人材データベースとは？構築方法とおすすめソフトを紹介！

近年、人材データベースの再構築が人事部で盛んに行われています。旧来の社員情報ではなく、HRIS（人事情報システム）と呼ばれるシステム導入が当たり前になりつつあるのです。近年の人材データベースとはどのようなものなのでしょうか。

人材データベースとは？

人材データベースの定義や歴史を振り返ってみましょう。

人材データベースの定義

人材データベースとは、社員情報の集積を目的としたデータの集合体です。近年の人材データベースは、単なる社員の基本情報だけではなく、採用時の性格検査や人事評価、スキルなどの人材に関するあらゆるデータを集積しています。企業はこれらの膨大なデータを活用して、組織の生産性を高める取り組みをしています。

人材データベースの歴史

古くから人材データベース自体は存在していました。基本的なものであれば、社員の居住地、入社試験の結果、評価といったデータを紙のファイルで人事部が保管してきました。その後、人事ERPシステムが誕生し、社員情報データと評価、給与計算までを一括でできるようになったのです。しかし、社内サーバーに設置するERPソフトは保守コストも必要で、サーバーの場所も必要でした。その後、クラウド型のサービスが台頭してくると人事ERPシステムは徐々にクラウド型の人事データベースシステム（HRIS）へと置き換えられてきたのです。

大企業はなぜ人材データベースを構築するのか？

ではなぜ近年になって大企業を中心に人材データベース構築を行うようになってきたのでしょうか。

人的資源の管理

少子高齢化が進む日本では年々、生産年齢人口が減少しており、優秀人材を確保することが難しくなってきています。厚生労働省の 「一般職業紹介状況」によると2020年7月の有効求人倍率は1.08倍と下降傾向ですが、優秀な人材は依然として採用が難しい状況です。限られた人的資源を確保するためには、在籍する社員を有効活用することが不可欠です。そこで大企業では人材データベースを構築して、どこにどのような人材がいるのかを見える化するようになったのです。

適正配置の実現

近年ではテクノロジーの進化により、人材のスキルやパフォーマンスを見える化できるようになりました。大企業ではこうしたデータをもとに、適材適所の配置を実現しようとしています。また、最近では配置前と配置後のパフォーマンスをシミュレーションできるようにもなってきました。こうしたテクノロジーの発達を背景に適正配置のための人材データベース構築が進んでいるのです。

人員配置についてより詳しく学びたい方は、 「【人材管理：人員配置編】人員配置のメリット・適切な手順や目的、ポイント」をご確認ください。

優秀人材の確保

変化の激しい現代では、いかに優秀な人材を獲得するかが重要な経営課題です。もし今回の新型コロナウイルスの影響のように、事業が急になくなってしまったとしても、良い人材がいれば立ち直ることができます。こうした優秀な人材を見極めて確保するためにも、人材データベース構築は不可欠な取り組みと言えるでしょう。

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人材データベースに必要な項目

実際に人材データベース構築を構築する場合、どうすれば活用できるものになるのでしょうか。基本的な項目について考えてみましょう。

基本情報/氏名、住所などの情報

まずは当然のことながら、個人を特定する基本情報が必要です。基本情報には氏名、住所のほか、入社年月日が含まれます。また、最近ではダイバーシティの推進により性別を男女だけではなく、LGBT（レズビアン、ゲイ、バイセクシャル、トランスジェンダー）に配慮して設定する企業も増えてきました。近年注目される労務リスクであるアウティング防止のためにも、可能であればダイバーシティに配慮した情報設定を行いましょう。ちなみに、アウティングとは本人の了承を得ずに他の人に公にしていない性志向を他者に伝えることです。

人事評価情報

人材のパフォーマンスデータの基本として人事評価情報があげられます。評価の推移はパフォーマンスだけではなく、所属部署における適性も見極めることもできます。ジョブローテーションを行う企業は、部署が変わって評価がどのように変化したかを見極めることで適正配置の目安とすることも可能でしょう。

人事評価になぜシステムは必要なのか、その理由について詳しく学びたい方は、 「人事評価にシステムを使うべき理由」をご用意しているのでぜひ活用ください。

スキル情報

スキルデータは、適正配置やパフォーマンス向上に重要な情報です。スキルマップを作成し、どの人材がどのスキルをどのレベルで保有しているかを登録します。登録には非常に手間がかかりますが、一度登録すれば非常に有用な情報となりえます。少し手間をかけてでも登録しましょう。

マインド情報

近年注目されているのが、モチベーションやエンゲージメントなどのマインド情報です。マインド情報を分析することで、離職防止や組織生産性向上に役立てることができます。最近では気軽にマインド関連のアンケートがとれるシステムが出てきました。こうしたシステムも活用しながらマインド情報を蓄積していきましょう。

人材データベースにおすすめのソフト

人材データベース構築には、具体的にどのようなソフトウェアが必要なのでしょうか。基本的なものをご紹介します。

エクセル

社員数が少ない企業であれば社員情報の管理はエクセルでもよいでしょう。ただしエクセルの場合、スキルデータの分析など高度な分析は非常に多くの作業工数が必要になります。また、ファイルの紛失、破損などのリスクも考えられるでしょう。そのため、必要最低限のデータを登録する場合にのみおすすめのソフトウェアです。

タレントマネジメントシステム

近年注目されているのが、タレントマネジメントシステムです。タレントマネジメントシステムであれば、簡単に人材データベース構築ができます。人材データベースに必要な項目もデフォルトで搭載されているため、迷うこともありません。例えば、 クラウド人材管理システムHRBrainは、操作性も簡単でIT操作に不慣れな方も簡単にデータ登録ができ、タレントマネジメントを行うことができます。大企業では、こうしたタレントマネジメントシステムを活用することが最もおすすめの方法です。

タレントマネジメントシステムについて詳しく学びたい方は、 「【徹底解説】タレントマネジメントシステムで組織パフォーマンスを最大化させるための導入方法」をお読みください。

まとめ

多くの大企業では、すでに何らかの人材データベース構築に取り組んでいます。しかし、その多くは基本的な社員情報の登録のみで、組織のパフォーマンス向上に寄与するものではないのではないでしょうか。人材データベースを人材活用の観点から再構築して、経営課題を解決できるツールを検討してみてはいかがでしょうか。

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