人員配置図とは？作成プロセスから作成ポイント、他社事例まで詳しく解説

人員配置図とは、主に経営戦略のために従業員の人数や構成、配属を決め、図や表に落とし込んだものです。

人員配置図を作成するタイミングとして、新年度の異動などが挙げられますが、その多くが組織と個人のパフォーマンスを最大化することを目的としてなされます。

本記事では、人員配置図の作成の流れからポイント、他社の事例まで詳しく解説します。

5分でわかる 人事異動の業務効率化と「最適配置」実現のキーポイント

人員配置図の基本的な意味、そして組織における意味や作成するに至った背景を説明します。

人員配置図とは、経営戦略・事業目標の達成などを図るために、従業員の数・構成・配属を決め、表や図に落とし込んだものです。

人員配置図と関係の深い言葉として「人員配置計画」や「人員配置」があります。

人員配置計画とは、社員それぞれの特性を見極め、社内のあらゆる部署へ人材を適材適所に配分することです。

一方で人員配置とは、組織内の人数や構成、特性や配置状況などを最適化し、生産性の高い組織を構築する人事マネジメントのことです。

▼「人員配置」についてさらに詳しく
【人材管理：人員配置編】人員配置のメリット・適切な手順や目的、ポイント

▼「人員配置計画」についてさらに詳しく
人員配置計画とは？メリット・やり方・注意点・種類まとめ

人員配置図の意義とは、組織における職務分掌と従業員のスキル、経験や適性などを体系的に整理し見える化することです。

従って、人員配置図の活用は、組織と個人のパフォーマンスを最大化し、経営戦略・事業戦略の実現を可能とします。

つまり、人員配置図の活用は、会社組織において重要な意味を持ちます。

企業は「営利を目的として、計画などに基づいて長期的な経済活動を行う組織」と定義されます。

その目的を実現するために、効果的かつ効率的なヒトの配置を考える必要がありました。

このことから企業は、長期的な成長のために人員配置図を作成し活用してきました。

つまり人員配置図は企業が誕生したときから必要とされてきたのです。

人員配置図は、「定員計画」「要員計画」「人員計画」「代謝計画」の4つの流れで作成され、最後にツールやExcelなどに落とし込んで完成となります。

ここでは4つのフロー別にその内容を説明します。

人員配置図を組み立てる流れ

1. 定員計画
2. 要員計画
3. 人員計画
4. 代謝計画

定員計画とは、「異動・配置転換」「採用」「昇進・昇格」「雇用形態の変更」「リストラ・雇い止め」の5つの人員配置に必要な人員数を計画として取りまとめることです。

会社では年度目標などが決まっているため、それに合わせて必要な人員数を計画します。

要員計画は、現在の人員や予算などを基にして各部門に必要な人員数を計画します。

要員計画では、雇用形態別の人員数や人件費などが盛り込まれます。

定員計画よりも一歩進めた計画を取りまとめるものです。

人員計画は、誰にどのくらいの人件費を支払うのかといった詳細な計画です。

この際に配置転換や採用の必要性なども検討します。

要員計画を基にして計画します。

代謝計画は、要員計画と人員計画との間に生じた差を埋めるための計画です。

要員計画で必要な人員数を決めても、人員計画の結果、人手が不足することや、過剰であることが起きます。

従って、代謝計画における実務は、部署異動を模索すること、新卒・中途採用を実施することや、希望退職を募ることなどがあり、人手の過不足による差を埋めていく作業になります。

経営戦略や人材戦略、キャリア開発などの視点で行った人員配置から、期待できる3つのメリットについて説明します。

適切な人員配置をすることで、社員のモチベーションがアップし、高いパフォーマンスを発揮することができます。

今までと同じような業務量であっても、パフォーマンスが高くなれば、それまでよりも短時間で業務に取り組むことができます。

また、業務を効率化するなどの効果もあるので、生産性が大きく向上する場合も期待できます。

業務が効率化されることで社員の満足度も上がり、会社全体の生産性が向上するといったプラスの連鎖を期待できます。

▼「生産性」についてさらに詳しく
生産性とは？意味や向上させる方法と高めるための施策事例を解説

企業は経営戦略・事業戦略を実現するためのスキルや能力を持った従業員を計画的に育成することができます。

例えば、従業員が違う部署に異動し未経験の業務を行うことで、新たなスキルを身につけることができます。

配属先で活躍できるまで成長すれば、優秀な人材を社内で確保することができます。

この場合、これまでに培った能力・経験を活かしながら業務ができれば理想ですが、新しい知識・スキルを一から習得する必要があるかもしれません。

本人の希望でない人員配置を検討の際は、上司や人事からのフォローを丁寧に行う必要があります。

社員にはそれぞれ得意なことやスキルがあります。それを活かすことができる部署に配置となれば、モチベーションのアップを期待できます。

逆にスキルを活かせない、苦手な業務をおこなう部署に配置されてしまうと、仕事がうまくいかずにモチベーションが上がらない恐れがあるため注意が必要です。

適切な人員配置によって成果を上げることができれば、周囲へ良い影響を及ぼすことが考えられます。

仕事がスムーズにいくことで職場全体が活性化することを期待できます。

▼「エンゲージメント向上」についてさらに詳しく
エンゲージメント改善方法！低下原因の分析から改善アクションと事例まで完全網羅
エンゲージメントサーベイとは？質問項目や実施する目的と必要性について解説
従業員エンゲージメントを高める重要なポイント

▼「離職防止」についてさらに詳しく
原因と対策を考える 若手の離職を防ぐためには
離職防止に効果的な施策9つ！離職の原因とその影響も解説

事業戦略や事業内容を踏まえた人員配置の例をタレントマネジメントの観点から紹介します。

株式会社丸井グループは1931年の創業以来、小売と金融が一体となった独自のビジネスモデルを時代やお客様のニーズの変化に合わせて革新・進化し続けています。

2019年に30年後の未来を見据え、「ビジネスを通じてあらゆる二項対立を乗り越える世界を創る」という「ビジョン2050」を策定し、それに併せて経営戦略を見直しました。

そのタイミングでタレントマネジメントシステムを導入し、ビジョン2050実現に向けた経営戦略と人材戦略の擦り合わせを行い、同システムを活用した戦略に沿った人員配置を行っています。

株式会社ゲオホールディングスの主な事業は店舗型ビジネスです。

各店舗の店長のパフォーマンスにより売り上げが大きく変わるため、店長候補となる人材をいかに確保するかを重要視していました。

そこで、以前よりパート・アルバイトから店長候補者の社員登用を積極的に実施し、タレントマネジメントを実践できるICTを導入することで、次のような施策を実施しました。

• パフォーマンスの高い店長の要件をデータ解析する

• 社員候補のパート・アルバイトにも一人ひとりの事業適性、意欲、スキル情報、商品知識などの情報を月次でデータ収集・更新する

これにより、店長候補をすぐ検索できる仕組みを構築しました。

またデータ化・セグメント化ができたことで、離職防止にもつなげています。

各地のスタッフからの相談をデータで集める仕組みを整えています。

対応の緊急度が高いスタッフを定期的に検索し、相談内容に応じてサポートするというリテンションの仕組みを生み出しました。

自社の目的に合った人材の発掘・確保と、多拠点型事業でありながらきめ細かな離職防止対応を行うことに成功した事例です。

総合商社である双日株式会社は、持続的成長のため、グループ内の事業会社の経営領域に若手社員をアサインする方針を取っていました。

そのため、若手社員の早期成長が重要テーマとなっていました。

しかし、商社特有の縦割りの組織運営がベースにあるなど、既存の人材マネジメントでは解決できない問題を抱えていました。

そこでタレントマネジメントを導入し、次のように運用しました。

• データベースを構築し、全社横断的に人と組織を「見える化」

• 複数のシステムに分散して蓄積していた人事、評価、目標設定、アセスメントなどさまざまな社員情報を一元化

• スキルなどのハードデータだけでなく、性格や行動特性、上司や仲間との相性などソフトデータも蓄積

こういった取り組みに加え、若手社員の活躍機会を意識した人員配置が影響し、経営戦略を実現しうる人材育成に成功しています。

（※参照）株式会社パーソル総合研究所「タレントマネジメントシステム「HITO-Talent」事例」より

▼「タレントマネジメント」についてさらに詳しく
タレントマネジメント導入のメリットとデメリットを解説
【人事担当者必見】タレントマネジメントに関するお役立ち資料まとめ

人員配置図は、単なる組織図のような役割だけでなく、組織における経営戦略、人材育成やモチベーションアップなどを実現するために計画的に作成されるものです。

自身の所属組織の人員配置図を上記観点を踏まえて閲覧すると会社の方針が見えてきます。

しかし、人員配置図を作成するためには従業員個人のスキルや人材データを参照しながら決める必要があります。

「HRBrain タレントマネジメント」は、クラウド上で従業員の人材データを一元管理、ツリー構造の組織図を作成ができるため、人事異動の効率化が可能です。

また、従業員のスキルマップや、これまでの実務経験、研修などの育成履歴や人事評価などの従業員データの管理と合わせて、1on1やフィードバックなどの面談履歴などを一元管理します。

HRBrain タレントマネジメントの特徴

• 検索性と実用性の高い「データベース構築」を実現

運用途中で項目の見直しが発生しても柔軟に対応できるので安心です。

• 柔軟な権限設定で最適な人材情報管理を

従業員、上司、管理者それぞれで項目単位の権限設定が可能なので、大切な情報を、最適な状態で管理できます。

• 人材データの見える化も柔軟で簡単に

データベースの自由度の高さや、データの見える化をより簡単に、ダッシュボードの作成も実務運用を想定しています。