評価の進捗管理・シート回収作業が8割減少！ HRBrainで人事評価の運用を効率化したその秘訣とは？

人事評価の運用が煩雑でシート回収に1ヶ月かかっていた

ーまずは御校と戸塚様のお役割について紹介をお願いいたします。

戸塚さま： 駒澤大学は東京都世田谷区にある、約14,500人が7学部、9大学院研究科で学んでいる総合大学です。「仏教」の教えと「禅」の精神を建学の理念とし、開校から130年以上、前身に遡れば420年以上の歴史を有しています。

学校法人としては駒澤大学の他に、高等学校を2校(駒澤大学高等学校・駒澤大学附属苫小牧高等学校)設置しております。

私の役割としては、人事部に所属し職員の人事評価をメインに、労務管理、新卒採用と研修を担当しています。

ーHRBrain導入にいたる背景やきっかけがあればお聞かせください。

戸塚さま： 人事評価制度をしっかり構築して運用していく為に、以前にコンサルティング会社に入っていただいた経緯があります。

構築した評価制度を元に、エクセルで作成した評価シートで運用していました。

わかりやすい評価シートではあったのですが、計算式等のメンテナンスが簡単にできなかったり、特にシートの回収や記入のチェック・差し戻し等の作業が煩雑で、1ヶ月程かかってしまっていたので、「これをシステム化して効率的にできないか」と感じたことがきっかけですね。

そこから人事評価のシステムを検索で調べていく中で、様々な特徴や機能を持ったサービスがありましたが、自身も現場も使いやすくスムーズに移行して運用する為には、 人事評価に特化したシステムであった方が良いと思い、たどり着いたのがHRBrain でした。

デモを見て ” 他のサービスと違う ” とすぐ感じた

ーありがとうございます。そのような中でHRBrainをお選びいただいた理由があればお聞かせいただけますか？

戸塚さま： HRBrainさんとコンタクトをとり、 デモを発行いただき見てみた時に、一目で他のサービスと違うなと感じましたね。

たしかに他の評価システムでもドラッグ&ドロップでシートを再現したりと様々な機能があったりしましたが、正直あまり見た目がキレイではなく、これだったらエクセルのシートでも良いのでは・・と他社サービスでは感じることがありました。

HRBrainは非常にUI（ユーザーインターフェイス）がよく、私も現場も使いやすそうな印象を受けましたし、評価シートのテンプレートもあるので、自社の評価シートも簡単に再現できスムーズに移行できそうだなと感じました。

私自身が人事部に異動してくる前の部署で、学生が履修の登録や大学からのお知らせ等を確認するシステムのリプレイスを担当したことがあったのですが、その時にしっかり運用できるように学生にとって「使いやすい・見やすいシステム」というところにこだわっていました。

私が今、人事部として評価システムの選定をする際にもやはり「使いやすい・見やすい」は重要なポイントになっており、 HRBrainは総じて印象がよかったです。

評価シートの進捗管理・回収作業は8割も削減！

ーこれまではどのような評価の運用をされていましたか？

戸塚さま： 元々、本学では期首の目標設定、中間評価・期末評価と合計3回、評価シートをグループウェアを通して回収していました。

グループウェアを通しての回収は煩雑な作業になりがちで、しっかり評価シートが記入されているかや、データにエラーがないかの確認、またグループごとにフォルダを作成してZIP化してアップしたり、ファイル名が正しいかチェックして間違っていたら都度修正のお願いをしたりなど・・・

エクセルの評価シートが200枚以上あるのでかなり多くの時間がかかっていましたね。

ー実際にHRBrainで人事評価をクラウド運用してみていかがでしょうか？

戸塚さま： HRBrainだと、そもそも概念が違うというか、すべてクラウドで完結しますし、評価シートの提出もボタン一つで完了するので、 私が以前行っていた進捗管理やシート回収の作業は8割ほど削減されている実感がありますね。

実際に評価シートを回収するのは私だけではなく、各部署の課長や部長も同様に部下から回収するのですが、 HRBrainになったことによって現場の作業負担も軽減できていますし、 実際のデータだとメールの誤送信や紛失などのリスクがありますが、そういった面でも評価に関わる職員すべてがHRBrainで完結するのも良いです。

あとは、リアルタイムで進捗が確認できることが本当にありがたいです。

人事評価制度がしっかりとワークしているかどうか確認ができなかった課題もあった中で、
HRBrainから進捗を一目で確認できるのは、しっかりと評価制度がワークしているかを確認する為にもかなり役立っています。

効率的に評価制度をワークさせる為にHRBrainでクラウド運用

ー現在、他のクラウドやシステムとはどのような使い分けをされているのでしょうか？

戸塚さま： 本学では現在、人事労務に関わる各領域で、社員マスタ・ワークフロー・勤怠 / 労務 / 給与管理はクラウドやシステムを導入して運用しています。

一方で人事評価に関してはエクセルを活用した運用になっていたので、そこの部分はHRBrainで効率的にクラウド運用しています。

ー御校の今後の展望があればお聞かせいただけますか？

戸塚さま： まずはHRBrainで人事評価をしっかり運用することですね。

またこれからは、やはり職員の心理的安全性を担保する組織を作っていきたいです。

現状が窮屈な訳ではないですが、世代や立場を問わず意見を素直にお互い受け入れて、仕事ができる環境というのを作っていきたいと考えています。

ー最後に、一言でいうとHRBrainは御校にとって、どのような存在ですか？

戸塚さま： 一言でいうと、HRBrainはその名の如く人事に寄り添ってくれる「Brain(脳)」ですかね！

ーありがとうございます。今後もHRBrainでしっかり人事評価が運用できるようにサポートさせていただきますので、引き続きよろしくお願いいたします！