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社員管理ソフトとは?メリット・機能・導入の際の注意点まとめ

社員管理ソフト

社員管理ソフトとは?メリット・機能・導入の際の注意点まとめ

目次

    この記事では社員管理ソフトのメリット、機能、選ぶ際のポイントについて紹介します。

    社員管理ソフトとは

    社員管理ソフトとは従業員の「氏名」「年齢」「生年月日」「入社年次」から「配属先」「給与」「人事評価」まで、あらゆるデータをまとめたシステム・アプリのことを指します。

    これらの基本項目だけでなく、スキルや面談の履歴などと紐づけることも可能です。

    以前は大企業で構築・導入されてきましたが、近年はマイナンバーカードをきっかけとして、中小企業でも導入が進んでいます。

    社員管理ソフトには、一般的にどのような管理の分野があるのでしょうか。

    一覧で紹介します。

    • 人材管理
    • 労務管理
    • 給与管理
    • 勤怠管理

    それぞれの管理機能について、以下詳しく紹介していきます。

    社員管理ソフトの機能①:人材管理

    人材管理は、人材の育成、従業員の適材適所などを目的とした社員管理のことを指します。人材マネジメント、タレントマネジメントなどと言い換えられることもあります。

    社員情報と人事評価、持っているスキル、面談履歴などの情報がシステム上で結びついており、人事担当者は「特定の条件を満たす従業員の検索が可能」です。

    戦略的な人事には欠かせないシステムです。

    労務管理

    労務管理は、従業員の労働時間の管理、賃金、福利厚生など労働に関することを管理する機能です。

    賃金システムの見直し、管理もこの労務管理に含まれます。

    給与管理

    給与管理は会社の就業規則、給与規定にもとづいて、労働実績に応じた給与を管理する機能です。

    「残業手当」「深夜残業手当」「休日出勤手当」や、会社独自の住宅手当などの手当についても、この給与管理で計算を行っています。

    また給与に紐づく社会保険料、雇用保険、所得税、住民票などの控除額も管理します。

    勤怠管理

    勤怠管理は、会社が従業員の就業状況を正しく把握するための機能です。
    具体的には出勤・退勤の打刻をするタイムカードなどの勤怠管理システムを利用し、労働時間をチェックします。

    適正な賃金の支払いに繋げるためだけでなく、従業員の過剰な労働を早期発見する目的もあります。

    従業員の健康を保ち、法令を順守するためにも重要な管理機能です。

    社員管理ソフトのメリット

    社員管理ソフトには、社員名簿としての機能だけでなく、以下のメリットもあります。

    • 適材適所
    • 人材育成
    • 業務の効率化
    • 人事評価の透明化
    • モチベーションアップ

    以下、詳しく説明します。

    適材適所

    従業員が持っている資格やスキルを可視化しておくことで、適材適所の配置を実現することができます。

    そのためにも従業員が現在持っている資格だけでなく、取得を目指している資格、趣味、特技、スキルを記載する項目を設定する必要があります。

    部署を新設するときなど、その分野に知見のある従業員を検索する際に効果を発揮します。

    人材育成

    人材育成は、以下の7ステップで行います。

    1. 人事戦略の策定
    2. 標準キャリアプランの作成
    3. キャリアプランにそった教育体系の構築
    4. 一人ひとりのキャリアプランの作成
    5. 教育の実施
    6. 教育効果の測定
    7. キャリアプランの見直し

    この人材育成ですが、流れを確認してわかるように、自社ですべて行うには労力がかかります。

    そのため外部で開催しているセミナーに参加する、コンサルティングを導入するなどして、人材育成のためのプランを検討しましょう。

    その際に、従業員を一覧で把握できる社員管理ソフトは大変役立ちます。

    業務の効率化

    社員管理ソフトは人事評価の効率化にも役立ちます。

    進捗管理をするだけでなく、未提出者への催促(リマインドメール)もワンクリックで送付可能です。

    また人事評価にかかる工数を大幅に効率化するだけではなく、データの集計・分析も簡単にできます。

    社員管理ソフトのデータを活用することで、人件費のコントロール、離職防止までも実現できます。
    参考:
    HRBrain人事評価の効率化~評価納得度の向上と人事評価にかかる工数の大幅削減を実現~

    人事評価の透明化

    社員管理ソフトは、ブラックボックス化しがちな評価プロセスを「見える化」することもできます。

    とくに中小企業では評価者によって評価基準にバラつきが出やすく、人件費のコントロールに頭を悩ませる事例も多くあります。

    また評価が透明化することで、被評価者は自分の評価に「納得感」を得ることができます。

    モチベーションアップ

    社員管理ソフトで人事評価を透明化することは、被評価者の「納得感」をアップさせるだけでなく「モチベーション」をもアップさせます。

    なぜなら人事評価プロセスが見える化することで「自分のどんな行動・成果が、会社から評価されるのか」という点がわかりやすくなるからです。

    社員管理ソフトは 1on1ミーティングの履歴を残す機能もありますので、評価者から被評価者へ適切なフィードバックを行うことが可能です。

    その結果、社内コミュニケーションの改善に繋がり、従業員のモチベーションもアップします。

    社員管理ソフトの機能とは

    社員管理ソフトには社員名簿としての機能だけでなく、どのような機能があるのでしょうか。詳しく紹介します。

    人材データベース

    社員管理ソフトには「顔や個性をパッと把握することに便利」な人材データベースとしての機能があります。

    例えば経営層が新しい事業展開を考えている場合、その知識・スキルを持っている人材を、社内からパッと探し出すこともできます。

    新しく採用をしなくても、社内から知見のある人材を「発見」することが可能になります。

    採用のコストを抑えるだけでなく、従業員にとっても登録しておいた知識・スキル・資格を会社に役立ててもらえるチャンスです。

    このような「抜擢」は、従業員のモチベーションの向上をもたらします。

    また部署ごとの強み・弱みについても一目でわかるため、人材育成のためのセミナーを組むなど攻めた人事戦略にも役立ちます。

    人材データベースを活用し細やかに従業員をケアすることは、優秀な人材の離職防止にも繋がります。

    ちなみに人材データベースは取り扱いに注意が必要な個人情報にあたるため、柔軟な権限の設定もできます。

    人事評価

    社員管理ソフトにはオーバースペックな機能と思われるかもしれませんが、人材データベースと紐づく人事評価の機能もあると便利です。

    なぜなら、会社で高い評価を受けている人材を項目別に絞り込むことも可能だからです。

    これは、エクセルで人事評価を管理していてはできないことです。

    データが一元化されていないため、人事担当者がデータ提出を催促をしたり、届いた結果を集計・分析したりと様々な業務が発生します。

    社員管理ソフトに人事評価がついた「 タレントマネジメントシステム」であれば、集計作業は簡単にできます。

    人事評価の集計作業を完全に自動化するだけではありません。
    記入状況などの進捗確認や、未提出者への催促もシステム上、ワンクリックで行うことが可能です。

    アンケート

    社員管理ソフトに付属していて、便利に使えるのが「アンケート」機能です。

    従業員からコンディションを聞くだけでなく、異動希望、人材データの収集もサポートしてくれます。

    しかし人事担当者がいちからアンケート項目を作成するのは専門知識も必要なうえ、大変です。

    HRBrainの アンケート機能では、人事評価の納得度調査、異動希望調査、ストレスチェックなど、様々なテンプレートを完備しています。

    もちろん自社に合わせてアンケート項目のカスタマイズも可能です。

    また従業員はスマートフォンからも回答できるため、手軽にアクセス可能です。

    組織図ツリー

    社員管理ソフトには、組織図ツリーの機能もあります。

    従業員をツリー構造で表示させるため、会社全体・部署ごとの組織構成・社員の顔ぶれを簡単に把握できます。

    兼務者や休職予定者も可視化できるため、人材の配置検討に便利です。

    組織分析

    社員管理ソフトにはオーバースペックかと思われるかもしれませんが、戦略的な人事に欠かせないのが組織分析の機能です。

    あらゆる人材データを自由にかけ合わせることで、組織の傾向、課題を見える化してくれます。

    ポテンシャルのある人材を把握すること、また活躍している社員の離職の予兆の分析にも効果を発揮します。

    人件費、部署ごとの残業時間の傾向など、痒い所に手が届く機能です。

    社員管理ソフトを選ぶポイント

    次に、社員管理ソフトを選ぶ際に重視すべきポイントについて紹介します。

    目的に合っているか

    まずは、社員管理ソフトを導入することで「なにを実現したいのか」という目的をはっきりさせましょう。

    単に従業員の顔写真入り名簿のように使用するだけでなく「活躍している社員をパッと表示させたい」のであれば、それが簡単にできる社員管理ソフトを選びましょう。

    操作性に優れているか

    直観的な操作性に優れているのか、という点も重要です。
    人事担当者だけでなく、従業員に入力してもらう項目もあります。

    操作性に優れていないと従業員からの記入率、提出率が低下するだけでなく「使いづらいシステムだな」という印象を与え、敬遠されてしまいます。

    費用は見合ったものか

    近年の社員管理ソフトは、クラウド型で使用人数に合わせて金額が変わるものが一般的です。

    導入する際は、導入コスト、ランニングコストが企業規模に合っているかを検討しましょう。

    見積もりは3社程度ピックアップして比較するのがおすすめです。

    セキュリティは万全か

    社員管理ソフトは個人情報を扱うため「セキュリティに優れているかどうか」という点にも注意しましょう。

    社員管理ソフトのシステムには、クラウド型とオンプレミス型があります。

    クラウド型は、インターネットを経由して、システム提供会社が所有するサーバを借りる方法です。

    オンプレミス型は、自社にサーバを設置して運用する方法です。

    自社で管理するため、情報のリスクが軽減されるのはオンプレミス型です。

    しかし近年では導入コストが低額で「お試ししやすい」ということもあり、クラウド型がトレンドとなっています。

    他ソフトとの連携のしやすさ

    社員管理ソフトをすでに社内で稼働している「労務管理」「給与管理」「勤怠管理」のシステムと連携させる場合には、連携しやすさも導入のポイントとなります。

    また蓄積したこれらのデータを、新しく導入する社員管理ソフトに移行できるかもポイントです。

    一時的に移行の工数がかかるようでも、以後の人事担当者の作業が劇的に楽になるのであれば検討する価値はあります。

    データを一元化することで、人事担当者は実務に追われることなく「戦略的な人事」という本来の業務に時間を使うことができます。

    サポート体制は十分か

    社員管理ソフトを導入してからの視点になりますが「サポート体制は十分か」という点も重要です。

    導入後、人事担当者は社員管理ソフトを活かすため、カスタマーサクセスと文字通り二人三脚で取り組むことが求められます。

    HRBrainであれば導入時の手厚いフォローが可能です。以下、導入事例をご紹介します。

    まとめ

    社員管理ソフトとは従業員の「氏名」「年齢」「生年月日」「入社年次」から「配属先」「給与」「人事評価」まで、あらゆるデータをまとめたシステム・アプリのことです。

    社員管理ソフトには社員名簿としての機能だけでなく、以下のメリットがあります。

    • 適材適所
    • 人材育成
    • 業務の効率化
    • 人事評価の透明化
    • モチベーションアップ

    とくに従業員の能力・スキルを把握することは、適切な人材の配置に効果を発揮します。

    それは従業員のモチベーションアップ、ひいては会社の業績アップに繋がります。

    次に、社員管理ソフトの具体的な機能です。

    社員管理ソフトには「顔や個性をパッと把握することに便利」な人材データベース機能があります。

    この人材データベース機能のほか、以下のような機能があります。

    • 人事評価
    • アンケート
    • 組織図ツリー

    人材データベースと人事評価を紐づけることで「活躍人材」の把握ができます。

    では、どのような視点で社員管理ソフトを選べばよいのでしょうか。

    社員管理ソフトを選ぶポイントは以下の6つです。

    1. 目的に合っているか
    2. 操作性に優れているか
    3. 費用は見合ったものか
    4. セキュリティは万全か
    5. 他ソフトとの連携のしやすさ
    6. サポート体制は十分か

    社員名簿から一歩進んだ「人材データベース」についての機能を追加するのであれば、積極的な活用を相談できる「サポート体制は十分か」という点をチェックしましょう。

    社員管理ソフトの機能を備えたHRBrainの「 タレントマネジメントシステム」であれば、導入は最短で即日可能です。

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    HR大学 編集部

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