500枚の紙・電卓作業から脱却した、人事考課・人事台帳の一元化。

Q. まずは、仙台農業協同組合（JA仙台）様の事業概要や管轄エリアの特性についてお聞かせください。

樋渡様：
JA仙台は、仙台市をはじめ多賀城市や塩釜市など、11の市町に及ぶ広域なエリアを担当しています。米・いちご・梨・リンゴ・曲がりネギ・トマトなど、稲作をはじめ野菜、果樹、花き、畜産など多角的な農業が行われています。

職員数は現在（2026年8月時点）、正職員が584名、その他を含めると計651名が在籍しており、この広大な地域で農業振興と地域の暮らしを支える総合事業を展開しています。

Q. HRBrainを導入される前は、どのような課題があったのでしょうか？

樋渡様：
最大の課題は、近隣の4つのJAが対等合併して1つのJA仙台としてスタートを切る組織改編でした。昨年4月1日のスタートに向けて準備を進める中、各JAの人事担当が集まった際、最初に浮き彫りになったのが「全員分の一元化された人事台帳が存在しない」ということ。

合併前、旧JA仙台では正職員約350名を対象に人事考課制度を導入していましたが、他の3JAでは実施の有無や方法がそれぞれ異なっていました。

人事台帳も手書きやExcelでバラバラの状態。合併により正職員だけで500名超、非正規も含めると600名を超える職員をお預かりするにあたり、これらを紙やアナログ媒体で管理することは不可能だと痛感したんです。

Q. 具体的には、どのような問題があったのでしょうか。

樋渡様：
合併する以前も、Excel管理には限界を感じていました。評価シートをExcelで運用していましたが、集計作業が非常に面倒でミスが起こりやすい状況でした。

職種や役職によって評価項目やウェイトが異なるため専用ファイルを配布していましたが、現場の評価者が入力する際、数式がズレたり、保護を外して関数を壊してしまうことも頻発していたんです。

さらに、集計時には届いたExcelを整理して全て印刷していたので、500名分の紙は金庫を占領するほどの厚さになり、その数字を1枚ずつ電卓を叩いて検算していたんです。点数の不一致による差し戻し対応も含め、莫大な時間と労力を費やしていました。

Q. 業務の負荷以外にも、現場の指導やコミュニケーションの面で課題はありましたか？

樋渡様：
現場からも入力や押印手続きの手間に対する不満が上がっていましたが、より深刻だったのは「指導のタイムラグ」です。

紙の運用では、現場から提出された評価シートが集計・確認を経て返却されるまでに長い時間がかかります。評価シートが返ってきた頃にはすでに何ヶ月も経過しており、管理職が部下にフィードバックを行おうとしても、当時の記憶や熱量はどうしても冷めてしまいますよね。

指導というのは「人」対「人」なので、管理職が「今伝えたい」と思った瞬間にできなければ効果が薄れてしまいます。この指導タイミングの遅れは、長年改善したくてもできない大きな課題でした。

Q. そうした中で、HRBrainの導入を検討されたきっかけや選定いただいた決め手について教えてください。

樋渡様：
以前はこのようなシステムは費用が高いイメージから遠ざけていたのですが、ちょうど限界を感じていた時期にHRBrainから提案をいただきました。プレゼンを聞いたときは「これこそ求めていたものだ！」と感じました。

他社システムとも比較しましたが、決め手は「人事台帳」をクラウド上で完璧に一元化できること。そして何より、営業担当の方をはじめ、スタッフのみなさんが「最後まで責任を持って伴走し、構築まで手厚くサポートします」と言ってくださった信頼感が大きかったです。

合併準備で多忙を極めていたため、自組織だけでの構築は不可能であり、伴走サポートの存在が決定打となりました。また、HRBrainの導入を検討されていた県内の他JAの担当者様から「絶対HRBrainを入れたほうがいい」と強く勧められていたことも後押しになりました。

Q. 大規模な合併と並行しながら導入の承認を得るプロセスはいかがでしたか？

樋渡様：
当時の合併事務局長（現管理部副部長）が強力なパートナーとなってくれました。彼もプレゼンを聞いて確信を持ち、事業計画書に「HRBrainを導入する」と明記して合併1年前からの先行導入と軸作りを推進してくれたんです。

提案時には、単なる評価効率化ツールではなく「全職員の情報が集約される人事台帳機能（カスタムプロファイル）が根幹である」と明確に提示できたことが大きかったですね。

従来の台帳フォーマットをそのままクラウド上で再現し、旧JAのバラバラなデータを解決できる具体案を示せたことで、役員陣の理解をスムーズに得ることができました。

 「顔が見える組織」で現場が活性化し、残業時間も大幅に削減。

Q. HRBrainを導入されたことで、評価業務や人事業務の効率はどのように変化しましたか？

樋渡様：
作業のスピードと効率は劇的に変わりました。画面上で集計が一気に完了するため、手入力や電卓によるチェック、印刷作業が完全になくなりました。データはCSV等でダウンロードして加工するのも容易です。

紙のファイルで金庫が占領されることもなくなり、印刷コストや人件費も削減されました。私自身の評価時期の負担も大幅に軽くなりましたね。県内の他JAの会議でも「絶対に入れたほうがいい」と推奨しているほどです。

さらに、人事台帳に関わる残業時間も激減しました。以前はデータをPDF化して各支店長宛てにメール送信する作業に途方もない時間を費やしていましたが、導入後は4月の新年度開始時点で異動情報が反映された最新台帳が即座に共有されます。従来7〜8月までかかっていた共有が4月頭に完了するようになり、担当者の残業ゼロと大幅なスピードアップを達成しました。

Q. 現場や役員の方々からは、具体的にどのような反響がありましたか？

樋渡様：
特に好評だったのが顔写真付きの「組織図ツリー」です。合併直後は、旧JA同士で職員の顔と名前が一致しないことが大きな悩みで、電話をかける際も心理的な壁がありました。

ですが、組織図を開けば全職員の顔写真や所属、経歴がひと目で分かります。相手の顔を思い浮かべながら話ができ、訪問時も「この前はお世話になりました」とスムーズに対話に入れます。現場からは「非常に仕事がしやすくなった」と大好評で、役員陣からも「顔写真が見えることで職員の理解が格段に深まった」という嬉しいお声をかけていただきました。

Q. 導入初期、現場や年配の職員様からのシステムに対する抵抗感はありませんでしたか？

樋渡様：
当初は年配職員を中心に抵抗感もありましたね。そこで私たちは、人事教育課の職員で各拠点を手分けして訪問し、ログイン方法や操作手順を手取り足取り直接教え込むフォローを行いました。

一度操作を覚えてしまえば自然と慣れていくもので、顔写真付き組織図が見られるようになると、「あの人は今あの支店にいるのか」と興味を持って積極的に触るようになり、抵抗感はあっという間に解消されました。HRBrain提供のマニュアルも活用し、スムーズに定着させることができました。

Q. 人材配置（人事異動）の業務でもHRBrainを活用されたとのことですが、どのような効果がありましたか？

樋渡様：
4月の人事異動での活用は非常に画期的でした。従来は巨大なExcelで名前を入れ替えるだけで、顔も分からず住所などの詳細データも確認しづらい状態でした。

「人材配置」では、画面上に顔写真・等級・役職、そして当組合で重要な「自宅住所」を並べて表示できます。広域な11市町を抱える当組合では通勤距離に配慮した配置が不可欠ですが、住所と顔写真を同時に確認しながらシミュレーションできるため配置の精度が格段に上がりました。

直感的に操作でき、何パターンもの案を比較できますし、会議ではiPad投影やテレビ画面への出力を行い全員で画面を見ながら検討できるので、役員陣からも「非常にやりやすい」と高評価を得ています。

Q. アンケート機能など、その他の面で得られた成果について教えてください。

樋渡様：
職員の異動希望や悩み事を汲み取る毎年恒例の「自己申告書」を、従来の紙・OCR読み取りから「アンケート機能」へ切り替えました。以前はOCR読み取りと修正に多大な時間をかけていましたが、Webアンケート化により回答と同時に自動集計されたことで、そういった作業が一切不要となりました。サクサク回答できるため本音が集まりやすくなり、抽出データを理事会前の委員会へ迅速に提出できるようになっています。

また、過去に職員の緊急連絡先の更新が届き出ておらず混乱した経験から、アンケート機能を活用して全職員へ緊急連絡先の登録を一斉依頼しました。万が一の事態に備えた労務管理や安全性の向上にも大きく貢献しています。

目標管理で育まれた「自走」の風土。本業に注力し、さらなる成長を。

Q. 今後、HRBrainを活用してどのような組織づくりや人事戦略を進めていきたいですか？

樋渡様：
最優先の課題は、旧3JAの現場における評価制度の定着と精度の向上です。旧3JAの職員にとっては通年での評価運用は今年度が実質初めてとなるため、常に評価シートを確認できる環境を活用してもらいたいと考えています。

HRBrainであれば365日いつでも目標管理シートを開くことができます。考課者研修でも「1〜2ヶ月に一度は目標シートを開き、部下の目標を振り返って日常の指導や行動管理に活かしてほしい」と伝えました。日常的にデータを見て指導を行うことで、管理職自身のマネジメント力も高まりますからね。

評価の精度が向上した先には、360度評価の導入や健康管理データの統合、組織分析など、より高度なタレントマネジメントへ展開していきたいです。

Q. 評価制度の定着に向けたインフラ整備や組織改革への想いについてお聞かせください。

樋渡様：
旧JAの一部拠点では、一人1台のパソコン環境が整っておらず、「時間を決めないと使用できない」という課題がありました。ですが、HRBrain導入等により問題が明確化したので、現在は少しずつパソコン増設等の環境整備を進めております。

そうした環境を整え、目標を常に意識して振り返るサイクルを回すことで、職員一人ひとりの自主性と目標達成意識が高まります。日常的な行動管理を通じて、管理職も職員も成長できる基盤ができたと実感しています。

職員の成長は、お客様対応や事業実績の向上に確実に結びつきます。コツコツと着実に組織全体の成果につながることを期待し、今後もHRBrainを軸とした組織改革を推進していきます。

Q. 最後に、導入を検討されている全国のJA様や他企業のご担当者様へ、メッセージをお願いします。

樋渡様：
HRBrainは単なる評価ツールではなく、人事台帳の一元化・顔が見える組織図・Webアンケート・直感的な人材配置など、組織が抱える課題に直結する様々な機能を備えたプラットフォームです。

導入にあたっては、自組織の悩みをすべて洗い出し、そのままHRBrainに相談することをお勧めします。専門の担当の方が親身になって建設的な解決策を提示してくださいます。

費用の面で悩まれる方も多いかと思いますが、導入時に「職員一人の人件費や削減できる作業時間を考えれば費用対効果は高いです」というお話があって。導入後の今、ここまでの成果を振り返っても、まさにその言葉通りでしたね。HRBrainは「職員1人分以上の働き」を完璧にこなしてくれています。

人件費や印刷コストを削減し、浮いた時間を採用や教育、組合員様へのサービス向上といった本質的な業務へ振り向けられるようになります。特に、合併を控えたJA様や多拠点での管理に悩む組織にとって、課題解決のスピードを劇的に早める強力なツールになりますので、ぜひ導入をお勧めしたいです。