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会議でオブザーバーがすべきこと!ビジネスにおけるオブザーバーの役割とは

会議でオブザーバーがすべきことやビジネスにおけるオブザーバーの役割を解説

会議でオブザーバーがすべきこと!ビジネスにおけるオブザーバーの役割とは

目次

    ビジネスシーンでも耳にすることが多い「オブザーバー」ですが、意味や正確な使用方法などが疑問な方も多いのではないでしょうか。この記事ではオブザーバーの意味やアドバイザーとの違い、企業にとってオブザーバーが不可欠な理由などを解説していきます。

    オブザーバーとは

    オブザーバーとは

    オブザーバーとは、観察者や傍観者という意味で、日常でも多岐に渡って使われています。たとえばゴルフではオブザーバーは審判員の補佐として、競技の判定のフォローをします。ビジネスシーンでは、会議や研修に第3者として参加する場合に使用されます。ここではオブザーバーの意味やアドバイザーとの違いを解説していきます。

    そもそもオブザーバーとは 

    そもそもオブザーバーとはなんでしょうか?傍聴者、監視者、視察者と言い換えられます。距離をとって監視している人というイメージで、積極的に関わるのではなく、後ろから俯瞰して見ている人だといえます。プールの監視員もある意味オブザーバーにあたります。また被災地や企業、他国を訪れる視察団をオブザーバーと呼ぶ場合もあります。このように、オブザーバーはその場にいて監視しているが、第3者的立場の人物を総称します。

    たとえば国連にはオブザーバー機構というものがあります。国際連合の正式加盟国ではありませんが、国際組織や実体のある団体として、存在や地位を認められたものになります。国連での議決権はありませんが、議決案の作成への参加ができます

    オブザーバーの語源(observer)の意味

    オブザーバーは英語が語源で「observer」からきています。「observer」は名詞で「観察、監視、観測、陪席」と訳せます。ビジネスシーンで使われるオブザーバーの意味は、最後の「陪席」から、陪席者というのが一番近いでしょう。発言権はあるが議決権のない人と訳されます。

    近い言葉に、解説者、コメンテーター、評論家などがあげられます。これらは、「何かに対して観察し意見を述べる専門家」です。この場合はオブザーバーと違い、その場におらず離れた場所で他者へ解説をするイメージです。また傍聴人などもありますが、この場合はその場にはいるが、発言も議決権もない人のことです。裁判などで使われます。

    オブザーバーの対義語

    ビジネスシーンでのオブザーバーの対義語は「レギュラー」です。レギュラーとは、決議件のある通常の会議参加者のことをいいます。逆にオブザーバーには通常は求められるまでは発言権だけでなく、決議権もありません。会議の決定内容に意見する立場ではなく、基本は陪席しているだけとなります。企業の場合は「相談役」などがこの立場にある場合が多いでしょう。

    オブザーバーとアドバイザーの違い

    オブザーバーとよく比較される言葉がアドバイザーです。アドバイザーの意味は「忠告者、顧問」などで、「アドバイスをすること」が役割になります。ビジネスでの使用方法としても、より専門的な知識や、特殊な経験からボードメンバーや、会議の参加者に的確なアドバイスをすることが役割です。

    課題を一緒に議論をし、決断や決定に能動的に参加する立場といえます。専門知識のある外部コンサルタントなどが、アドバイザーになります。参加者とはほぼ同レベルで会議に参加します。

    これに対しオブザーバーは、英語訳でも見たように「陪席者」として会議に積極的に参加することなく、あくまで第3者的立場でその場にいることになります。積極的に意見することはなく、全体の意見を傾聴するのが役割です。参加者とは距離をとって会議に参加します。

    ビジネスでのオブザーバーの意味

    ではビジネスシーンでのオブザーバーの役割は何でしょうか。

    ビジネスでは、オブザーバーは、主に会議のシーンで用いられます。ビジネスにおける会議でのオブザーバーの役割は、会議の内容を聞き、進行を見守ることにあります。会議では発言せず、アドバイザーと違って意見も求められません。発言を求められる場合も、決定などに関係するものではなく、全体の総評や感想になります。

    能動的な参加ではなく、あくまでもニュートラルで客観的な立場で会議を見守ることがビジネスでの、オブザーバーの役割になります。

    しかし一括りに「オブザーバー参加」と言っても、オブザーバー個々人の立場や参加の仕方で役割が変わってきます。より見識の高い立場での参加もあれば、新人として研修の意味で参加する場合などさまざまです。ちなみに筆者のいた企業では、新入社員を積極的にマネージャークラスの会議にオブザーバーとして参加させていました。「企業理念や事業を体系だって教える研修よりも、生の会議の方がより会社のことが分かるだろうし、好きになるだろう。」というトップの考えからでした。さらに新入社員に「君たちに隠し事はない、会社として将来を担ってもらうつもりだ、大事にしている」というメッセージも伝えたいというトップの想いもありました。

    結果、新入社員にとって雲の上の存在のトップやエグゼクティブメンバーと、顔見知りになることができ、社内で会った時などに直接意見を言うことができるようになり、風通しのよい社風を作る効果もありました。

    このように、オブザーバー参加と研修を上手く組み合わせることで、違った効果を出すこともできます。次項ではオブザーバーの具体的な役割をみていきます。

    オブザーバーの会議での役割

    ここではビジネスシーンで使われる、オブザーバーの会議での役割を解説します。大きく3つの役割があります。以下詳しくみていきます。

    公平な発言でスムーズな会議の進捗を促す

    オブザーバーは第3者の立場になり、会議中はどの参加者の意見も平等に傾聴する必要があります。これと同時にもし発言を求められるような場合も、誰か一人の意見を支持するような発言も控えるべきです。もし参加者同士が激しくぶつかるような会議になった場合でも、第3者として事実のみで整理した発言にとどまり、公平性を意識する必要があります。このような公平な第3者がいることで、会議もよりスムーズに進みやすくなります。身近なイメージでは、小学生のころの学級会での先生の役割に近いかもしれません。

    専門家としてのアドバイスで方向性の修正をする

    オブザーバーとして会議に参加する場合は、発言権のない場合がほとんどです。しかし専門家として参加した場合は、意見を求められる場合もあります。その場合はアドバイザーと役割が近くなりますが全体的な議論には参加せず、専門家として会議の議論が向かう方向が正しいかどうかだけを述べます。

    筆者もIPO(株式公開)の広報コンサルタントとして働いていた時に、株式公開予定の企業の会議にオブザーバーとして参加をしたことがあります。その時は基本社内の広報企画チームが戦略を練り、最後にスケジュールが現実的かどうか、内容に漏れがないかなどの確認だけを行いました。こういった場合は意見と言うよりも、チェック機能に近い参加になります。

    参加者全員が発言への責任を感じコンプライアンスが守られる

    オブザーバーが会議に参加することで、出席者全員が第3者に見られているという意識を持ちます。このため各参加者がより個々の発言に責任を持つようになります。また会議への参加態度も無責任な態度になりにくく、発言も常識外れのものが少なくなります。またコンプライアンスも守られるようになります。

    またこれは副次的効果ですが、長くなりがちな会議も第3者がいることで、参加者全員の時間に対する意識も厳しくなります。特に外部にオブザーバーを依頼している場合は、コストもかかること、オブザーバーが参加できる時間も決まっていることがよいプレッシャーとして働きます。

    ビジネスにおけるオブザーバーの必要性

    オブザーバーの会議での役割を解説

    オブザーバーが、どうしてビジネスには欠かせないのでしょうか。ここではビジネスにおけるオブザーバーの必要性を解説します。

    ビジネスにオブザーバーは欠かせない

    オブザーバーが会議に参加することで、参加者の時間や発言に対する意識があがることを前述しました。オブザーバーがいることで、参加者が会議に遅れて来たり、無駄な雑談をしてしまったりということも防げます。このことで参加者はより目の前の会議に集中するようになり、議論がより活発になり、結果時間あたりの会議の質が上がります。

    また力が強い参加者だけの意見で議論をせずに決めていたようなものや、慣例だからと決まっていた手抜きの議論も防ぐ効果があります。会議室という密室で行われた会議の内容がオープンになることで、会議の場がより建設的で前向きな場に変わります。会社全体で見ると大きな生産性の向上が見込まれます。

    社員がオブザーバーになる

    オブザーバーはより見識や経験、知識が高い人材が選ばれることが多いのですが、新入社員や他部署の社員をオブザーバーにする場合もあります。特に新入社員の場合は、よりハイレベルな議論や決定のプロセスを体験させることができます。このことで会社の知識を共有できるだけでなく実践的なスキルアップにつながります。また他部署の社員にオブザーバーとして入ってもらうことで、共有しにくい業務情報がシェアできたり、自分達で気がつけない非効率なルーチン化された業務へメスを入れてもらったりすることもできます。例えばIT部のメンバーがオブザーバーとして参加すると、手作業で行っていた業務や古いマニュアル通りに取り組んでいた業務が、一足飛びに改善されることもあります。

    また筆者が実際に経験したことでは、ボードメンバーの会議にチームリーダークラスまでオブザーバーとして参加してもらったことがあります。結果として決定のプロセスが共有でき、全社の意思疎通が早くなりました。決定事項が伝達で回ってくるのではなく、当事者として感じることでリーダーのやる気が上がり、対応も早くなったのだと思われます。

    プロジェクト担当者がオブザーバーになる

    企業のプロジェクト担当者が、各部署の会議にオブザーバーとして参加することも有効です。特に全社的なプロジェクトを走らせることが多い、人事部にはおすすめの方法になります。新しい人事評価の浸透や、各部でコア・コンピテンスの洗い出しをしてもらう場合など、オブザーバーで参加すると、どのレベルで議論してもらいたいか粒度を揃えることができます。

    オブザーバーが心がけること

    ビジネスシーンで重要なオブザーバーですが、会議にオブザーバーとして参加する時に気を付けたいことをここでは紹介します。

    自分の役割に徹する

    ビジネスにおけるオブザーバーは、会議の中で果たすべき役割がいくつかあることを説明してきました。その中でも、オブザーバーを務める際の大前提として、自分がこの会議にどういったオブザーバーとしての役割を求められているのかを確認し、その役割に徹する意識を持つことが大事です。会議のスムーズな進捗を促すための公平性や外部の目を求められているのならば、その役割を意識しましょう。

    このような場合は議論の内容自体はオブザーバーの責任ではありませんが、会議の質をあげることがオブザーバーの役割になります。

    第三者としての立場を理解する

    オブザーバーはあくまで第3者的公平な参加を求められます。できるだけ参加者から距離を取り、陪席者としての立場を忘れないようにしましょう。アドバイザーとは立場が違うため、会議の議論に参加したり、発言をしたりするのは控えるべき立場になります。

    自分の行動と言葉に責任を持つ

    会議でのオブザーバーは、発言や意見が求められない場合がほとんどです。しかし立場や専門家としての知識などから、意見や感想を求められるケースもあります。もし上司の立場で参加している場合は参加者への影響が大きいため、発言には慎重になる必要があります。もし自身の考えと違っても、決定事項や方向性を否定するような場合は、専門家として責任を持てる場合以外は、最大の注意を払うことがおすすめです。

    【まとめ】オブザーバー制度は新しい人事評価の導入時に有効

    オブザーバーに関して、その概要から企業内での役割まで紹介してきました。会議の質や企業生産性向上のためにも今後の事業戦略としても導入したいシステムですね。

     オブザーバーは人事部の仕事とも親和性が高い制度です。全社的なプロジェクトを立ち上げた際や、人事評価などを変更した場合に利用できます。

     特に人材活用に欠かせない透明性のある人事評価にアップデートしていくことは、人事部にとってコアな業務といえます。最近ではクラウド型のシステムにすることで、簡単にコストもおさえて導入することが可能になりました。

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    HR大学 編集部

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