社員管理ソフトとは？具体的な機能や得られるメリットを詳しく解説

人事や労務などの業務に使用する社員情報を、紙やExcelで管理している企業は少なくありません。しかし、こういったやり方に効率の悪さを感じている方もいるのではないでしょうか。

そこで本記事では、社員情報の管理の効率化に有効な社員管理ソフトを紹介します。主な機能や得られるメリットを詳しく解説しているため、ソフトの導入を検討している方はぜひ最後までご覧ください。

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社員管理ソフトとは、従業員情報（人事・労務を中心に、製品によっては勤怠・給与などにも対応）を一元管理できるシステムのことです。氏名や住所といった基本的な情報にくわえ、スキルや目標、面談で話した内容などを紐づけることも可能です。

従来、社員情報の管理は紙やExcelを使う方法が主流でした。近年では、業務効率の改善を目的として社員管理ソフトを導入する企業が増えつつあります。

社員管理ソフトの機能は多岐にわたるため、自社で抱える課題にあわせて必要な機能を見極めることが重要です。ここでは、4つの目的に分類し、社員管理ソフトの機能を紹介します。

• 人事管理

• 労務管理

• 勤怠管理

• 給与管理

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社員管理ソフトは、人事管理を目的として、社員に関する以下のような情報の一元管理が可能です。

• 氏名

• 住所

• 家族構成

• これまでの経歴（キャリア）

• 面談での内容

• 設定した目標および進捗状況

人材に関する情報を管理することを「タレントマネジメント」ともよびます。タレントマネジメントは、社員情報の管理だけでなく、能力開発や離職防止を働きかけるための情報管理にも活用できます。

社員管理ソフトでは、給与額や福利厚生の内容も記録できます。記録した情報を紐づけて、次のような機能も使用できます。

• 入社・退社に必要な書類の作成

• 扶養親族の変更手続き

• 年末調整の書類作成および提出

• 契約書の作成

製品によっては、電子申請に対応し、行政手続きの一部をオンラインで完結できるものもあり、労務の効率化を望む企業にとって有用な機能です。

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勤怠管理は、社員の就労状況を正しく把握するための業務です。正確な勤怠情報を確実に記録するために、以下のような機能が備えられています。

• 出退勤時間の打刻

• 休暇の申請と承認

• 有給休暇の管理

• シフト作成

社員管理ソフト内で勤怠情報を管理することで、勤怠状況の集計や給与計算の自動化が可能です。手作業での管理・計算が必要なくなり、業務の効率化やヒューマンエラーの防止といったメリットが得られます。

社員の給与を支払う際、残業時間や社会保険料を反映させるといった煩雑な作業が必要です。こうした経理担当者の業務負担を軽減する機能が、社員管理ソフトには備わっています。

• 給与計算

• 支払処理

• 給与明細の作成

勤怠管理機能と紐づければ、残業代や休日出勤手当を自動的に反映させることが可能です。法令改正や税率の変更に対応できるものもあり、専門知識や複雑な手続きが必要な業務の工数を削減できます。

前述の通り、社員管理ソフトにはさまざまな機能が搭載されています。人事管理や労務管理などの機能を活用することで、以下のようなメリットが得られます。

• 社員情報を一元管理できる

• 業務の効率化を図れる

• 人事評価の精度が向上する

社員管理ソフトは、社員に関するあらゆる情報を一元管理できます。書類の作成や給与計算のたびに、あれこれと書類を探したり計算したりする必要がなくなります。

また、社員のデータを複数の担当者で共有することも可能です。クラウドに紐づいたシステムであれば、社外でもデータを閲覧できるため、多様な働き方の一助にもなります。

紙やExcelを用いた事務作業も、社員管理ソフトを導入すれば業務効率の大幅な改善が望めます。また、多くの業務が自動化されることで、ヒューマンエラーも発生しにくくなります。

業務効率の改善により生じたリソースをコア業務に充てれば、会社全体の成長促進を図ることも可能です。

社員管理ソフトを導入すれば、人事評価の点数や目標の達成率といった情報が整理され、数字やグラフに落とし込むことも容易になります。

人事評価において、担当者ごとの評価基準のばらつきが問題になっている会社は少なくありません。その点、社員管理ソフトを使えば、複数の担当者での情報共有がしやすくなり、評価基準のばらつきを抑えられます。

また、蓄積されたデータは、的確なフィードバックをするための参考資料としても活用できます。

導入によりさまざまなメリットを期待できる社員管理ソフトですが、いくつかの注意点があります。

• コストが発生する

• 不正アクセスや情報漏洩のリスクが発生する

システムを導入するには、初期費用や月額料金といった金銭的コストがかかります。また、業務プロセスの変更や、操作方法の指導などで生じる人的コストも無視できません。

くわえて、社員情報をシステムで管理する都合上、不正アクセスや情報漏えいのリスクはつきまといます。多くの社員管理ソフトでは堅牢なセキュリティ性能を備えていますが、導入するソフトを選ぶ際は気にかけておきたいところです。

価格とセキュリティ性能を考慮し、安全かつ費用対効果の得られるシステムを導入する必要があります。

導入すべき社員管理ソフトを選ぶ際は、6つのポイントに着目しましょう。

• 自社の社員管理に必要な機能を備えている

• 予算の範囲内で使える

• 外部システムと連携できる

• 直感的に操作できる

• セキュリティ体制が整っている

• 無料デモ（トライアル）で試せる

社員管理ソフトは、製品ごとに備わっている機能が異なります。せっかく社員管理ソフトを導入したのに、必要な機能がなければ効果を得られません。

まずは、自社がもっとも困っている課題を明確にすることが、社員管理ソフト導入のスタートラインです。「事務処理の効率に課題感がある」「人事評価制度を改善したい」など、解決すべき課題を明確にし、必要な機能を備えた社員管理ソフトを選びましょう。

予算の範囲内で、無理なく使い続けられる社員管理ソフトを選ぶことも重要です。導入費用だけではなく、ランニングコストも考慮し、費用対効果の高い製品を選びましょう。

社員管理ソフトの費用は、自社の規模や従業員数といった要素に応じて異なります。まずは社内でいくらまで使うか予算を決め、相見積もりをとったうえで複数の社員管理ソフトを比較してみましょう。

自社でほかのシステムを使用している場合は、既存システムと連携できるかも確認しておきたいポイントです。

既存システムと連携できる社員管理ソフトであれば、ボタンひとつでデータ移行を完了させることも可能です。一方、連携できなければ、過去のデータをすべて手入力するという業務が発生しかねません。

導入した社員管理ソフトは、多くの従業員が操作することになります。操作が難しい社員管理ソフトを導入してしまうと、従業員のなかで情報の入力作業が億劫に感じられてしまい、せっかくの社員管理ソフトが形骸化するかもしれません。

従業員に負担を感じさせないためにも、直感的に操作できる、シンプルな設計の社員管理ソフトを選ぶことが大切です。

前述したとおり、社員管理ソフトには情報漏えいのリスクが伴います。トラブルが起きないように、社員管理ソフトのセキュリティ体制は導入前にチェックしましょう。

社員管理ソフトの使用者を限定できるアクセス制限や多要素認証が備わっていれば、第三者の侵入を防げます。

また、インターネットを介して使用するクラウド型の社員管理ソフトなら、情報を他者から読み取れない形に変換できるデータの暗号化が必要です。

評判のよい社員管理ソフトも、実際に使ってみなければ自社に適しているのかわかりません。できれば、導入する前に使用感は確かめておきたいところです。

一部の社員管理ソフトでは、導入前に使用感を確かめられる「無料デモ（トライアル）」を実施しています。無料デモはUIのわかりやすさや操作感を確かめる絶好の機会です。無料デモがある場合は、ぜひ利用しておきましょう。

HRBrain 無料デモ

社員管理ソフトは、社員に関するあらゆる情報を一元管理し、業務の効率化を図るソフトウェアです。

社員の氏名や住所だけでなく、給与や勤務時間、福利厚生の内容など、人事や労務に関するさまざまなデータが記録されます。また、記録されたデータを活用し、給与明細や各種書類の作成も可能です。

社員管理ソフトは、製品ごとに搭載している機能や価格が異なります。導入する際は、費用対効果を得られるか社内でシミュレーションし、無料デモがある場合はあらかじめ使用感を確かめておきましょう。

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