生産性向上とは？個人やチームで高めるための取り組み方法について簡単に解説

生産性向上とは、企業が投資した経営資源（ヒト・モノ・カネ・情報）である「インプット」に対して、成果や付加価値である「アウトプット」の比率を増やすことです。

つまり生産性の向上とは、企業が投資することで生み出した成果や付加価値である生産性を、向上させることだと言えます。

日本の労働生産性は主要先進国7か国の中で最下位を記録し続けています。

グローバル化が進む現代社会において、業務の国際化や国際競争が苛烈になる中、世界を相手にして戦っていくためには生産性を上げることは必須です。

この記事では、生産性の測定方法や、個人での生産性向上の方法と、チームでの生産性向上の方法、リモートワークでの生産性向上の方法について、簡単に解説します。

従業員ひとりひとり業務課題や進捗状況を見える化

生産性向上とは、企業が投資した経営資源（ヒト・モノ・カネ・情報）である「インプット」に対して、成果や付加価値である「アウトプット」の比率を増やすことです。

つまり生産性の向上とは、企業が投資することで生み出した成果や付加価値である生産性を、向上させることだと言えます。

生産性とは、「生産要素の有効利用の度合いである」と、ヨーロッパ生産性本部（EPA）が定義したと言われています。

また、2005年にあったOECDの統計局と科学技術産業局（DSTI）の論文では「生産性とは、産出（output）の量的指標と投入（input）の量的指標との比率として一般的に定義されています。」とされています。

つまり生産性とは、人や金などの経営資源を利用してどれほど利益を生み出すことができたかを指します。

生産性の計算式

生産性＝産出（アウトプット）÷投入（インプット）

（参考）OECD Workshops on Productivity Analysis and Measurement「Productivity Measurement and Analysis」

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生産性の式は「産出（アウトプット）÷投入（インプット）」で表すことができますが、具体的な生産性の測定方法には、「物的生産性」と「付加価値生産性」の2つの産出と、「労働生産性」「人時生産性」「資本生産性」「全要素生産性」の4つの視点からの投入量があり、どの視点から捉えるかによって変わります。

それぞれの詳細と計算式について確認してみましょう。

物的生産性とは、生産するものの大きさや重さ、個数などの物量を単位とする測定方法を指します。

生産物の価格は変動するため、生産能力や生産効率の推移を測る際は、金額でなく物量を単位とする物的生産性を使用します。

物的生産性の計算式

物的生産性＝生産量÷労働量（労働者数や労働時間）

付加価値生産性とは、企業が新しく生み出した金額で表せる付加価値を単位とする測定方法です。

付加価値とは企業が純粋に生み出した価値のことで、生産額（売上高）から原材料費や外注加工費、機械の修繕費、動力費など外部から購入した費用を除いたものです。

付加価値生産性の計算式

付加価値生産性＝付加価値額÷労働量（労働者数や労働時間）

労働生産性とは、従業員1人あたりの生産性を表し、従業員の力を最大限に利用できているかを測るための指標です。

労働生産性の計算式

労働生産性＝産出量÷従業員数

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人時生産性とは、従業員の1時間当たりの労働生産性を示します。

人時生産性は、どのくらいの労働時間を投入した結果、いくら稼ぐことができたのか、労働時間を有効に使えているかどうかを測る指標です。

人時生産性の計算式

人時生産性＝産出量÷総労働時間

資本生産性とは、資本1円につき付加価値が金額としてどれだけ創造されたかを表しています。

資本生産性で1年間で総資本の何倍の売上を上げたかが分かり、総資本が有効的に利用されているかを測るための指標です。

資本生産性の計算式

資本生産性＝産出量÷資本ストック量

全要素生産性（TFP：Total Factor Productivity）とは、労働、資本、原材料などの全ての生産要素について配慮したもので、全要素生産性を用いることで、企業の技術進歩を測ることができる指標です。

全要素生産性の計算式

全要素生産性＝産出量÷全要素投入量（労働＋資本＋原材料等）

生産性の向上とは、投入資源に対しての成果や付加価値などの生産物をより多く生み出すことで、企業の投入資源をより少なくすることを指します。

業務効率化とは、業務の中での「ムリ」「ムダ」「ムラ」となっている工程を削減することで業務を効率的にすることで、業務効率化は生産性向上のための施策の1つと言えます。

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生産性の向上について、個人での取り組み方法について確認してみましょう。

生産性と言っても、幅広い抽象的な定義からでは生産性を上げる方法は思い浮かびづらいでしょう。

産業社会では多くの企業が激しく競い合っているため、生産性は「どれだけ生産する力を持っているか」を表す指標と言うより、「競争力のある製品を生産する力」と言えます。

競争力のある製品を生産するとした場合の生産性の計算式

生産性＝産出（製品の競争力向上）÷投入（生産活動の効率化）

では、製品の競争力を向上させ、生産活動を効率化するためにはどうすればいいのでしょうか。個人の生産性を上げる施策として3つの改善策をご紹介します。

個人での生産性向上の取り組み

1. 業務内容の改善
2. マルチタスクを避ける
3. 無駄なやりとりを減らす

個人での生産性向上へ向けた取り組みの1つ目は、「業務内容の改善」です。

個人の施策によって上げられる生産性は「人時生産性」が主になります。

人時生産性を上げるためには労働時間を減らす、ないしは一定時間内の集中力を上げて業務の密度を上げることが必須になります。

業務の密度を上げるためには現在の業務内容を見直し、業務時間の短縮や効率向上など、改善できる点を洗い出す必要があるでしょう。

まずは、業務内容を可視化し、誰もが見えるようにすることで、業務内容を改善することが可能です。

業務内容を可視化する方法

1. 作業を細分化する
2. 改善策を報告する
3. 改善策を実行する
4. 振り返りをする

1．作業を細分化する

業務内容を可視化する方法の1つ目は、「作業を細分化する」ことです。

まずは、大きなタスクを細分化し、小さなタスクにすることで実際の業務として何をやっているかが把握しやすくなります。具体的にやるべき作業が明確になり、改善できる点も見つけやすくなります。

また、副次的な効果として1つ1つのタスクの達成のハードルが下がることで、モチベーションが高まるという効果もあります。

▼「モチベーション」についてさらに詳しく
仕事のモチベーションを上げる方法とは？元人事が実体験をもとに解説

2．改善策を報告する

業務内容を可視化する方法の2つ目は、「改善策を報告する」ことです。

作業を細分化した際に見つかった作業の無駄を無くすための改善策を実施し、周囲に報告するようにしましょう。

周囲に報告することで、他の人にとって必要な作業を独断で簡略化してしまうことを防ぐことと、権限の移譲が必要な際に情報を共有しないことで発生するコミュニケーションのトラブルを防ぐことができます。

また、他の人から業務の改善策への助言をもらうことによって学習の機会が増えるという効果もあります。

3．改善策を実行する

業務内容を可視化する方法の3つ目は、「改善策を実行する」ことです。

改善策を実施する前にやっていた業務フローと比べてどのようなメリットとデメリットがあったのかを記録しておきましょう。

4．振り返りをする

業務内容を可視化する方法の4つ目は、「振り返りをする」ことです。

業務フローを見直し改善策を実施した後は、改善策が最善であったかを検討するようにしましょう。試験期間を設けトライ＆エラーを繰り返し、最適解を探し出せる環境を作ります。

仕事を可視化し、改善することによって作業効率が上がるだけでなく、業務が透明化され余計なやりとりを減らすこともできます。

個人での生産性向上へ向けた取り組みの2つ目は、「マルチタスクを避ける」ことです。

マルチタスクとは、同時に2つ以上の作業を行うことです。

同時に沢山の仕事をこなすことは一見効率的なようですが、実はタスクを切り替える際に「スイッチングコスト」がかかります。

業務中に電話対応など差し込みが発生した場合、元の業務への集中状態に戻るのに15分以上がかかると言われています。

また、マルチタスクを行うことでストレスが増える、エラーが増える、短期記憶のグレードが下がるなどのデメリットがあることが証明されています。

複雑なタスクは1つに絞り集中して片付けるようにしましょう。

▼「マルチタスク」についてさらに詳しく
マルチタスクとは？ シングルタスクとの違い、デメリットややり方を紹介

個人での生産性向上へ向けた取り組みの3つ目は、「無駄なやりとりを減らす」ことです。

コミュニケーションを活発に行うことは大切ですが、必要な情報を1回で得られず何度も情報の往復を繰り返すのは得策ではありません。

連絡が来る度に業務を中断しなければならず、その度に集中力を高める作業を行うのは脳への負担になります。

例えばメールでのやり取りであれば、「複数の質問をするときには番号をふる」「アポイントメントを取る際は最初のメールで大まかな日程や時間帯を伝える」「文章はできるだけ削り目的をはっきりさせる」などを意識することによって、メールを書く時間を短縮できるだけでなく、やり取りの回数を減らすことで相手にも負担をかけずに済みます。

生産性の向上について、チームでの取り組み方法について確認してみましょう。

チームでの生産性向上の取り組み

1. チーム内のつながりを強化する
2. チーム全体の仕事を把握する
3. チーム内でのルールを決める
4. ツールを活用する
5. 有効な会議を実施する

チームでの生産性向上へ向けた取り組みの1つ目は、「チーム内のつながりを強化する」ことです。

チームの生産性を上げることで、労働生産性の向上が期待できます。

チームメンバーひとりひとりの力を最大限に引き出すためには、チーム内で能力を高めあっていく工夫が必要です。

チームメンバー同士の信頼度を上げ、モチベーションを高めるためには、業務の経験談を積極的に話すことが効果的です。

労働政策研究研修機構が行った「学習環境としての『職場』」の研究によると、職場内での業務経験談は、成功経験談も失敗経験談も業務能力を向上させるということが分かっています。

（参考）労働政策研究研修機構「学習環境としての『職場』」

▼「社内コミュニケーション」についてさらに詳しく
社内コミュニケーションの課題とは？活性化の方法や取り組み事例を紹介

チームでの生産性向上へ向けた取り組みの2つ目は、「チーム全体の仕事を把握する」ことです。

チームでプロジェクトを動かす際には、どの仕事を誰がやっているかを把握する必要があります。

誰がどのような仕事を任されているのかの見える化がされることで、「仕事量の偏りを是正できる」などのメリットも得られます。

業務の見える化で得られるメリット

1. 仕事量の偏りを是正できる
2. 自分の業務の役割がはっきりする
3. 業務に関する質問がしやすくなる
4. アサインメントが明確になる

1．仕事量の偏りを是正できる

業務の見える化で得られるメリットの1つ目は、「仕事量の偏りを是正できる」ことです。

チームメンバーの任されている業務量の偏りを発見しやすくなり、調整しやすくなります。

2．自分の業務の役割がはっきりする

業務の見える化で得られるメリットの2つ目は、「自分の業務の役割がはっきりする」ことです。

自分の業務がチームの何に貢献しているかを知ることができ、仕事へのモチベーションを上げることができます。

3．業務に関する質問がしやすくなる

業務の見える化で得られるメリットの3つ目は、「業務に関する質問がしやすくなる」ことです。

誰がどの業務を任されているかを知ることによって、業務について誰に質問をすれば良いのかが分からないという事態を防ぎ、仕事のスピードを上げることができます。

4．アサインメントが明確になる

業務の見える化で得られるメリットの4つ目は、「アサインメントが明確になる」ことです。

「いつもなんとなく誰かがやっている仕事」を無くすことができ、責任の所在がはっきりとすることで、伝達ミスによる業務の損失が無くなります。

▼「見える化」についてさらに詳しく
見える化とは？可視化との違いやメリットと業務での活用方法を解説

チームでの生産性向上へ向けた取り組みの3つ目は、「チーム内でのルールを決める」ことです。

チーム内でのルールを決めることによって、お互い快適な環境で業務を行うことができるようになります。

まずは、チーム内でのルールを決めるための会議を行いましょう。

会議の参加者は12人以下がベストだと言われています。

また、個人の集中したい時間帯を共有し、その時間帯には連絡やミーティングをしないなどのルールを決めることで、個人の生産性をチーム全体で支援することができます。

チームでの生産性向上へ向けた取り組みの4つ目は、「ツールを活用する」ことです。

リモートワークの推進によって、コミュニケーションツールが大きく進化しています。

コミュニケーションの形に合わせたツールを選択することによって、より円滑なコミュニケーションを図ることができるようになります。

チームでの生産性向上へ向けた取り組みの5つ目は、「有効な会議を実施する」ことです。

チームで仕事をする際に会議はつきものです。

会議の効果を最大限に引き出すためには、会議時間の短縮と会議の成果の最大化に留意する必要があります。

有用な会議をするためのポイント

1. 目的を決める
2. 参加する人を絞る
3. 悪い情報ほど共有する

1．目的を決める

有用な会議をするためのポイントの1つ目は、「目的を決める」ことです。

会議でのゴールが決まっていることで、前準備で何をするべきかが明確になり、会議時間の短縮につながります。

「何かを決めるための会議」と「情報交換や共有のための会議」を分け、出席のルールを会議の目的によって変えることで会議の成果を最大化することが可能になります。

2．参加する人を絞る

有用な会議をするためのポイントの2つ目は、「参加する人を絞る」ことです。

チームであれば全員で物事を決めるのが自然なように思いますが、会議で一言も発さない人は参加していないのも同然です。また、当然ですが物事の決定は人数が少ない方がやりやすいでしょう。

会議に参加するのは本当に必要な人に限定し、決定事項を共有することで会議時間が短縮でき、個人の時間が会議によって削られるのを防ぐことができます。

3．悪い情報ほど共有する

有用な会議をするためのポイントの3つ目は、「悪い情報ほど共有する」ことです。

誰でもミスは犯すもので、失敗をした時にどうしたら改善できるかを考えることが重要です。失敗を隠すことで、会議が丸く収まったとしても、それは会議の成果が最大化されたとは言えません。

会議では悪いニュースほど抱え込まず早いうちに共有しチーム全体に助けを求めることで、被害が小さいうちに最善の対処をとることができます。

また、副次的な効果として失敗しても許されるという認識を持つことができチーム全体の「心理的安全性」が高まるというメリットもあります。

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生産性の向上について、リモートワークでの取り組み方法について確認してみましょう。

リモートワークでの生産性向上の取り組み

1. 成果主義の評価体制を採用する
2. 仕事のペース整理をする
3. 仕事環境の整備をする

1．成果主義の評価体制を採用する

リモートワークでの生産性向上へ向けた取り組みの1つ目は、「成果主義の評価体制を採用する」ことです。

リモートワークでの労働時間の申告は自己申告制になってしまい、正確な労働時間を把握することは難しくなってしまうため、成果主義による評価制度を設けるのが良いでしょう。

成果主義の評価体制を導入するためには、成果を分かりやすくするために仕事を細かく、短期間の段階に分解して従業員に振り分ける必要があります。

タスクを細分化することで長期プロジェクトでの問題を早期発見し解決することができるという副次的なメリットもあります。

また、従業員の時間を縛るのではなく、柔軟性を与えることで従業員が働きやすい時間に働けるため、成果を上げやすくなり最終的に生産性を上げることにつながります。

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2．仕事のペース整理をする

リモートワークでの生産性向上へ向けた取り組みの2つ目は、「仕事のペース整理をする」ことです。

労働政策研究研修機構の「働き方が変化する中での健康確保の課題」での調査結果では、リモートワークによってむしろ働き過ぎてしまうということが証明されています。

働き過ぎと同時に気を付けなければならないのが、「バーンアウト（燃え尽き症候群）」です。

リモートワークでは仕事のスイッチのオンとオフが困難になります。

国際的な時差のある業務の場合はなおさらで、ベストな仕事をするためには自分のエネルギーレベルに注意を払い、意識的にリラックスの時間を設けることが大切です。

仕事でのペース整理に有効なのが「ポモドーロテクニック」です。

ポモドーロテクニックとは、仕事を25分ずつのセッションに分け、5分程度の短い休憩をはさんで行う時間管理テクニックで、イタリア人のフランチェスコ・シリロ氏によって生み出された集中力を最大にするテクニックです。

（参考）労働政策研究研修機構「働き方が変化する中での健康確保の課題」

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3．仕事環境の整備をする

リモートワークでの生産性向上へ向けた取り組みの3つ目は、「仕事環境の整備をする」です。

職場は働くための場所のため、働くのに適した机やインテリアなどの配置に配慮しています。

しかし、自宅で働くことになるリモートワークでは仕事をする空間が仕事に適していない場合があります。

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従業員ひとりひとりの業務や進捗の見える化

⇒「HRBrain タレントマネジメント」

生産性向上とは、企業が投資した経営資源（ヒト・モノ・カネ・情報）である「インプット」に対して、成果や付加価値である「アウトプット」の比率を増やすことです。

つまり生産性の向上とは、企業が投資することで生み出した成果や付加価値である生産性を、向上させることだと言えます。

従業員ひとりひとりの生産性向上のためには、業務の課題や進捗状況をタイムリーに把握することが求められます。

しかし、リモートワークが促進される現代では従業員の抱えている課題を掴みづらいというのが実情です。

「HRBrain タレントマネジメント」は、目標設定や業務の進捗状況、従業員のモチベーション状況などの人材データの見える化を、シンプルで使いやすいデータ管理で実現し、従業員ひとりひとりの生産性向上をサポートします。

さらに、従業員のスキルマップや、これまでの実務経験、育成履歴、異動経験、人事評価などの従業員データの管理と合わせて、OKRなどの目標管理、1on1やフィードバックなどの面談履歴などの一元管理も可能です。

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