組織拡大に伴うExcel管理の限界と評価制度の不透明さ。

Q. まずは、FREEDOM株式会社様の事業内容と、組織の特長や強みについてお聞かせください。

福田様：
当社は、注文住宅の建築設計監理・監修を展開する設計事務所です。土地購入からの注文住宅に加え、戸建てやマンションのリノベーション設計監理、不動産仲介・売買、損害保険代理店業務まで、土地探しから完成までをワンストップでサポートしています。一部特殊な事例としてビルや商業施設等を手掛けることもありますが、軸となるのは個人の注文住宅やリノベーション、不動産関連業務です。

組織規模は、グループ連結で約310名（2026年2月現在）。一級建築士をはじめとする設計のプロや不動産仲介の専門職など、多様なスペシャリストが揃っている点が特長です。 

Q. HRBrainを導入される前、人事領域でどのような課題を抱えていたのでしょうか？

福田様：
以前は従業員一人ひとりの評価シートをExcelで個別管理していたのですが、事業成長に伴い組織が拡大すると、個別のExcelを作成・配布・回収・集計する運用では人事の業務工数が限界に達していました。

当時は本格的なシステム導入に大きなコストをかけるべきか迷いもあり、他社で提供されていた無料のβ版評価システムを試しに使っていました。しかし、試行期間が終了し有料化されるタイミングとなったことを機に、他サービスも含めて検討に入ったんです。

システムの導入にあたり、一番重視したのはいかに操作がしやすいかという点です。操作感が大きく変わってしまうと現場が混乱し使いこなせなくなる懸念があったため、従来の環境に近く現場にスムーズに定着するツールを探す必要がありました。

Q. 当時の「評価制度」そのものや、運用面ではどのようなお悩みがあったのでしょうか？

福田様：
当時は自社独自の評価制度や基準をゼロから構築するリソースや時間が社内にありませんでした。そのため、どんな業界や職種に対しても使いやすい汎用的な「行動目標」や「スキル一覧」をそのまま流用して運用していました。

しかし、あくまで一般的な枠組みを流用している状態だったため、「この評価基準は自社の従業員にとって分かりやすいのか」「自社の成長につながっているのか」という疑問が残っていました。工数短縮と納得感のある運用のためには、使いやすいシステム整備と同時に、評価制度自体を自社に最適化させる必要がありました。

Q. 人事評価に加えて「360度評価」も実施されていたとのことですが、当時の運用ではどのような苦労がありましたか？

福田様：
360度評価の運用は本当に大変でしたね。当時は外部のアンケートツールで回収後、手作業で従業員約300人分のExcel結果シートを作成し、共有フォルダ内に部署別フォルダを作って閲覧権限を設定・格納していました。

そこで権限設定や格納先を間違えてしまえば、見られてはいけない機密情報が閲覧されてしまう重大なリスクが生じます。そのため、厳密にチェックしながら進める必要がありました。

慎重に行うためこの共有作業だけで少なくとも丸1日（約8時間）は消えていたんです。年に1回とはいえ、非常に大きなプレッシャーと工数がかかる業務でした。

Q. さまざまな人事ツールを比較検討される中で、最終的にHRBrainを選ばれた決め手について教えてください。

福田様：
決め手は「圧倒的な使いやすさ」と「職種別テンプレート作成の柔軟性」です。

システムの切り替えは現場への負担が大きいため、定着のしやすさを最重要視しました。他社と比較した際、HRBrainはそれまで使っていたβ版システムと画面のデザインや操作感が非常に近く、直感的に扱えるシンプルさがあったため「これなら現場も迷わず定着する」と判断しました。

また、当社には設計・不動産仲介・リノベーション・管理部門など多様な職種があるので、MBO評価のテンプレートを職種ごとに柔軟に作成・運用できる点も大きな魅力でした。テンプレートは自由にカスタマイズや組み替えができるので、今後の事業拡大で評価制度を改定する際も、システム側が柔軟に追従できる状態が整っています。「システムが追いつかないから制度変更できない」という事態を防げる点は非常に重要ですね。

また、ユーザーの声への改善姿勢も素晴らしいと感じています。初期に「リリース後の設問を修正したい」と要望をお伝えしたところ、その後のアップデートで修正が可能になりました。私たちユーザーの声に応えて進化してくれる体制にも大きな信頼を置いています。

データで離職のサインを早期発見し、現場と連携したフォローを実現。

Q. HRBrain導入後、評価制度の運用や社内への浸透はどのように進められましたか？

福田様：
導入後に運用の土台を整え、私がFREEDOMに入社し人事を担当するようになったタイミングで、評価制度の見直しに着手しました。既存の行動目標の流用をやめ、当社の事業方向性や価値観に合わせた自社独自の評価制度・行動基準を再定義したんです。

職種と等級を整理し、例えば「設計職の1人前レベル」であれば、そこに必要な能力項目と具体的な達成基準を明確にしたうえで、HRBrainのMBOテンプレートに設定しました。

現在は、期初に各職種・等級に応じたシートを配布し、年2回（中間・期末）の面談で評価・フィードバックを行う運用がしっかりと定着しています。

Q. 特に苦労されていた「360度評価」の運用は、HRBrainの導入によって、どのように効率化されましたか？

福田様：
年に一度実施している全従業員対象の360度評価は、HRBrain導入後配信ボタン1つで全従業員へ一括メール送信され、回答率や未回答者も一目で把握できるようになりました。

最も効率化を実感できたのは「自動集計機能」です。自動で集計結果シートが生成されるため、閲覧権限だけ設定しておけば、以前は約8時間かかっていたExcel作成やフォルダ格納作業が不要になりました。ミスが許されない状況で、プレッシャーを感じながら丸1日かけていた手作業がゼロになったことは本当に大きな成果です。

情報漏洩リスクも無くなり、さらに集計結果についても迅速に活用できるようになりました。

Q. 360度評価で蓄積されたデータは、具体的にはどのようなアクションや現場へのフォローに活用されているのでしょうか？

福田様：
単なる集計で終わらせず、個人への具体的なフォローや施策へと落とし込んでいます。

360度評価の集計後、データを詳細に確認し、スコアの落ち込みが見られる従業員をリストアップしています。そして、該当事業部の責任者へ直接ヒアリングを行い、従業員の現場でのコンディションを確認しています。このように、現場で見落とされがちな悩みや組織エラーを早期発見することで、従業員に対して適切なフォロー面談やコミュニケーションを取ることができています。

また、360度評価では自己評価だけでなく、上司・同僚・部下の3視点評価が可視化されます。評価ギャップが著しく上司と部下の相性が悪いと判断できる場合は配置転換を行うこともあります。

さらに、過去の退職者の360度評価データを分析したことで、退職直前のスコア傾向や評価ギャップのパターンがわかるようになりました。現在では、数値変化や前年比較から「過去の退職者と酷似した動き」を早期察知し、未然にフォローを入れるデータドリブンな運用ができています。

Q. 経営層や現場からはどのような反響がありましたか？

福田様：
人事総務部門では、期末評価が出揃った後、給与改定会議向けに最終評価を一覧化する作業がありました。Excelだと必要なデータを手動で切り貼りする必要があり、集計・加工・確認に約6時間ほど要していましたが、HRBrainを導入してからは約30分程度で完了でき、評価時期の工数削減に寄与しています。

経営層からは「必要な情報へのアクセス性が劇的に向上した」と高評価を得ています。以前は過去データを見るために年度別・部署別の深い階層フォルダを探す必要がありました。

現在は、HRBrainで名前検索するだけで即座に従業員ページへ飛び、今年の360度評価結果や過去の評価履歴、経年変化まで一目瞭然で確認できます。上層部会議でスコアが低下している従業員や離職リスクを定期ウォッチする際も、迅速に情報追跡できる環境が大変好評です。

個とチームの成果を最大化する、データ起点の組織づくりを。

Q. 今後は、HRBrainを活用して、どのような人材戦略や組織づくりを実現していきたいと考えていますか？

福田様：
今後は、HRBrain内に蓄積された人事評価の経年データや360度評価の定時データをより包括的に分析し、会社全体の事業成長や組織運営に一層ダイレクトに活かしていきたいと考えています。

転職の流動化や人口減少が進む中、優秀な人材に長く活躍してもらうことは、あらゆる企業にとって最重要課題です。そのためには、社員一人ひとりが何を目指しているのか、どんな環境であれば最も高いパフォーマンスを発揮できるのかを、感覚ではなくデータに基づいて正しく理解することが不可欠です。

現在は、「個人をフォローする」段階ですが、将来的には蓄積データを元に「どのような属性・タイプを組み合わせればチーム全体のパフォーマンスが最大化するか」という戦略的な人材配置や組織編成を目指していきます。

Q. 最後に、人事課題やシステムの導入・移行に悩まれている他社のご担当者様へ、アドバイスやメッセージをお願いします。

福田様：
システムの選定にあたり、HRBrain以外にも様々なツールのリサーチやデモ画面確認をしましたが、他社システムは画面や操作感が複雑で初見では迷う印象がありました。それに比べHRBrainの画面は非常にシンプルで直感的です。「ITツールが得意でない」「過去に複雑なシステムで失敗した」という企業にこそおすすめしたいですね。導入後の定着スピードが大きく変わってくると思います。

また、会社の体制や評価制度、組織ルールがまだ完全に固まり切っていない成長途上の企業や、市場環境に合わせて組織構造を柔軟に変えていく流動性の高い企業にとっても、HRBrainは非常に相性が良いと感じます。評価テンプレートの変更や運用の調整が柔軟に行えるため、会社の変化に対してツール側がしっかりと追従してくれます。「まずはシンプルな運用から始めて、組織の成長に合わせて柔軟に変化させていきたい」と考えている企業様にとって、間違いなく強い味方になってくれるはずです。