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カジュアル面談を成功させるコツとは?よくある質問も紹介!

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カジュアル面談を成功させるコツとは?よくある質問も紹介!

目次

    カジュアル面談とは

    カジュアル面談とは、お互いのことをよく知るために、企業と求職者の間で実施される面談のことです。選考のために行われる「面接」とは異なり、応募前の段階で実施されることが多いため、基本的に合否判定はなく、自由な服装、リラックスしたムードで行われることが一般的です。

    近年では、リファラル採用やスカウト採用のファーストステップとして取り入れられるケースが増えており、求職者にとっては企業理解を深められる機会、企業にとっては会社の魅力を発信し人材獲得につなげる機会として捉えられています。

    カジュアル面談の目的・メリットとは

    近年、新しい採用活動の一環として広がりをみせるカジュアル面談ですが、「会社説明会」や「面接」ではなく「カジュアル面談」という形で実施することにどのようなメリットがあるのでしょうか。ここでは、カジュアル面談を実施する企業の狙いやメリットについて紹介していきたいと思います。

    選考前にミスマッチを防止できる

    カジュアル面談は会社説明会とは異なり、求職者「個人」のために、質疑応答の時間を設けています。そのため、求職者は自分自身の興味関心に沿った質問をすることができ、企業側は求められている情報を的確に提供することで、企業理解を深めてもらうことが可能になります。密度の濃い質疑応答ができる場を設けることで、選考開始後・採用後のミスマッチを減らすことができる点はメリットになるでしょう。

    また、カジュアル面談の場合は、受け取り方にズレが生じていると感じれば、ズレを埋めるためにその場で働きかけることが可能です。ホームページや会社説明会で企業理解を深めてもらおうとすると、どうしても伝えきれない部分、人によって受け取り方が異なる部分が出てくるため、そうした細かい部分までアプローチできる点もメリットであると言えます。

    多くの人材とコンタクトを取れる

    求職者が自発的に応募して面接を受けるという採用フローの場合、企業は求職者からの応募を待たなければいけませんが、カジュアル面談を取り入れることで、企業側から積極的にアプローチすることが可能になります。自社の企業文化や募集要項にマッチしそうな人材に対して、企業自らアクションを取れる点ではメリットと言えるでしょう。また、カジュアル面談の場を活用して、自社の魅力を上手く伝えることができれば、優秀人材からの応募増加も期待できます。

    求職者の自然体が見えやすい

    「応募前」の段階で実施されるカジュアル面談は、面接時のような形式的な質問も少なく、リラックスした雰囲気で行われることが一般的です。そのため、求職者が「緊張しすぎてしまう」「伝えたいことを上手く伝えられない」ということが起きにくく、自然体の姿が見えやすいという点はメリットになるでしょう。面談参加者が選考に進む場合、事前に人物像を把握していることで、面接をスムーズに進めることができます。また求職者としても、カジュアル面談を一度経験しておくことで、本選考に進むとなった場合、緊張しすぎることなく面接に臨むことができるというメリットがあります。

    カジュアル面談のコツとは

    カジュアル面談は、企業と求職者の情報交換の場として活用することができますが、同時に、時間や人件費といった労力やコストもかかります。せっかく実施するのであれば、双方にとって有意義な時間となるよう工夫したいところですが、カジュアル面談を成功させるためにはどのようなポイントをおさえるべきなのでしょうか。ここでは、面談を実施する時のコツについて紹介していきます。「カジュアル面談という名の面接になってしまった」「カジュアル面談から応募につながらない」という場合は、ぜひ参考にしてみてください。

    フラットでリラックスした雰囲気づくり

    先述した通り、カジュアル面談は情報交換の場であり、基本的に選考を行う場ではありません。そのため求職者が会社のことについて質問しやすく、自分自身のことについて語りやすい雰囲気づくりが大切です。以下4つのポイントに気を配りながら、面談に臨むと良いでしょう。

    • 双方向のコミュニケーションを意識する

    自分ばかり質問したり、話したりするのではなく、双方向性の質疑応答を心掛けましょう。質問攻めにしてしまうと「選考されている」と感じ、会社について語りすぎると「聞きたい情報がなかなか聞けない」と求職者は感じます。自分が質問する時間と同じくらい、求職者にも質問する時間を設けることが大切です。また、求職者の回答に対してリアクションをとることも重要です。淡々と準備した質問を投げかけるだけでは、面接のような空気になってしまいがちなので、相手が話した内容についてはきちんと反応を示すようにしましょう。

    • 質問の意図を理解する

    言葉の表面だけを受け取るのではなく、「何を言おうとしているのか」「質問の意図はなにか」といったことまで考えられると、求職者の緊張も解けやすく、面談の時間も有意義なものになるでしょう。カジュアル面談が「選考」ではないと分かっていても、いざ企業の社員と話すとなると、求職者は多少なりとも緊張してしまうものです。言いたいことが上手くまとまらなかったり、ストレートに聞きづらかったりするケースは多くあるでしょう。要点がつかめない場合は「〇〇は△△という認識で合っていますか」など、自分なりの解釈を添えたうえで再度質問をするようにしましょう。

    • 話を最後まで聞く

    話の途中で、質問内容・回答内容が把握できたからといって、話を被せすぎると高圧的な印象を与えかねないため注意が必要です。また、実は内容が把握できておらず、早とちりをしている可能性もあります。その場合、求職者は理解の相違を指摘したうえで、改めて最初から話さなければならず、気を遣ううえに二度手間になってしまいます。相手に余計な労力を使わせないためにも、一通り話が終わるまでしっかり聞くことが大切です。

    • 話す時の表情とペースに気を付ける

    当日は、面談担当者もリラックスした状態で臨むことが大切です。緊張状態のまま面談に臨むと、表情がこわばってしまい、相手にも緊張を与えてしまいます。肩の力を抜き、自分が思っているよりもゆっくり話すように心掛けると、声が通りやすく、心も落ち着きやすくなるためおすすめです。「焦って言葉を噛みやすい」「相手に聞き取ってもらいづらい」という場合は、ぜひ参考にしてみてください。

    ▽人に与える印象について、さらに詳しく知りたい方はこちらもご確認ください。

    • 選考との関連性を説明する

    カジュアル面談の際、事前に「選考ではない」ということを伝えていても、不安を感じてしまう求職者は少なくありません。不安を抱えた状態のままだと、スムーズに情報交換が進まない可能性があるため、当日の面談開始前に、改めて選考との関連性について説明する配慮があると、求職者の安心感につながるでしょう。

    リアルな情報発信を心掛ける

    カジュアル面談を実施する場合、企業側は会社説明会やホームページでは伝えきれない、リアルな情報提供を心掛けることが大切です。以下の3つのポイントを意識しながら実施すると良いでしょう。

    • 経験に基づいた情報発信を心掛ける

    業務を通じてやりがいを感じたことや、大変だったこと、ギャップを感じたことなど、経験に基づいた話をすることで、求職者は具体的に会社や社員についてイメージすることができます。個別でじっくり話し合える機会を活かして、自分にしかできない話をするようにすると良いでしょう。

    カジュアル面談は企業の魅力を発信することができる場でもありますが、双方の価値観が合うかどうかを確認する場でもあります。認識のズレを生まないよう、リアルな実情を交えた情報発信を心掛けることが大切です。

    • 事前に社員・業務内容について整理しておく

    求職者からの質問に対してスムーズに答えられるよう、対象ポジションの業務内容や、1日の流れ、部署の雰囲気などは、事前に把握しておくようにしましょう。基本的に、関連部署の社員を面談担当者にアサインすることが多くなっていますが、部署の中で業務が細分化している場合、「この領域に関してはあまり詳しく答えられない」といったことが起こり得ます。各チームの体制や大体の業務内容、雰囲気などは掴んでおく必要があるでしょう。面談までに時間があれば、各業務を行っている社員やチームに対してヒアリングを行っておくのもおすすめです。

    • 事前に会社資料を渡しておく

    カジュアル面談を円滑に進めるために、事前に資料を渡しておくのも良いでしょう。当日は時間も限られているため、基本的な情報の説明に時間を割くよりは、より密度の濃い質疑応答に時間を割きたいところです。特にリファラル採用や、スカウト採用の場合、求職者が持つ企業情報はゼロに近いことが多いです。事前に資料を配布し、基本的な情報は頭に入れておいてもらうことで、より有意義な面談にすることができるでしょう。事前資料の作成・提供が難しい場合は、ホームページ・採用ページなど、企業情報が得られるルートを案内しておくと良いでしょう。

    適切な人材を面談担当者にアサインする

    カジュアル面談は、企業の魅力を発信したり、求職者とのマッチングを図ったりするための場です。面談を実施する担当者候補が複数名いる場合は、何となく選ぶのではなく、求職者のニーズや採用活動に適した人材かどうかを考慮して、セッティングするようにしましょう。ここでは、人材選定を行う際に注目したいポイントについて紹介します。

    • プレゼンテーション能力が高い人材を選出する

    カジュアル面談は、企業のことをもっとよく知ってもらう場として活用することができます。そのため、企業の魅力や求職者が知りたい情報について、分かりやすく説明することができる「プレゼンテーション能力の高い社員」を選出すると良いでしょう。業務内容に詳しい社員であっても、普段から人前で話し慣れていないと、要点を整理しながら分かりやすく話をまとめるのはなかなか難しいです。要領を得ない話し方になってしまうと、企業の魅力が上手く伝わらなかったり、求職者の疑問が解消されなかったりする可能性もあるため、話すことが得意な人材に任せるのがおすすめです。また、プレゼンテーション能力は練習で鍛えることも可能です。時間に余裕がある場合は、面談担当者のトレーニングなどを実施してみても良いでしょう。

    • 質問力・傾聴力が高い人材を選出する

    求職者の価値観や考え方を引き出せる「質問力と傾聴力の高い社員」も、カジュアル面談の担当者としては適任であると言えるでしょう。求職者の価値観や思考の解像度を高めるためには、質問者側が核心に迫る質問をしているかどうか、回答内容をしっかり理解できているかどうか、などが重要なポイントになります。あらかじめ準備してきた質問を淡々と投げかけるだけではなく、1つの質疑応答から新たな質疑応答へと展開できるような、質問力と傾聴力に長けた人材は、求職者の内面を上手く引き出すことができるでしょう。

    ▽コミュニケーションで大切な聞く力については、こちらもご確認ください。

    • カジュアル面談の経験ある人を選ぶ

    求職者の立場で、カジュアル面談に参加したことがある社員を選出するのもおすすめです。求職者がどういうことを知りたがっているのか、どれくらい緊張するのか、どういう面談を求めているのかなどは、実際に求職者の立場で経験した人の方が、察知しやすい傾向にあるためです。自分自身の経験を振り返って、求職者の立場で物事を考えられる人材であれば、求職者の不安や緊張も解けやすく、面談をスムーズに進めることができるはずです。

    カジュアル面談でよく聞かれることとは

    カジュアル面談の当日、スムーズに質疑応答を進めるためには、あらかじめ求職者からの質問内容を予測しておくことが重要です。「上手く説明できなかった」「あれも言っておけばよかった」などの後悔をしないように、ある程度考えつく質問については、しっかり答えられるように回答を準備しておくと良いでしょう。ここではカジュアル面談の際に、求職者からよく聞かれる質問事項について紹介していきます。

    募集背景

    どういう経緯で募集をしているのか、という質問です。新卒採用の場合だと、質問されることはあまりないですが、中途採用の場合は、求人ページなどに記載していないと聞かれることがあります。前任者が退職したからなのか、新規事業拡大のためなのか、企業によって募集の背景は異なりますが、短いスパンで募集を繰り返していると、求職者は「すぐに人が辞めてしまう職場なのではないか」と不安に思うケースもあるため、しっかり理由を説明するようにしましょう。

    業務内容

    どのような仕事を任されるのか、といった業務内容に関わる質問です。同じポジションであっても、細かく業務を分担していたり、1人でいくつもの業務を兼任していたりと、企業によって各ポジションの在り方はさまざまです。自分が入社した場合どれくらい活躍できそうなのか、業務内容や裁量について詳しく知っておきたいという求職者は多くいます。任せる仕事やその裁量については、細かく説明できるようにしておくと良いでしょう。

    ワークスタイル

    在宅勤務は可能なのか、フレックスタイム制度は設けているか、といった勤務体系に関わる質問です。自社で制度を設けている場合は、どれくらいの割合で制度が活用されているのか、応募ポジションではどういう勤務体系になりそうか、などを答えられるようにしておくと良いでしょう。求職者によっては「仕事内容に直接関係ないことは深く聞きづらい」と感じているケースもあるため、求職者の気持ちに配慮して丁寧に説明するように心掛けましょう。

    会社の雰囲気

    一緒に働く社員やチームの雰囲気に関する質問です。一緒に働く社員の雰囲気が合いそうかどうかは、選考に進むかどうかを決めるうえでも非常に重要な要素の一つです。落ち着いた雰囲気の社員が多いのか、活発な雰囲気の社員が多いのか、スピード感を大切にしているのか、正確さと丁寧さを大切にしているのかなど、社員の雰囲気や企業文化については、自分自身が入社後に感じたことも交えて話せると良いでしょう。

    事業展開・展望

    企業として今後新しく挑戦しようと思っていることや、改善しようと思っていることなど、会社の将来に関する質問です。ビジネスやテクノロジーの変化がめまぐるしい今の時代、変化に適応して成長していける企業なのかどうかは、求職者が企業を選ぶうえで重要なポイントになります。企業として取り組んでいることや、課題に感じていることなど、話せる範囲内で要点をまとめて事前に準備しておくと、当日スムーズに説明することができるでしょう。

    ▽企業側が質問する際に気を付けるべきことについては、こちらをご確認ください。

    まとめ

    カジュアル面談は、本選考前の情報交換の場として非常に有効です。会社説明会とは異なり、求職者とじっくり話し合うことで、企業の魅力をより具体的に伝えることができるほか、選考・採用前のミスマッチ防止にもつながります。双方にとって有意義な時間となるよう、事前準備はしっかりと行ったうえで実施するようにしましょう!

    HRBrainは、人材データを一元化し、スキルやポテンシャルの分析、1on1ミーティングの運用をスムーズにすることができるタレントマネジメントシステムです。面談の内容にバラつきが出ないよう、質問事項やテーマを共通シートにまとめて共有できる機能や、話した内容を蓄積できる機能など、カジュアル面談に役立てることができる機能がそろっています。


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    HR大学 編集部

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