旧システムのUI/UXと操作性が壁に。全社に蓄積していた「使いづらさ」のストレス

Q. まずは、御社の会社概要と事業内容について詳しく教えてください。

岡田様：
当社は、「ポーラ」ブランドを展開する化粧品メーカーです。スキンケア製品やメイク用品の企画・開発から、製造、販売までを一貫して手掛けております。

ビジネスモデルの特徴としては、卸売りを中心とするのではなく、お客様と直接つながる「直販モデル」を軸に展開している点にあります。全国のエステサロンや、百貨店のプレステージストア、自社ECサイトなどを通じて、お客様一人ひとりと直接カウンセリングを行いながら、最適なプロダクトやサービスをご提案しています。従業員数は全社で約1,300名となります。

Q. システムを導入される前に抱えられていた、当初の人事課題について教えてください。

岡田様：
事業成長において最も重要なのは「人のリソースを最大化すること」だと考えていました。従業員一人ひとりの可能性や能力を最大限引き出すには、個々の強みを正確に把握し、適切な配置や評価、プロジェクトへのアサインメントを計画的に行う必要がありました。そのためには、従業員にまつわるあらゆるデータを一元的に把握・分析し、具体的な育成や配置に落とし込む本格的なタレントマネジメントの実践が不可欠でした。

しかし、当時の状況を振り返ると、データ自体は存在しているものの、まったく一元管理ができていませんでした。評価データは特定のフォルダーのExcel、報酬データはまた別の場所、キャリア志向や評価に現れない個々の強み等の定性情報も、それぞれ異なるファイルに保管され、担当者ごとにデータが散在していたのです。

そのため、必要なデータを抽出するたびにExcel関数を駆使して結合・加工する作業が発生しており、目指していたスピーディーなタレントマネジメントなど到底望めない状態でした。まずはすべてのデータを一元管理し、HR戦略に必要な分析や活用をスムーズに行える基盤を作るため、システムの検討を開始しました。

Q. その課題を解決するために、以前は他のシステムを導入・運用されたそうですが、その中で新たに直面した課題について教えてください。

岡田様：
データの一元管理という当初の目的自体は、システムの導入によって達成でき、社内に散在していたデータを集約・管理する体制は整いました。しかし、集計や分析、データ抽出といった実際の活用フェーズに入ると、システム全体のUIやUXにおける課題が浮き彫りになりました。直感的な操作が難しく、人事施策に必要な画面を作成するのに専門的なノウハウが求められたり、カスタマイズがしにくかったりと、作業に時間がかかってしまう点がストレスになっていたのです。

HR部門だけが使用するシステムであれば、まだ許容できたかもしれません。しかし、タレントマネジメントを推進するにつれて、経営陣が直接データを抽出したり、現場のマネジメント層も日常的に活用したりと、利用範囲は全社へと広がっていきました。

特に当時は、全社的に目標設定と評価のPDCAを強化していた時期で、その運用も同じシステム内で行っていました。活用が進み、アクセスする人数や利用頻度が増えるにつれ、画面の使いづらさやちょっとした操作のしづらさによるストレスも全社規模で蓄積されていきました。結果として、ツールの使いづらさがHR施策や評価運用の実行そのものを阻害し、従業員の負担となってしまう大きな課題に直面しました。「現場にこれ以上の負荷をかけられない」と感じ、より操作性が高く、ストレスなく運用できる新たなシステムへの移行を決意しました。

Q. 新たなシステムとしてHRBrainを選ばれた決め手や、期待されていたことについて教えてください。

岡田様：
選定にあたって一番解決したかったのは、やはり日々の操作性や使い心地の改善でした。数多くのシステムを比較すると、機能の豊富さや分析力の高さなどそれぞれに強みがありましたが、私たちが探していたのは高機能なだけでなく、「現場や経営層がいかにストレスなく直感的に使えるか」という使い勝手の良いシステムでした。比較検討を重ねる中で出会ったHRBrainは、まさにその課題を解決してくれるものでした。

また、当社の目標設定や評価運用ではテキスト入力が多いのですが、HRBrainの入力欄はまるでExcelを操作しているかのようにスムーズで、視認性にも優れていました。他社にはない優れた操作性とユーザーファーストな使い心地こそが、HRBrainを採用する大きな決め手となりました。

塚田様：
評価者の利便性が大幅に向上すると非常に高い期待を感じました。以前から評価者より「過去の評価内容や目標設定を一覧で確認しながら入力したい」という要望があり課題として認識していたのですが、HRBrainはまさにその通りの画面構成ができ、当社のニーズに合致していました。

さらに管理者側としても、機能が洗練されて絞り込まれているため、準備工数を大きく削減できました。毎月のメンテナンス作業においても、直感的なUIのおかげで迷わず操作でき助かっています。

Q. カスタマーサポートの対応はいかがでしょうか。

塚田様：
サポートの手厚さが非常にありがたいです。今回、スケジュールに余裕がない中での導入でしたが、定期的なミーティングで進捗確認や疑問点の解消をこまめに行っていただきました。

それだけでなく、担当者の方が私たちと同じ目線に立って作業を分担し、データ登録や評価シート作成まで直接サポートしてくださったおかげで、不安なくスムーズに準備を進めることができました。

労務業務作業期間が2週間から3日へ激減。HRチームの「脱・属人化」を実現

Q. HRBrain導入後の具体的な取り組みや、運用の工夫について教えてください。

塚田様：
導入にあたっては、まず「社員名簿」機能への全社データの集約から着手しました。当社では主に人事評価機能を活用しているため、自社独自のフォーマットに合わせて柔軟に設定できる「カスタマイズシート」を用いて、評価シートの構築を進めました。

この構築のプロセスでも、カスタマーサポートの方に多大なご協力をいただいたほか、チャットサポートも充実しているため、疑問点をその場で解決しながら作業を進めることができました。また、全社展開の前には念入りな操作テストを実施し、評価入力から次のプロセスへの連動までを確実に検証できたことで、万全の態勢で本番運用を開始できました。

現場への展開時には、マニュアルテンプレートを自社用にアレンジしたほか、簡単な操作説明動画を自作して全社に配信しました。動画を用意したことで、従業員も抵抗感なくシステムを使えるようになったと感じています。

Q. 評価機能のほかに、追加で活用されている機能やその効果についてはいかがでしょうか。

塚田様：
評価機能に加えて、「アンケート機能」と「労務管理機能」を活用しています。

アンケート機能に関しては、以前のシステムでも社内アンケートの配信・集計を行っていたのですが、HRBrainでも同様の運用を行っています。評価機能と同じく操作画面が非常にシンプルであるため、従業員側もスムーズに回答してくれており、今後も継続して活用していく予定です。

そして、特に大きな効果を実感しているのが労務管理機能です。当社では従業員への「処遇通知書（※）」の配信にこの機能を活用しています。以前は、担当者がExcelで一人ひとりの通知書を作成・PDF化し、1通ずつメールで送信するという膨大な作業を行っていました。確認作業も含めると、完了までに約2週間という時間を費やしていたんです。

それがHRBrainの労務管理機能を導入したことで、社員名簿にデータさえ登録しておけば、システム上で一括配信できるようになりました。その結果、これまで2週間かかっていた業務がわずか3日程度で完了するようになり、劇的な工数削減を達成することができました。

Q. 現場・管理者からの反響について詳しく教えてください。

塚田様：
現場からは「すごく使いやすくなった」というポジティブな声が多く届いています。以前のシステムで上がっていた使いづらさに対する不満は一切聞かなくなり、この半年間で全社的に使い勝手の良さを実感してもらえていると感じています。

具体的には、当社の評価会議では目標内容や評価結果を一覧で確認しながら議論するのですが、その際の準備工数が大幅に削減されました。以前のシステムでは、データをExcelに出力した際に1人のデータが複数行に分かれてしまうため、会議のためにデータを加工する必要がありました。しかし、HRBrainでは、出力したExcelデータがそのまま会議で使えるレイアウトなので、繁忙期における準備負担が大きく軽減されました。

Q. 導入前に抱えていた課題の解決状況はいかがでしょうか。

塚田様：
運用開始からまだ1サイクル目ですので道半ばではありますが、シンプルで直感的に操作できる点が、現場はもちろん管理者にとっても非常に扱いやすいと実感しています。

特に大きいのは、HRチーム内における管理運用の変化です。以前は特定の担当者一人がシステムの仕様を熟知しており、従業員からの問い合わせにもその担当者を通さなければ解決できず、回答までに時間を要していました。

それがHRBrain導入後は、1〜2回触れば誰でも扱えるため属人化が解消され、現在は3名体制で問い合わせに対応できる環境が整いました。従業員からの問い合わせに対して円滑かつ迅速にレスポンスを返せるようになったことは、社内コミュニケーションの質を高める上でも大きな成果だと捉えています。

また、データ移行作業にあたり、チームの60代のメンバーに1〜2時間ほどの基本的な操作レクチャーを行っただけで、その後は一切の手助けなしでシート作成からデータ移行までを完璧にやり遂げてくださったのです。世代を問わず、短時間のレクチャーで使いこなせる操作性の高さは、業務の属人化を防ぐという意味でも、非常に価値が高いと感じています。

定性データとAIの活用で高度な組織づくりへ。必要な領域から段階的に進める人事DX

Q. 今後の展望として、HRBrainを活用して実現したい組織像について教えてください。

岡田様：
タレントマネジメントや目標評価の取り組みは、今後さらに深化させていきたいと考えています。HRBrainの使いやすさと優れた操作性があれば、社内での活用今後一層広がっていくと確信しています。

具体的な構想としては、数値化された評価には現れない「従業員の定性情報」もシステム内に集約していきたいと考えています。チームを支える貢献や、1on1で交わされる対話内容など、プライバシーに十分配慮したうえでデータとして蓄積していきたいと考えています。

そうして蓄積された定性データを活用し、より精度の高い配置、次世代の育成やサクセッションプラン、さらにはメンバー同士や上司部下の相性・関係性を考慮した最適なチームメイキングといった、高度なマネジメントに活かしていきたいです。

また、そこまでデータが膨大になると、将来的なAI活用は不可欠になると考えています。AIを有効活用できるかどうかは、「どれだけ質の高いデータを蓄積できるか」にかかっています。直近の1年間は、AI活用を見据えたデータベースの構築と整備を、HRBrainをパートナーとして強力に加速させていきたいと考えています。

Q. 最後に、HRBrainはどのような企業にお勧めか、メッセージをお願いします。

岡田様：
まず、既存システムの使い心地やUI/UXに課題を感じており、現場の利用体験を劇的に改善したいと考えている企業様には、間違いなくHRBrainをお勧めできます。画面構成を柔軟にカスタマイズできますし、何よりHRBrainの担当者が同じ目線に立って親身に伴走してくれるため、導入や設定にかかる負荷を大幅に軽減できます。

また、豊富な機能がありながら、自社に必要な機能だけを必要なタイミングで選んで始められる点も大きな魅力です。最初から過剰な機能を抱え込むことなく、必要な領域からスモールスタートを切ることができるため、費用対効果を最大化しやすいと感じています。

「まずは自分たちに必要な領域から段階的にタレントマネジメントを始めたい」と考えている企業様にとっても、一度お話を聞いてみる価値が高いサービスだと確信しています。