できていた場合に、1時間で20のタスクを完了できるようになったり、30分で10のタスクを完了できるようになったりすることを、タイムマネジメントと呼びます。

タイムマネジメントを理解する際に注意したいのは、時間を管理することではないことです。1日24時間という前提は変えられないため、時間の使い方に目を向ける必要があります。

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ここでは、タイムマネジメントを実践することで得られるメリットを紹介します。

＜タイムマネジメントを実践する4つのメリット＞

• 生産性が上がる

• 自己効力感が高まりモチベーションが向上する

•  精神的な余裕が生まれストレスが軽減する

• チーム全体の連携がスムーズになる

どのようなメリットを期待できるかを把握したうえで、実践を検討してみましょう。

タイムマネジメントを実践することで、限られた時間を有効に使えるようになり、生産性が高まります。

これまで完了までに1時間かかっていたタスクの進め方を見直し、短い時間で完了できるようになったり、同じ時間でより多くの成果を得られたりします。

ひとつひとつのタスクに時間がかかっていて、思うような成果が出ていない場合には、タイムマネジメントによる生産性の向上が効率化や成果の創出につながるでしょう。

タイムマネジメントがうまくできていると、与えられた時間でタスクを効率的に進められ、スムーズに業務ができていることに自己効力感を感じられる場合があります。

短時間でタスクを完了できて1日の時間が増えたように感じたり、より力を入れたい業務に時間を使えたりすると、モチベーションの向上も期待できます。

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タスクをすべて把握し、余裕を持たせた計画を立てることで、「何かやり残していないか」という不安や、「時間が足りないかもしれない」という焦りがなくなり、心にゆとりが生まれます。

仕事のストレスの多くは、タスク全体の見通しが立たないことによる不安や、予期せぬトラブルに対応できないというコントロールできない感覚から生まれます。

タスクの締切前に慌てずに済む安心感は、日々のタイムマネジメントによって、意識的に作り出すことができるのです。

メンバー一人ひとりやチームがタイムマネジメントを心がけていると、チームの連携にもよい影響を期待できます。

限られた時間で成果を最大化しようと考えたときに、自分がすべてやるべきことではないタスクを他のメンバーに任せることで、役割分担をしながら効率よく進められるようになります。ひとりひとりの時間を有効に活用する意識によって、メンバー間での協力を促し、スムーズな連携を期待できるでしょう。

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ここでは、タイムマネジメントを導入する際に陥りがちな失敗パターンと、それを回避するための注意点を紹介します。

 完璧な計画を目指すあまり挫折しないよう、以下の4つのポイントを押さえることが重要です。 

＜タイムマネジメントを実践する上での4つの注意点＞

• スケジュールを詰め込みすぎない 

• 計画倒れを防ぐために柔軟性を持つ

•  定期的な見直しを怠らない 

• チーム全体の効率化を意識した時間配分を行う

タイムマネジメントを成功させるコツは、カレンダーを100%埋めることではなく、意図的に空白を組み込むことです。

計画通りに進むはずという楽観的な前提でスケジュールを組むと、急な対応や差し込み依頼が入った瞬間に計画が崩壊し、タイムマネジメントに挫折する原因になります。

まずは日次30分、週次90分の空白をカレンダーに予約することからはじめ、ゆとりを持ったうえでタイムマネジメントの癖をつけていきましょう。 

どれだけタイムマネジメントを意識しても、急な対応で計画が崩れることは避けられません。計画を絶対に崩さないと考えるのではなく、崩れたらどう立て直すかというリカバリーの視点を柔軟に持つことが重要です。

計画に固執しすぎると、本当に優先度の高い緊急タスクに対応できず、かえって周囲からの信頼を失うリスクがあります。

最初に立てていた計画が崩れたときに、既存のタスクと新しいタスクを整理し、計画を調整しながらタスクを進めていくのがポイントです。

はじめに決めた時間の使い方を目標達成まで変更せずに実行できることは稀であり、定期的な見直しが欠かせません。

現在の進捗状況や新たに加わったタスクの工数など、状況をこまめに把握しながら、目標達成が可能な時間の使い方になるように都度見直しを行いましょう。

自分の時間だけを最適化しても、チームのボトルネックになっては意味がありません。

「自分がいつ集中するか」と同時に自分がいつ対応可能かをチームに宣言し、連携コストを下げる視点が必要です。特にプレイングマネージャーや中堅社員は、他者からのレビュー依頼や相談対応も重要な業務です。

自分のタスクに集中し、メンバーが関わるタスクを止めてしまうと、チーム全体の生産性が低下します。集中する時間と連携する時間の両方を意図的に設計し、適切に優先度をつけて、個人のタスクとチームのタスクをバランスよく進めることが大切です。

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タイムマネジメントは、以下のステップで実践するのが基本です。

1. 現状のタスクを洗い出す
2. タスクを細分化する
3. 優先順位をつける
4. 重要なタスクから取り組む
5. 進捗状況を確認し、計画の軌道修正を行う

まず、与えられた時間で何をしなければならないかを可視化するために、タスクの洗い出しを行います。可視化されたタスクを細かく分け、より具体的な業務レベルで整理しましょう。

整理したタスクに対して、重要度や緊急度などの観点から優先順位をつけ、重要なタスクから取り掛かります。実際にタスクに取り組むなかで、思うように進まなかったり、想定外のタスクが発生したりすることもあるため、進捗状況をこまめに確認しながら、時間の使い方を柔軟に修正しましょう。

ここでは、タイムマネジメントを継続的に運用し、挫折しないためのコツを紹介します。タイムマネジメントを成功させるコツは、以下の5つです。

＜タイムマネジメントを成功させる5つのコツ＞

• 目標を細分化して、達成までのステップを明確にする

• 優先順位を明確にし、重要なタスクから着手する

• 「やるべきこと」と「やらないこと」を明確に区別する

• 完璧主義を手放し、「できる範囲」で取り組む 

•  振り返りの時間を設ける

ある目標があったときに、その目標に向かってやみくもに取り組むのではなく、達成までのステップを明確にすることがタイムマネジメントのコツです。

情報収集は明日まで、資料の骨子づくりは今週末まで、資料の作り込みは提出までといったように、ステップを分ければ、いつまでにどこまで完了すべきかが可視化されます。

さまざまなタスクがあるなかで、すべてを完了しようとすると、今やるべきタスクが後回しになるおそれがあるため、優先順位を明確にすることが重要です。

今あるタスクを洗い出したうえで、期日が近づいているものや目標達成へのインパクトが期待できるものなどを優先度を高く設定し、重要なタスクから着手していきましょう。

社内やチームが持っているタスクのなかには、自分がやるべきこととそうではないことがあります。

たとえば、営業職として顧客に向けた提案資料づくりは自分がやるべきことですが、資料をつくるための情報収集は他のメンバーに協力してもらえる場合があるでしょう。

自分に与えられた時間をもっとも価値を出せる部分に活用し、他のメンバーに任せてもよい場合は、リソース状況に配慮しながら外部に切り出すのも方法のひとつです。

あらかじめ計画したスケジュールを完璧にこなしたいという気持ちは捨て、「できる範囲」で取り組む意識をもちましょう。

完璧主義をタスク管理に持ち込むと、タスクが消化できていないことにストレスを感じることがあります。急なタスク追加やスケジュールの前倒しなど、やむを得ず計画が変わる場合には、目標達成を前提としたうえで一つひとつできる範囲で設定した時間内で取り組むことが大切です。

目標達成に向けたタスクの細分化や優先順位づけなどは、最初に計画したものが正解とは限らないため、実行後に振り返りをする習慣をつけましょう。

予定通りに進められなかった場合は、その原因を分析し、進め方やスケジュールの引き方の改善を行います。期限のあるタスクに取り組んでいる場合には、都度軌道修正を行い、期日までに完了できるようにスケジュールを立て直しましょう。

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タイムマネジメントを実践することで、限られた時間を有効に活用できるようになり、生産性の向上やチーム全体の連携強化などを期待できます。

実践する際は、タスクの洗い出しや細分化からはじめ、優先順位を明確にして重要なタスクから時間の使い方を決めて取り組むことが重要です。

業務の効率や生産性などに悩みを抱えている方は、時間の使い方に目を向けて、業務効率化や成果最大化につながるタイムマネジメントに取り組んでみましょう。

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