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組織サーベイにおすすめのツールを紹介!実施メリットやポイントも

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組織サーベイにおすすめのツールを紹介!実施メリットやポイントも

目次

    本記事の内容は作成日または更新日現在のものです。本記事の作成日または更新日以後に、本記事で紹介している商品・サービス・企業・法令の内容が変更されている場合がございます。

    組織サーベイとは

    組織サーベイとは、組織や個人の状態を把握するために行う調査のことを指します。企業の課題・魅力度・従業員のコンディション・やる気・ストレス度合いなど、普段目に見えにくいさまざまなことを定量的に可視化することができます。一般的によく知られているサーベイとしては、「従業員エンゲージメント調査」「従業員満足度調査」「ストレスチェック」などが挙げられます。

    近年、採用市場における競争が激化していることもあり、「優秀人材の流出防止」や「新たな優秀人材の獲得」は、どの企業にとっても極めて重要な課題となっています。勘や思いつきで施策を講じても時間と労力のムダになるだけでなく、「従業員の離職」という致命的なダメージとなるケースもあるため、「組織サーベイを活用して効率良く課題解決を行いたい」という企業が増えてきているのです。

    この記事では、組織サーベイのメリット・実施頻度・おすすめのツールなどについて、網羅的に解説していきます。「組織サーベイのメリットがいまいちよく分からない」「効果的に組織サーベイができるツールを知りたい」という方は、ぜひ参考にしてみてください。

    組織サーベイでわかること

    前述した通り、従業員エンゲージメント調査や従業員満足度調査、ストレスチェックといった組織サーベイを実施することで、組織の状態を定量的に把握することが可能です。それでは、具体的に各調査によってどのようなことを把握することができるのでしょうか。ここでは、各調査が「どのようなことを知りたい時に役立つのか」について、解説していきたいと思います。

    従業員エンゲージメント調査

    従業員エンゲージメント調査では、会社への愛着度合いや、貢献意欲の度合いを測ることができます。「待遇以外のどこに魅力を感じているか」「企業理念にどれくらい共感できているか」といった、会社そのもの・仕事内容そのものに関する設問が多いため、企業としての魅力や、従業員との信頼関係がどれくらい築けているのかを知ることができます。

    多くの従業員が、仕事に対して使命感や働きがいを感じている企業は、人材定着率や生産性が高いことも判明しており、近年では「組織としての魅力度」を高めるために、エンゲージメントサーベイを活用する企業が増えてきています。

    ▽従業員エンゲージメントについて、さらに詳しく知りたい方はこちらもご確認ください。

    従業員満足度調査

    従業員満足度調査では、職場環境や人間関係、福利厚生や給与といった、制度や処遇に対する満足度を測ることが可能です。前述した「エンゲージメント調査」よりも優先順位が低いように思われがちですが、「やりがい」や「使命感」を感じながら働いてもらうためには、給与やワークライフバランスといった「労働条件」を整えることも重要です。

    「エンゲージメントの向上施策を実施したのに期待した効果が得られていない」という場合は、そもそも労働条件の満足度が低く、本来のパフォーマンスを発揮できる状況ではないという可能性も考えられます。職場環境や給与条件の整備を行わずに、従業員にエンゲージメントだけ求めても、離職率の低下や生産性の向上は見込めないため、まずは満足度調査で、エンゲージメントを高める土壌が整っているかを確認するのも良いでしょう。

    ▽従業員満足度について、さらに詳しく知りたい方はこちらもご確認ください。

    ストレスチェック

    ストレスチェックでは、業務量や職場の人間関係に関するストレス度合いを測ることができます。従業員数が50名以上の企業を対象に、2015年に実施が義務化され、それ以来広く認知されるようになった調査でもあります。従業員ひとりひとりのストレス状況や精神状態を把握する際に役立てることができ、定期的に実施することで、症状が重くなる前に対象者のケアを行うことが可能です。業務量に関するストレスであれば業務配分の見直し、人間関係におけるストレスであれば人事異動の検討やチームの再編成といった対策が考えられますが、ある特定の従業員だけに着目してしまうと、組織としてのバランスが崩れてしまう恐れもあるため注意が必要です。

    ▽ストレスチェックについて、さらに詳しく知りたい方はこちらもご確認ください。

    組織サーベイを活用するメリット

    組織の状態を把握するのに役立つ「組織サーベイ」ですが、活用することで具体的にどのようなメリットが得られるのでしょうか。ここでは、組織サーベイを上手く活用することで得られる3つのメリットについて紹介していきます。サーベイの実施に迷っている方は、ぜひチェックしてみてください。

    的確な改善策の立案⇒モチベーションUP

    組織サーベイを実施することで、定量的なデータを取得することができます。感覚に任せたり、雰囲気に流されたりすることなく、課題や改善策を抽出することができる点はメリットと言えるでしょう。また、「多くの人が改善を望んでいること」や「想定より評価が低かった項目」などが一度に可視化されることで、改善項目の優先順位がつけやすくなり、ムダなく効率的にPDCAサイクルを回せる点もメリットになるでしょう。

    課題に対して的確な対応策を講じることができると、従業員の満足度も高まります。従業員の満足度が高まると、生産性やモチベーションの向上にもつながるため、「満足度やエンゲージメントが低いのに、原因がわからない」という場合は、組織サーベイの活用がおすすめです。

    従業員の状態チェック⇒離職率の低下

    定期的なストレス・コンディションチェックの実施は、業務負担やメンタル不調の早期発見につながり、状況が悪化する前に面談などの措置をとることができるため、突発的な離職を防ぐことができます。最近ではリモートワークが普及したこともあり、従業員同士で顔を合わせる機会が減ってきています。「余計な気を使わなくて済むようになった」「人間関係で悩まずに済む」といった声がある一方で、「相手の感情が読み取れず不安」「孤立・孤独感を感じる」といった声もあります。オフィスで顔を合わせる機会が減ると、ひとりひとりのコンディションやストレス度合いを把握することが難しくなる傾向にありますが、最近では、どこにいても組織サーベイが簡単に行えるクラウドツールも普及してきています。上手く活用することで、従業員の不安払拭につなげることができるでしょう。

    企業イメージの向上⇒組織の成長

    前述したように、組織サーベイによって改善点を洗い出し、ひとつずつ対応を積み重ねていくと、モチベーションの向上や離職率の改善につながるといったメリットがあります。そして、従業員のモチベーションが高く離職率の低い会社は、社外からの印象も良くなるため、企業イメージの向上にもつなげることができるでしょう。また、人材の生産性と定着率が高まることで、人件費や採用コスト、育成コストの削減にもつながり、その分さらに強化したい事業への投資も可能になる点は、メリットと言えるのではないでしょうか。

    組織サーベイの実施頻度

    組織サーベイの実施頻度は大きく分けて2パターンに分かれています。こまめに実施する「パルスサーベイ」と、期間をあけて実施する「センサス」です。ここでは、この2つのパターンの特徴について紹介していきます。

    パルスサーベイ

    10問程度の簡易的な質問を、日ごと・週ごと・月ごとといったこまめな頻度で実施するのが「パルスサーベイ」です。従業員のコンディションや改善策の進捗度合い、それに対する従業員の反応など、日々変化が生じやすいものについてリアルタイムで観察・対応したい場合におすすめです。その都度従業員に回答を促して集計するという手間はありますが、細かい変化や問題にも気付きやすく、必要に応じてすぐに面談などの対応をとることができるメリットがあります。

    ▽パルスサーベイについて、さらに詳しく知りたい方はこちらもご確認ください。

    センサス

    50〜100問以上の質問を、半年または年に1回といったペースで実施するのが「センサス」です。ボリュームが多く設問範囲も広いため、網羅的なサーベイを実施したいときに適していると言えます。ある特定の項目についてさまざまな角度から質問を投げかけることで、より多角的なデータを収集することができ、課題の本質に近づきやすいというメリットがあります。ただし、設問が多すぎて回答者の集中力が続かず正確な回答が得られない、集計や分析に時間がかかりベストなタイミングで改善策を打ち出せない、といった恐れもあるので注意が必要です。

    組織サーベイを実施するときのポイント

    組織サーベイによって課題を洗い出すということはとても重要ですが、実施するだけで簡単に課題が浮彫りになるわけではありません。ここでは組織サーベイを実施するときに気を付けておきたいポイントについて紹介します。

    課題を洗い出して設問を策定する

    サーベイを実施する前に、現時点で「課題」だと感じていることを洗い出しておきましょう。ある程度課題が可視化されることで、調査目的が明確になり、質問設計もしやすくなるでしょう。

    なお、各項目について同じ設問数にする必要はありません。より細やかな原因追及が必要だと思う項目には質問数を多めに、明らかに上手く機能していると思う項目には質問数を少なめに設定するなど、工夫すると良いでしょう。また、あらかじめ各設問に対して想定値を設定しておくと、集計・分析の際に想定値とのギャップを測ることができます。実施側と回答者側で「認識のズレ」が生じていないかどうか確認することができるのでおすすめです。

    調査目的をしっかり伝える

    対象者にしっかりと調査目的を伝えることも、回答協力を得るための重要なポイントになります。組織サーベイでは、ただ全員分の回答を集めればいいのではなく、本音の回答を引き出す必要があります。本音の回答でなければ、的確に課題を抽出することはできず、改善策を打ち出すことも難しいからです。回答期日や回答方法だけでなく、「サーベイの結果をどういうことに活かしたいのか」「サーベイの実施に至った経緯」などを示し、調査の重要性についてしっかり理解してもらうことが大切です。

    結果分析とフィードバックを行う

    サーベイの集計が完了したらそのままにせず、必ず分析とフィードバックを行うようにしましょう。よくありがちなのが、実施者側ですべて完結してしまい、回答者側に結果が開示されないということです。サーベイを実施したまま放置すると、「せっかく回答に協力したのに・・・」「やっぱりあれは単なる思いつきだったのか・・・」など、従業員の大きな不満につながる恐れがあり、次回の実施にも悪影響を及ぼす可能性があるため注意しましょう。

    たとえ「結果が思わしくない」「改善が難しい」といった状況だったとしても、その結果を受けて感じたことや、長期的な視点でどのようにしていきたいかなど、現時点での率直な印象や考えを伝えることが大切です。

    定期的に実施し、改善具合を振り返る

    組織サーベイは「実施当時」の組織の状態を測るものであるため、継続的に実施して改善状況を観察したり、新たな課題が発生していないかどうか確認したりすると良いでしょう。調査を継続することで、どういった施策が従業員に響きやすく、またどういった施策の効果が低いのかといったことが見えてくるはずです。

    ▽組織サーベイの成功ポイントについてはこちらもご確認ください。

    組織サーベイにおすすめなツールを紹介!

    以前までは、紙やエクセルで調査表を作成し組織サーベイを実施する企業が多い傾向にありましたが、近年では簡単に組織サーベイを実施できるクラウドシステムなども普及してきています。転記・集計・分析の手間を大幅に割くことができ、継続的に実施しやすい仕様になっているので、ぜひ活用してみてはいかがでしょうか。ここでは、その中でもおすすめのツールを紹介したいと思います。

    HRBrain

    HRBrainが提供する「EX Intelligence」は、従業員エクスペリエンスに着目した、クラウド型サービスです。

    組織サーベイの設計や実施にとどまらず、あらゆるデータ軸をかけあわせた精度の高い分析を行うことができるため、離職原因の分析や、エンゲージメントの向上に役立てることができます。また、人事コンサルタント・カスタマーサクセス・EXデータアナリストといった、人事領域のスペシャリストたちによる万全のサポート体制も用意されているため、「組織サーベイをはじめて実施する」「集めたデータからどのように改善施策を導き出せばいいか分からない」という方にはおすすめです。

    MotifyHR

    MotifyHRは、エンゲージメントの向上やコミュニケーション活性化の実現をサポートするHRシステムです。「働きがい」に関するパルスサーベイを配信する機能は、リアルタイムでエンゲージメントや離職兆候を把握するのに役立てることができ、知らず知らずのうちに従業員が退職してしまうという事象を防ぐことができます。5つの基本機能が使用できる「スタンダードプラン」に、「エンゲージメントプラン」「オンボーディングプラン」「OKR・1on1プラン」などを追加でカスタマイズすることが可能で、自社の課題に合った機能を揃えることができるようになっています。

    wevox

    wevoxは、豊富なデータ解析機能が特徴的な組織改善ツールです。簡単な操作で部署やポジションごとの課題を洗い出すことができ、「バランス分析機能」では、近しい業種・従業員規模と比較したときの自社の「偏差値」を割り出すことが可能です。サーベイ・分析機能の料金は一人当たり300円となっており、「メンタルヘルス予防機能」や「セキュリティ強化機能」もオプションで追加することが可能です。

    Geppo

    Geppoは、パルスサーベイとセンサスを組み合わせることで組織の課題を可視化し、改善につなげることができるHRツールです。パルスサーベイに関しては、月に1回、3つの質問に関する回答を集めるだけで従業員のコンディション・満足度の把握ができるようになっています。サーベイ実施者にとっても回答者にとっても、最低限の業務負担しかかからないのはメリットと言えるでしょう。通常、質問数が多くなりがちなセンサスにおいても、1回20問というシンプルな設計になっていますが、選び抜かれた質問によって「変化」や「課題」を的確にキャッチできる仕様になっています。

    モチベーションクラウド

    モチベーションクラウドは、国内最大級のデータベースを活用した組織診断・改善が行えるクラウドシステムです。「期待度」と「満足度」を軸とした調査によって、取り組むべき優先課題をわかりやすく可視化し、組織改善に向けて効率良くPDCAを回すことが可能です。また、他社平均と自社のエンゲージメントスコアを比較することもできるため、業界全体で見たときの自社の魅力度や、離職につながる要素をより具体的に分析することも可能です。

    Visual

    Visualは、組織への貢献欲求や信頼度合いを可視化させることができるエンゲージメント調査ツールです。世界基準に沿った12のカテゴリから作成された約50個の設問によって、従業員の不満やコンディションを多角的に調査・分析することが可能です。また、課題に対する具体的なアクションプランについても150パターン用意されており、ツール上で提案を受けることができるようになっています。「改善策の立案で行き詰ってしまう」「より豊富な改善策の中から自社に合ったものを選びたい」という場合はおすすめです。

    ハタラクカルテ

    ハタラクカルテは、現場の意見を回収し改善につなげることができる組織改善ツールです。人材定着に重点をおいたツールとなっており、調査によって割り出した「統計的に人材定着と関係が深い項目」をサーベイに組み込んでいるため、効率良く有用性の高いサーベイを実施できる点がおすすめです。アンケート集計やレポート集計、離職アラートといった基本機能が使える「スタンダードプラン」は、ひとりあたり167円という比較的安価な設定となっている点もポイントです。

    まとめ

    組織サーベイは、組織や個人のタイムリーな状況・状態を可視化することができる手段の一つです。定期的に実施し、改善を重ねることで組織体制の強化にもつながるでしょう。

    以前は調査を行うにも、その都度紙やエクセルで設問表を作成しなければならず、回収・転記・集計・分析にも大幅な時間を割いていましたが、最近ではHR-Techの普及にともない、さまざまなツールが開発されています。自社に合った最適なツールを選び、魅力ある組織づくりの実現に向けて活用していくと良いでしょう。

    HRBrainが提供する「EX Intelligence」は、組織診断・組織改善をサポートするクラウド型システムです。見やすい画面、分かりやすい操作で、設計や分析に手間をかけることなく、カンタンでスピーディな組織サーベイの実施が可能です。「外部機関に頼りきることなく、自社で実施できる組織サーベイツールを探している」「組織サーベイで課題を洗い出し、従業員エクスペリエンスの向上につなげたい」という場合は、是非導入をご検討ください!

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    HR大学 編集部

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