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職務分掌とは?メリット/デメリット・作成方法と注意点まで徹底解説

職務分掌の基本

職務分掌とは?メリット/デメリット・作成方法と注意点まで徹底解説

目次

    働き方の1つとして「職務分掌」を設定する企業が増えています。職務の範囲と責任を明確化させる職務分掌ですが、正しく規定しないと、指示系統の硬直化などリスクがあります。

    しかし正しく活用すれば内部統制や人材育成の効率化にも効果が期待できるでしょう。今回は職務分掌の基本、作り方や業務分掌の違いなど詳しく解説します。

    職務分掌とは?

    職務分掌とは?

    職務分掌とは、取締役などの役職や職務について担当者の範囲と責任を明確化させ、職務における役割や権限を整理・配分する制度です。職務分掌を取り入れるのは大企業が多いと言われています。

    近年の新型コロナウイルス感染症による経営悪化や人手不足により、イレギュラーな仕事が増えたため職務分掌にある以外の仕事をする場面も珍しくありません。

    業務分掌との違い

    業務分掌とは、部署単位での業務範囲と責任を明確化させる事です。

    個人単位で指す職務分掌と異なり、部署単位という大きな枠組みで役割や権限が配分される違いがあります。

    また職務分掌と似た言葉である「セグリゲーション」も確認しましょう。セグリゲーションとは、同じ職務の役割と権限を明確化させる点では職務分掌と同じですが、目的が異なります。

    組織運営の効率化が目的である職務分掌と異なり、セグリゲーションは従業員の不正やミスの防止が目的です。

    職務分掌規定とは

    職務分掌規定とは、職務分掌で決められた職務や範囲、権限を記載した規定書です。「職務分掌表」と呼ばれるケースもあります。

    職務分掌のメリット

    職務分掌のメリット

    職務分掌は組織運営の効率化が期待できます。具体的にどのような効果があるのか、詳しく解説します。

    健全な組織運営ができる

    「いつ誰が何をするのか」が明確化されるので、従業員がやるべき仕事が見えやすくなります。そのため仕事の優先順位付けができ、業務がスムーズに遂行できるでしょう。

    組織が大きいほど、業務に関わる従業員・業務内容が膨大になるため、職務の役割や責任を明確化しなければなりません。適切な職務分掌はミスやトラブル防止に繋がるため組織運営の健全化が期待できます。

    効率的な人材育成

    職務分掌は、人材育成を効率的に進める事ができます。

    従業員のやるべき仕事が明確になるので、育成計画が立てやすく育成指導を受ける従業員も目標が明確化されるので、目標に集中して行動できるようになります。また効率的な人材育成に基づいた適切な評価は、従業員のモチベーション向上に繋がります。さらなる目標意識やチャレンジ精神を育み、主体性を持った人材を育成できるでしょう。

    さらに人材育成のポイントや具体的な方法について、詳しく知りたい方は 「【実践編】人材育成って何やるの?これを読めば基本的考え方と具体的な企画方法がよくわかる」をご確認ください。

    内部統制とリスクマネジメント

    職務分掌は、組織の内部統制とリスクマネジメントができます。

    従業員の職務ごとに仕事の範囲や責任が明確なので、業務上のトラブルやミス・不正が発覚しても担当者や責任者がすぐに分かるからです。組織におけるリスクマネジメントは「1人の人間に権限を集中させない事」が基本です。

    職務分掌のように職務別に権限を分散させて、権限の偏りを避ければ周りの従業員がチェックしあえる環境になるため、不正や隠ぺい・虚偽などの不正防止が期待できます。

    職務分掌のデメリット

    職務分掌のデメリット

    職務分掌には、組織運営・人材育成の効率化、リスクマネジメントなど効果が期待できるでしょう。

    一方で職務分掌には、注意すべきデメリットもあります。実行前に知っておきたいデメリットと対策方法を解説します。

    業務範囲が制限される

    「いつ誰が何をやれば良いか」が明確にわかる職務分掌ですが、裏返せば「決まった業務以外はしなくて良い」と捉えられるリスクがあります。

    そのためイレギュラーに発生した仕事を誰も手をつけないケースも考えられるでしょう。イレギュラーな仕事は、業務の手順や責任を負う部署が確立されていないケースが多いため、通常業務に割ける時間や労力も限られてしまいます。

    そのため、職務分掌で決められた以外の新しい仕事は、責任の押し付け合いなど軋轢が生じるかも知れません。

    2020年に台頭した新型コロナウイルス感染症のように、いつ新しい感染症や自然災害が発生するか分かりません。このような事態が発生した時に備えて、イレギュラーな仕事の進め方を社内で決めておきましょう。具体的な方法として、以下が挙げられます。

    ・イレギュラーな仕事の担当先を明確化する

    ・ジョブローテーション制度を採用する

    上記のように、職務分掌で決められる業務範囲や権限を詳細に決めるか、ジョブローテーション制度による業務の属人化を防ぐことが重要です。

    ジョブローテーション制度のメリットやデメリット、実施方法などさらに詳しく知りたい方は 「ジョブローテーションのメリット・デメリットを人事視点から解説」をご確認ください。

    指令系統の硬直化のリスク

    職務分掌では、組織全体の指令系統が硬直化するリスクがあります。

    職務内容が明確化になれば、マネジメント担当と責任を負う管理職の存在も明らかになります。そのため「あの業務を進めるには、上司の許可が必要」「上司から言われなければ仕事を進めなくて良い」と指示待ち状態が発生するかも知れません。指令系統が硬直すれば、従業員の自主性が損なわれる・組織全体の労働生産性の低下へと繋がります。

    指令系統の硬直化を防ぐには、従業員の自主性を高めるための目標設定と評価制度が重要です。

    さらに目標管理や評価について詳しく知りたい方は 「OKR、目標の設定はできたけど、実際の流れは?1週間の運用例」 「相対評価と絶対評価の比較。両者の特徴と人事に求められること」をご確認ください。OKRの基本から実践まで網羅的に学びたい方のために 「OKR入門書」をご用意いたしました。ぜひご活用ください。

    職務分掌の作り方

    職務分掌表の作り方

    職務分掌の規定を記す「職務分掌表」の作成方法を解説します。

    Step1:組織図で会社全体を把握する

    まずは自社の組織図を作成し全体を把握しましょう。職務分掌では、職務1つ1つと組織全体とリンクした制度設計が重要だからです。

    本社・支社・各地の営業所、各部門・部署やチームなど、詳細を記載します。部署単位で組織を把握できれば、のちに職務の役割や権限の範囲に繋がりが見つけやすくなり、連携すべき業務が把握できるでしょう。また「なぜ職務分掌を取り入れるのか」を経営層とヒアリングを行い、組織としてのビジョンを共有すると設計がスムーズです。

    Step2:部署/職務単位で職務内容を細分化

    各部門・部署やチーム単位でどのような職務・役職、業務の範囲や権限があるのか確認します。

    現状の職務が持つ役割を明確にすれば組織の業務を俯瞰的に見れるので、業務の重複や非効率な作業を発見できる手掛かりになるでしょう。

    部署や職務単位で今どんな業務を担当しているのか、社内アンケートを実施するのがオススメです。現場の声を取り入れる事で人事の主観を排除でき、より客観的に職務内容と役割を確認できるでしょう。

    Step3:権限の振り分けをする 

    部署単位で職務を細分化できれば、権限の振り分けをします。組織と部署を横断的に見て、関連部署同士を繋ぎ合わせる事が大切です。

    なぜならこの権限が曖昧であれば、将来イレギュラーな仕事が発生した時、責任の押し付け合いや軋轢のリスクがあります。権限の振り分けは、組織図をもとに関連性が高い部署と繋げて整理すると良いでしょう。

    Step4:職務分掌表を作成する

    作成した組織図と職務の役割と権限をもとに職務分掌表を作成します。作成のポイントは、経営者と各部署の担当者との声を反映させる事です。

    綿密なヒアリングが、職務分掌表で決められた事項と現実のギャップを防ぎ実現性が高いものになるでしょう。

    具体的に言うと、経営者とでは中長期的なビジョンや経営方針を確認する。各部署の担当者には役割と権限に不備・不足がないか確認を取ります。

    また職務分掌表の作成後は、定期的な見直しが必要です。社内アンケートやモチベーションなどの調査方法が人事施策の見直しに有効です。中でも従業員に対して簡単な質問を短期間で繰り返すパルスサーベイが最近注目を集めています。

    パルスサーベイについて、基本・導入方法について詳しく知りたい方は 「【事例あり】パルスサーベイとは?目的から実施・活用のポイントまで」をご確認ください。

    職務分掌は組織の効率化を加速する

    今話題の「職務分掌」について解説しました。職務分掌は職務の役割や権限を明確化し、業務上の混乱を防ぐ効果があります。

    さらに人材育成や目標管理の効率化にも繋がる為、今後さらに組織の結束力を高めたい企業には必須の施策と言えるでしょう。

    そのためには、従業員の個々のスキルや経験を活かせるよう、各部署と職務の役割や権限を適切に把握しなければなりません。

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    「職務分掌をスムーズに実行するため、各部署と人材をリンクした管理がしたい」

    「職務分掌の実行後、従業員の適性や評価、目標管理を適切に管理したい」

    「そろそろ人事制度を整備したいが大変だし、誰に相談したらいいか分からない」

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    HR大学 編集部

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