業務適性とは？見極める方法やメリット職種別の必要スキルも紹介！

業務適性とは、業務内容と従業員のスキルや性格の「マッチング度合い」を示す言葉です。

業務がその人に「向いているか向いていないか」を指す言葉であり、「好きか嫌いか」を指す言葉ではないため、「業務適性がある」からといって、必ずしも本人がその業務を「好き」であるとは限りません。逆に、本人がその業務を「嫌い」であるからといって「業務適性がない」とも限りません。

そのため一般的には、ある一定の基準を上回るパフォーマンス力を発揮できる、または予見できる状態であると「業務適性がある」と判断され、基準を下回ったり、今後の可能性が予見できなかったりすると「業務適性がない」と判断されることが多くなっています。

適性のある業務に就いている場合と、適性のない業務に就いている場合とでは、ストレスレベルや生産性、離職率などに差が出ると言われており、「業務適性のある仕事に就いているか」「適材適所で人材配置が出来ているか」ということは、従業員と企業の双方にとって重要なポイントになります。

一般的な労働時間を1日8時間とすると、多くの人は1日の中で3分の1の時間を仕事に費やしており、定年までの約40年間はその生活が継続されます。自分に合った仕事を見つけることができれば、ストレスが少なく、より充実した生活を送ることができるため、適性のある仕事に就くことはとても重要です。また、従業員ひとりひとりに合った業務を割り振ることで、企業側もメリットを享受することができます。ここでは、適材適所の人材配置によって得られる、企業側のメリットを3つ紹介していきたいと思います。

生産性の向上

業務適性を考慮した人材配置を行うと、従業員ひとりひとりの生産性が向上するというメリットがあります。適性のある業務を割り振られることで、苦手意識を感じることなく、スムーズに業務を進めることができるのです。「楽しい時間はあっという間に過ぎてしまう」という感覚と似ており、得意な業務や好きな業務、興味のある業務が与えられていると、前向きな姿勢で仕事に取り組むことができるため、生産性やモチベーションの向上につながります。

離職率の低下

ひとりひとりの業務適性を考慮した「適材適所の人材配置」は、「離職率の低下」というメリットも生み出します。適性のある業務に就いている時の方が、そうでない時よりも成果が出やすく、「向いている業務に携われている」「強みを活かして貢献出来ている」というように、現状への満足感も得られるため転職意欲が生まれにくくなるのです。また、自分自身の成長についても実感しやすくなるため、モチベーションが上がり、効果的な人材育成・人材開発にもつなげることができるでしょう。

コスト削減

「適材適所の人材配置」によって、前述した生産性の向上と離職率の低下が実現できれば、人件費や採用コストの削減が可能になります。従業員ひとりひとりの生産性が高まることで、限られた人数でも効率的に業務サイクルを回すことができるようになり、離職者が減ることで採用活動も必要以上に行わなくてよくなるためです。人件費や採用コスト、育成コストを削減することで、より注力したい事業に投資して組織の発展を促すことも、従業員に還元してさらに定着率を高めることもできるため、より効果的な財源運用が可能になる点はメリットになります。

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「適材適所の人材配置が大切」ということについて、言葉の意味は理解できていても「どうすればひとりひとりに合った業務を割り振ることができるのか分からない」という方も多いのではないでしょうか。実際に、人材配置や業務分担に気を配っていても「仕事が合わなかった」という理由で従業員が離職してしまうケースは存在し、言葉でいうほど容易ではないということが分かります。

ここでは、従業員の業務適性をより正確に見極めるための方法について紹介していきます。まだトライしたことがない方法があれば、ぜひ一度実施を検討してみてください。

スキルマップを活用する

スキルマップとは、業務を遂行するうえで求められるスキルや資格などを一覧にしたもので、「どの従業員がどんな資格を持っているのか」を分かりやすく可視化することができます。ジョブローテーションが盛んな企業など、従業員ひとりひとりのスキル管理ができておらず、業務適性を考慮した的確なアサインが難しいという場合にはおすすめです。

また、スキルマップを定期的に更新することで、「どれくらいのペースでスキルや資格を取得しているのか」も把握することができるため、各従業員の習得ペースから業務適性を判断することも可能です。

▽スキルマップについて、さらに詳しく知りたい方はこちらもご確認ください。

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個別面談を実施する

従業員ひとりひとりと個別面談を行うと、業務に関する悩みや今後希望するキャリアの方向性について詳しくヒアリングすることができるため、割り振る業務のミスマッチを減らすことが可能です。ひとりずつ話合う時間を設ける必要があるため時間はかかりますが、その分、業務適性に応じた的確なアサインを行える点がメリットになります。「適性を考慮して配属させたはずなのに成果が振るわない」など、期待値と結果の間にギャップが生じている場合は、業務適性が見極め切れていない可能性があるため一度試してみると良いでしょう。

また、面談を実施する際は、本音で話しやすい環境づくりや雰囲気づくりが大切です。業務に関する悩みや今後どうしていきたいのかなど、本音を引き出せないと業務適性を見極めるのも難しくなってしまうため注意しましょう。

▽個別面談を成功させる方法について、さらに詳しく知りたい方はこちらもご確認ください。

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ジョブローテーションを行う

「業務適性を考慮したはずなのにいまいち結果が出せていない」という状況に加えて、「従業員本人も得意な領域ややりたいことが明確になっていない」という場合は、ジョブローテーションがおすすめです。教育コストが発生するといったデメリットはありますが、多様な領域に携わることで視野が広がり、より適性のある業務を発見しやすくなるというメリットもあります。また、ジェネラリストの育成につながるといった点もメリットになるでしょう。

▽ジョブローテーションについて、さらに詳しく知りたい方はこちらもご確認ください。

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ジョブ型雇用を行う

ジョブ型雇用とは、仕事内容に合わせて人材を雇用するシステムのことです。人材を雇ってから仕事を当てはめていく「メンバーシップ型雇用」とは異なり、雇用契約時に仕事内容が詳細に決定しているため、基本的に採用後に業務内容のミスマッチが起こるということはありません。

すでにメンバーシップ型雇用の契約を結んでいる既存社員への適用は難しいですが、今後採用活動をするにあたって「業務適性がある人材を確実に採りたい」という場合にはおすすめです。

▽ジョブ型雇用について、さらに詳しく知りたい方はこちらもご確認ください。

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適性検査を行う

ひとりひとりの業務適性を見極めるために、適性検査を実施するのも良いでしょう。全員が共通のテストを受験するため、個人面談と比べて担当者の主観が入りづらく、客観的な判断材料として活用できる点がメリットになります。面談担当者や人事担当者の負担も軽減することができるため、新卒採用など一度に多くの人数を採用している企業にはおすすめです。

一般的に適性検査は、採用後のミスマッチを減らすために「選考過程」で実施するケースが多くなっていますが、「採用後」に行っても問題ありません。特に性格検査の場合、選考過程で実施すると、「この会社に入社したい」という気持ちの強さから本音で回答されないという事象が起こりやすくなっています。採用後であれば従業員も本音で回答しやすくなるため、より正確なデータをとることができるでしょう。

▽適性検査について、さらに詳しく知りたい方はこちらもご確認ください。

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従業員の人材配置を検討する際や、自分に合った職種を見極める際は、「どの職種がどういうことをしているのか」「どの職種にどういう能力が求められるのか」など、職種ごとの仕事内容や必要な能力について知ることがとても大切です。

ここでは8つの職種をピックアップし、その職種の特徴や必要となる能力について紹介していきます。自分が今までやってきたことや得意なこと、好きなことと照らし合わせたり、従業員それぞれの強みや性格と照らし合わせたりしながら、「本当に適性があるのか」「もっと他に向いている職種はないか」などの見極めを行う際に、ぜひ活用してみてください。

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営業

顧客に自社のサービスや商品を売り込み、受注につなげて利益を出すことが営業の主な役割です。製品の良さを魅力的に伝えたり、顧客の要望を聞いたうえで的確な提案を行ったりする必要があるため、論理的な思考力や課題分析力、コミュニケーション能力がある人は向いているでしょう。また、「会社の顔」として各取引先と関わることになるため、人当たりが良く、急なトラブルにも冷静かつ誠実に向き合える人は、営業職としての活躍が期待できると言えます。

▽営業の仕事内容について、さらに詳しく知りたい方はこちらもご確認ください。

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人事

採用活動や評価制度の構築、人事戦略の策定、労務管理などが主な業務となります。さまざまな従業員の立場になって物事を考えるだけでなく、時にはその立場・気持ちを理解したうえで厳しい判断を下さなければいけないこともあります。人間観察能力があり、情に流されすぎない人が向いているでしょう。また、多くの機密情報を取り扱うことが多いため、慎重で口の堅い人が向いています。

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総務

備品の発注や管理、オフィスのメンテナンスや株主総会の運営などが、総務としての主な業務内容です。オフィスの隅々まで目を配れる広い視野を持っている人や、「縁の下の力持ち」として細やかな気配りができる人が向いているでしょう。また、社内外問わずさまざまな人とのやり取りが発生し、ルーティンではない業務も多くあります。コミュニケーション能力が高く、臨機応変に対応できるフットワークの軽さを持っている人も活躍することができるでしょう。

経理

経費精算や給与計算、取引帳簿の管理や決算業務など、会社におけるお金の流れを管理するのが経理の役割です。金銭のミスは会社の信用問題にも関わるため、わずかなミスも許されません。正確に数字を取り扱うことが求められるため、責任感があり几帳面な性格の人には向いているでしょう。また、高い集中力を長時間維持できる人や、日商簿記検定などある程度の専門知識が備わった人を配属させるのも良いでしょう。

商品企画

市場や消費者ニーズの動向を分析し、新しい商品やサービスを企画することで、売り上げのもとになる商品を生み出していくのが企画職の役割です。常にアンテナを高く張って情報を収集したり、集めた情報をもとにアイディアを生みだしたりする力が求められます。固定概念に囚われない自由な発想が出来る人や、アイディアを分かりやすく言語化できる「プレゼンテーション能力」の高い人は向いている職種と言えます。

また、企画した商品が良くなければ営業や販売の人たちは売ることができません。そうなった場合は会社の業績にも直結するため、発想力だけではなく、課題分析力やプレッシャーに耐えられる忍耐力なども必要になります。

広報

消費者や取引先に向けた商品・サービス情報の発信、自社メディアの作成、外部メディアによる取材の対応などが、広報としての主な業務内容です。商品を広く認知させるための活動がメインとなるため、商品・サービスの良さを分かりやすく言葉や文章にする能力が求められます。また、表現方法や発信内容に誤りがあると炎上を招く恐れもあります。そうなった場合は、企業のブランドイメージ失墜にもつながってしまうため、世の中の風潮やトレンドに合わせて的確な言葉選びができる人が向いているでしょう。

製造

企業で販売する製品を、実際に一から形にしていくのが製造職の役割です。加工・組み立て・仕上げ・点検などの過程を、他の従業員と分担しながら滞りなく進める必要があるため、スピード感と正確性が同時に求められます。少しでも抜かりがあると、製品が完成しなかったり、後々クレームになったりする恐れがあるため、単純作業であっても常に精度を一定に保ちながら行える、集中力の高い人が向いているでしょう。また、生産性を高めるための業務効率を考えることが好きな人や、要領よく作業を進めることが得意な人も活躍できるでしょう。

システムエンジニア

システムエンジニアは、顧客の要望に合わせたシステムの構築や検証、保守、不具合が生じた際の修正対応などを行います。IT技術は日々進化しており、トレンドの移り変わりが非常に激しいため、情報感度の高い人や好奇心旺盛な人、学習意欲の高い人やパソコンを操作するのが好きな人が向いているでしょう。また、実際にシステムを使うユーザーに向けて、仕様の説明を行ったりする場合もあります。IT知識が豊富なユーザーばかりではないため、複雑なことも簡単な言葉で説明できる能力や、ユーザーが「分かりにくい」と感じる箇所を察知して開発に活かすことができる能力も必要になります。

これからますます労働人口が減少していくなかで、適材適所の人材配置を行うということはとても重要です。従業員ひとりひとりの適性に合った配置を行うことで、パフォーマンス力や生産性の向上、業績の向上や離職率の低下にもつなげることができるでしょう。

HRBrainは、人材データを一元管理化し、従業員ひとりひとりのスキル管理やポテンシャル分析を簡単にするタレントマネジメントシステムです。1on1ミーティングの履歴管理や、組織図ツリーによる人材データの見える化、配置シミュレーションなども行うことができるため、適材適所の人材配置に役立てることが可能です。

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