オフィスのフリーアドレス化で生産性や業績は上がる？事例を交えて解説

フリーアドレスとはどのようなオフィスの形なのでしょうか。まずはフリーアドレスの概要や、導入が進む背景について解説します。

フリーアドレスとは

フリーアドレスとは、従業員ごとに座席が固定されておらず、場面に応じて座席を自由に選択できるオフィスの形です。海外発と思われがちですが、日本企業である清水建設技術研究所が1987年に世界で初めて導入しました。当初の目的は、従業員1人1人の作業スペースの拡大でした。フリーアドレスを導入すると在席率によって1人当たりのスペースの広さは変動します。仮に在席率が50%の場合、一人当たりのスペースの広さは2倍になるという計算でした。

注目される背景

フリーアドレスが注目される背景として、働き方の多様化とICT技術の進歩があります。

• 働き方の多様化

政府主導の働き方改革やリモートワーク推進によって働き方が多様化しています。その一貫としてオフィスの見直しが行われており、フリーアドレスにも注目が集まっています。

• ICT技術の進化

インターネット技術の発達やモバイルツールの普及、紙書類のデジタル化など、ICT技術が進化しています。こういったICT技術進化によって、座席を固定化する必要が無くなってきました。

フリーアドレスが注目される今の働き方について、さらに詳しく知りたい方は「ニューノーマル時代の働き方とは？大企業人事がやるべき注意点・事例」をご覧ください。

リモートワークとの違い

リモートワークはオフィスという場所に縛られず遠隔で働く働き方を指します。フリーアドレスはあくまでオフィスの中で働く場所を選択できる形式のため、自由度の高さではリモートワークが勝ります。

リモートワークについて、さらに詳しく知りたい方は「リモートワークと他形態との違いとは。導入のポイントとともに解説」をご覧ください。

ABWとの違い

ABWとは「Activity Based Working」の略称で、仕事内容に応じて働く場所を選ぶ働き方のことです。

フリーアドレスは「座席の自由化」というオフィスの形の呼称なのに対して、ABWは働き方そのものを指す言葉です。選択できる場所はオフィスに限らず自宅やカフェなども含みます。仕事に応じて最適な場所を選び生産性を高めるABWの考え方は、効果的なフリーアドレス型オフィスを導入する上で念頭に置くべき考え方と言えるでしょう。

続いて、フリーアドレスのメリットとデメリットについて解説します。

フリーアドレスのメリット

フリーアドレスを導入するメリットを3つ解説します。

• コミュニケーションの活性化

1つ目はコミュニケーションの活性化です。座席が自由になることで、違う部署の人と関わる機会が増えます。この機会の増加によって、部署を超えた横のつながりが生まれるのです。その結果、会社全体のコミュニケーションの活性化が期待できます。

• 生産性の向上

2つ目が生産性の向上です。仕事内容や気分に応じて、座席を変えることで生産性の向上が期待できます。私自身もフリーアドレスになることで、仕事内容や気分によって仕事場を変えることができるようになり、生産性の向上を体感できたことがあります。

• スペースコスト削減

3つ目はスペースコストの削減です。フリーアドレスでは従業員1人1人の座席を用意する必要がありません。そのため、出社率が100%に満たないことを想定すればスペースコストを削減することができます。特にリモートワーク制度と併用することでスペースコストを大きく削減することが可能です。

フリーアドレスのデメリット

フリーアドレスを導入することによって起き得るデメリットを3つ解説します。ただし、これらの3つのデメリットは正しく対策を施すことで薄めることが可能です。

• フリーアドレス化ならではのコストがかかる

オフィスのフリーアドレス化は出社率を下げることでスペースコストを削減することができますが、フリーアドレス化するための設備コストなどがかかります。例えば、

• オフィスのレイアウト工事
• モバイル端末の整備
• 出退勤・座席管理システムの導入

があります。ただし、スペースコストに比べ安価に済む場合もありますので大きなデメリットにはならないでしょう。

• 誰がどこにいるかわからなくなる可能性がある

座席が自由となるため、適切な管理を行わないと誰がどこにいるかわからなくなる可能性があります。そのため、

• チャット等でコミュニケーションが常に取れるようにする。
• 今いる場所がわかるシステムを導入する。

等の対策が必要です。

• セキュリティ問題が発生する可能性が高まる

座席の自由化により各個人がモバイル端末を持つ場合が多くなります。その結果、端末の紛失リスクによるセキュリティ問題が発生する可能性があります。また、紙資料等の置き忘れ・紛失などが発生する可能性もあり、重要な情報漏洩等を起こさないような対策が必要です。

フリーアドレスのメリットを享受し、フリーアドレス化を成功させるためにはどのような点に気を付ければいいのでしょうか。ここでは成功するフリーアドレス導入のポイントを解説します。

導入目的の明確化と共有

まずは「なぜフリーアドレスを導入するのか」という目的を明確にしましょう。流行りだから、働きやすそうなオフィスを作りたいから、といった理由ではただ導入しただけでメリットを得られない可能性があります。また、明確にした目的は全社で共有することが重要です。経営層や人事総務関係者だけで情報共有をしても、従業員全体がオフィスの形式の意図を理解せず使ってしまいメリットを得られない可能性が高まります。そのため、目的を明確化し、全社で共有することが第1のポイントです。

目的に応じたスペースを用意する

ただ座席を自由化するのではなく、仕事内容や目的に応じたワークスペースを用意しましょう。例えば、

• 1人で集中できる個別ブース
• 電話に向いている防音ブース
• ちょっとしたMTGにスタンディングデスク

等が挙げられます。また、オフィスレイアウトも工夫することで、より高いコミュニケーション活性化効果を得ることができます。

テレワーク環境と同様の環境を整える

フリーアドレスはオフィス内に限定した働く場所の自由化です。そのためテレワークができる環境と同様の環境を整えましょう。例えば、

• コミュニケーションツール
• オンラインビデオ会議ツール
• クラウド型ストレージ

等の整備が挙げられます。

テレワーク環境について、さらに詳しく知りたい方は「テレワーク導入の課題や方法とは？導入目的を明確にして費用を準備しよう」をご覧ください。

運用改善も見据えた体制づくり

フリーアドレスは導入して終わりではありません。導入後の改善が重要です。在席率を計測することで、使われているエリアと使われていないエリアの検出が可能になります。この2つを分類することによって、

• オフィスに何が足りていないのか
• 従業員がオフィスに求めていることは何か

の推測も可能です。そのためには在席率の計測、分析、そして改善を行うことができる体制を整える必要があります。導入後も見据えたフリーアドレス化を行いましょう。

フリーアドレスを導入して成功している企業にはどのような特徴があるのでしょうか。ここではフリーアドレスの導入成功事例を紹介します。

日本軽金属グループ

日本軽金属グループは、事業部門・管理部門ともにフリーアドレス型オフィスを導入しています。事業部門では、人の動きを活性化させるためにジグザク型のデスク配置で人の動きがアクティブになるよう設計されています。一方、管理部門では、事業部門の従業員が訪れた際に誰がどこにいるかわかりやすいようにと、直線的で見通しの良いオフィスにしています。部門の特色ごとにオフィスのレイアウトを変えている例です。

環境省大臣官房総務課

環境省の大臣官房総務課は数年後に予定している環境省庁舎の移転に向けて、フリーアドレスにチャレンジしました。仕事の内容や目的に合わせて働くABWの考え方を基に、オフィスが設計されています。誰がどこにいるかわかりやすいように、入り口には在席状況を掲示して運用の工夫をしています。

また、フリーアドレスとABW導入のためにペーパーレス化を徹底し、約90%の書類削減を実現しました。このようにフリーアドレスを実現していく中で、環境に配慮した取り組みを推進することも可能です。

ヤフー株式会社

ヤフー株式会社は2016年のオフィス移転に合わせ、フリーアドレスを導入しました。新しいサービスの創出や、イノベーション創発を目的に、今まで話していなかった人同士の交流を促す1つの手段として導入しています。その結果、

• 自分の業務内容に合わせて仕事場所を変えることができるようになった
• 社内コミュニケーションが活発化した

という効果を得ることができました。また、ヤフー株式会社は同時に誰でもはいれるコワーキングスペースLODGEを社内に設置しています。ヤフー株式会社のサービスを使うエンドユーザーと出会えたり、いい意味でうるさい場所となっており従業員の働き方にも好影響を与えています。

今回は、フリーアドレスについて解説しました。私も、フリーアドレスでの勤務経験がありますが、その日の気分や仕事内容で場所を変えることで日々新鮮な気持ちで仕事に臨むことができていました。

ただし、フリーアドレスにはデメリットもあります。目的を明確にし導入しなければメリットを得ることはできません。自社にとって有効な施策なのか考えて導入しましょう。

また、フリーアドレス化によって従業員がどこにいても管理できるようにしなければいけません。そこで役立つのがクラウド型のタレントマネジメントシステムです。

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