#人材管理
2024/01/22

業務適性とは?意味と見極める方法やメリット職種別の必要スキルを解説

目次

業務適性とは、業務内容と従業員のスキルや性格がどれだけマッチしているかをあらわす言葉です。

業務適性のある業務に就いている場合と、適性のない業務に就いている場合とでは、ストレスレベルや生産性、離職率などに差が出ると言われているため「適材適所」の人材配置は、従業員と企業の双方にとって重要なポイントになります。

この記事では、業務適性の意味やメリット、業務適性を見極める方法、職種別に業務適性のある従業員の特徴について、分かりやすく解説します。

業務適性にあった「適材適所」の人材配置

業務適性とは

業務適性とは、業務内容と従業員のスキルや性格の「マッチング度合い」を示す言葉です。

業務がその人に「向いているか向いていないか」を指す言葉であり、「好きか嫌いか」を指す言葉ではないため、「業務適性がある」からといって、必ずしも本人がその業務を「好き」であるとは限りません。

逆に、本人がその業務を「嫌い」であるからといって「業務適性がない」とも限りません。

そのため一般的には、ある一定の基準を上回るパフォーマンス力を発揮できる、または予見できる状態であると「業務適性がある」と判断され、基準を下回ったり、今後の可能性が予見できなかったりすると「業務適性がない」と判断されることが多くなっています。

適性のある業務に就いている場合と、適性のない業務に就いている場合とでは、ストレスレベルや生産性、離職率などに差が出ると言われており、「業務適性のある仕事に就いているか」「適材適所で人材配置ができているか」ということは、従業員と企業の双方にとって重要なポイントになります。

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業務適性が重要な理由

一般的な労働時間を1日8時間とすると、多くの人は1日の中で3分の1の時間を仕事に費やしており、定年までの約40年間はその生活が継続されます。

自分に合った仕事を見つけることができれば、ストレスが少なく、より充実した生活を送ることができるため、適性のある仕事に就くことはとても重要です。

また、適材適所の人材配置で従業員ひとりひとりに合った業務を割り振ることで、企業側もメリットを享受することができます。

業務適性に合わせた適材適所の人材配置を行うメリット

従業員の業務適性に合わせた適材適所の人材配置を行うことで得られるメリットについて確認してみましょう。

業務適性に合わせた人材配置を行うメリット

  • 生産性の向上

  • 離職率の低下

  • コスト削減

生産性の向上

業務適性を考慮した人材配置を行うと、従業員ひとりひとりの生産性が向上するというメリットがあります。

従業員は、適性のある業務を割り振られることで、苦手意識を感じることなく、スムーズに業務を進めることができます。

「楽しい時間はあっという間に過ぎてしまう」という感覚と似ており、得意な業務や好きな業務、興味のある業務が与えられていると、前向きな姿勢で仕事に取り組むことができるため、生産性やモチベーションの向上につながります。

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離職率の低下

ひとりひとりの業務適性を考慮した適材適所の人材配置は、離職率の低下というメリットも生み出します。

適性のある業務に就いている時の方が、そうでない時よりも成果が出やすく、「向いている業務に携われている」「強みを活かして貢献できている」というように、現状への満足感も得られるため転職意欲が生まれにくくなるのです。

また、自分自身の成長についても実感しやすくなるため、モチベーションが上がり、効果的な人材育成や人材開発にもつなげることができるでしょう。

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コスト削減

適材適所の人材配置によって、生産性の向上と離職率の低下が実現できれば、人件費や採用コストの削減が可能になります。

従業員ひとりひとりの生産性が高まることで、限られた人数でも効率的に業務サイクルを回すことができ離職者が減るため、採用活動も必要以上に行わなくて良くなります。

人件費や採用コスト、育成コストを削減することで、より注力したい事業に投資して組織の発展を促すことや、従業員に還元してさらに定着率を高めることもできるため、より効果的な財源運用が可能になるというメリットがあります。

業務適性を見極める方法

業務適性にあわせた適材適所の人材配置が大切ということについて、言葉の意味は理解できていても、実際に「どのようにすればひとりひとりにあった業務を割り振ることができるのか分からない」という場合も多いかもしれません。

実際に、人材配置や業務分担に気を配っていても「仕事が合わなかった」という理由で従業員が離職してしまうケースは存在し、言葉でいうほど容易ではないということが分かります。

従業員の業務適性をより正確に見極めるための方法について確認してみましょう。

業務適性を見極める方法

  • スキルマップを活用する

  • 1on1などの個別面談を実施する

  • ジョブローテーションを行う

  • ジョブ型雇用を行う

  • 適性検査を行う

スキルマップを活用する

スキルマップとは、業務を遂行するうえで求められるスキルや資格などを一覧にしたもので、「どの従業員がどのような資格を持っているのか」を分かりやすく可視化することができます。

ジョブローテーションが盛んな企業など、従業員ひとりひとりのスキル管理ができておらず、業務適性を考慮した的確なアサインが難しいという場合には、スキルマップを活用するようにしましょう。

また、スキルマップを定期的に更新することで、「どれくらいのペースでスキルや資格を取得しているのか」も把握することができるため、各従業員のスキルの習得ペースから業務適性を判断することも可能です。

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1on1などの個別面談を実施する

従業員ひとりひとりと1on1などの個別面談を行うと、業務に関する悩みや今後希望するキャリアの方向性について詳しくヒアリングすることができ、割り振る業務のミスマッチを減らすことが可能です。

ひとりずつ話合う時間を設ける必要があるため時間はかかりますが、その分、業務適性に応じた的確なアサインを行えるメリットがあります。

「適性を考慮して配属させたはずなのに成果が振るわない」など、期待値と結果の間にギャップが生じている場合は、業務適性が見極め切れていない可能性があるため一度試してみると良いでしょう。

また、面談を実施する際は、本音で話しやすい環境づくりや雰囲気づくりが大切です。

業務に関する悩みや今後どうしていきたいのかなどの、従業員の本音を引き出せないと業務適性を見極めるのも難しくなってしまうため注意しましょう。

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ジョブローテーションを行う

業務適性を考慮したはずなのにいまいち結果が出せていないという状況に加えて、従業員本人も「得意な領域ややりたいことが明確になっていない」という場合は、ジョブローテーションをするのも良いでしょう。

ジョブローテーションは教育コストが発生するといったデメリットはありますが、多様な領域に携わることで視野が広がり、より適性のある業務を発見しやすくなるというメリットもあります。

また、ジェネラリストの育成につながるといった点もメリットになるでしょう。

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ジョブ型雇用を行う

ジョブ型雇用とは、仕事内容に合わせて人材を雇用するシステムのことです。

人材を雇ってから仕事を当てはめていく「メンバーシップ型雇用」とは異なり、雇用契約時に仕事内容が詳細に決定しているため、基本的に採用後に業務内容のミスマッチが起こるということはありません。

すでにメンバーシップ型雇用の契約を結んでいる既存の従業員への適用は難しいですが、今後採用活動をするにあたって「業務適性がある人材を確実に採りたい」という場合には、ジョブ型雇用を取り入れてみても良いでしょう。

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適性検査を行う

ひとりひとりの業務適性を見極めるために、適性検査を実施するのも良いでしょう。

適性検査では、全員が共通のテストを受験するため、1on1などの個人面談と比べて担当者の主観が入りづらく、客観的な判断材料として活用できるというメリットがあります。

また、面談担当者や人事担当者の負担も軽減することができるため、新卒採用など一度に多くの人数を採用している企業にはおすすめです。

一般的に適性検査は、採用後のミスマッチを減らすために「選考過程」で実施するケースが多くなっていますが、「採用後」に行っても問題ありません。

特に、性格検査の場合、選考過程で実施すると、「この会社に入社したい」という気持ちの強さから本音で回答されないという事象が起こりやすくなっています。

採用後であれば従業員も本音で回答しやすくなるため、より正確なデータをとることができるでしょう。

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採用の適性検査のメリットデメリットとは?新卒や中途などカテゴリ別に比較!

業務適性のある人を職種別に確認

職種別に各職種の特徴や必要となる能力について確認してみましょう。

従業員の人材配置を検討する際や、自分に合った職種を見極める際は、「どの職種がどのようなことをしているのか」「どの職種にどのような能力が求められるのか」など、職種ごとの仕事内容や必要な能力について知ることが大切です。

自分が今までやってきたことや得意なこと、好きなことと照らし合わせたり、従業員それぞれの強みや性格と照らし合わせながら、「本当に適性があるのか」「もっと他に向いている職種はないか」などの見極めを行ってみても良いかもしれません。

業務適性のある人:営業

営業は、顧客に自社のサービスや商品を売り込み、受注につなげて利益を出すことが主な業務です。

製品の良さを魅力的に伝えたり、顧客の要望を聞いたうえで的確な提案を行う必要があるため、論理的な思考力や課題分析力、コミュニケーション能力がある人が向いているでしょう。

また、「会社の顔」として各取引先と関わることになるため、人当たりが良く、急なトラブルにも冷静かつ誠実に向き合える人は、営業職としての活躍が期待できると言えます。

▼「営業」についてさらに詳しく
営業の仕事内容は?業種別の仕事内容の違いから必要なスキルを解説

業務適性のある人:人事

人事は、採用活動や評価制度の構築、人事戦略の策定、労務管理などが主な業務です。

さまざまな従業員の立場に立って物事を考えるだけでなく、時にはその立場や気持ちを理解したうえで厳しい判断を下さなければいけないこともあります。

人間観察能力があり、情に流され過ぎない人が向いているでしょう。

また、多くの機密情報を取り扱うことが多いため、慎重で口の堅い人が向いています。

▼「人事」についてさらに詳しく

人事の仕事とは?役割や仕事内容と注目のキーワードを解説

業務適性のある人:総務

総務は、備品の発注や管理、オフィスのメンテナンスや株主総会の運営などが主な業務です。

オフィスの隅々まで目を配れる広い視野を持っている人や、「縁の下の力持ち」として細やかな気配りができる人が向いているでしょう。

また、社内外問わずさまざまな人とのやり取りが発生し、ルーティンではない業務も多くあります。

コミュニケーション能力が高く、臨機応変に対応できるフットワークの軽さを持っている人も活躍することができるでしょう。

業務適性のある人:経理

経理は、経費精算や給与計算、取引帳簿の管理や決算業務など、会社におけるお金の流れを管理するのが役割です。

金銭のミスは会社の信用問題にも関わるため、わずかなミスも許されません。

正確に数字を取り扱うことが求められるため、責任感があり几帳面な性格の人には向いているでしょう。

また、高い集中力を長時間維持できる人や、日商簿記検定などある程度の専門知識が備わった人を配属させるのも良いでしょう。

業務適性のある人:商品開発

商品開発は、市場や消費者ニーズの動向を分析し、新しい商品やサービスを企画することで、売り上げのもとになる商品を生み出していくことが役割です。

常にアンテナを高く張って情報を収集したり、集めた情報をもとにアイディアを生みだしたりする力が求められます。

固定概念にとらわれない自由な発想ができる人や、アイディアを分かりやすく言語化できる「プレゼンテーション能力」の高い人に向いている職種と言えます。

また、企画した商品が良くなければ営業や販売の人たちは売ることができません。

そうなった場合は会社の業績にも直結するため、発想力だけではなく、課題分析力やプレッシャーに耐えられる忍耐力なども必要になります。

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プレゼンテーションが得意になる!構成から話し方まで解説します

業務適性のある人:広報

広報は、消費者や取引先に向けた商品やサービス情報の発信、自社メディアの作成、外部メディアによる取材の対応などが業務内容です。

商品を広く認知させるための活動がメインとなるため、商品やサービスの良さを分かりやすく言葉や文章にする能力が求められます。

また、表現方法や発信内容に誤りがあると炎上を招く恐れもあり、そうなった場合は、企業のブランドイメージ失墜にもつながってしまうため、世の中の風潮やトレンドに合わせて的確な言葉選びができる人が向いているでしょう。

業務適性のある人:製造

製造は、企業で販売する製品を、実際に一から形にしていくことが役割です。

加工・組み立て・仕上げ・点検などの過程を、他の従業員と分担しながら滞りなく進める必要があるため、スピード感と正確性が同時に求められます。

少しでも抜けがあると、製品が完成しなかったり、後々クレームになったりする恐れもあるため、単純作業であっても常に精度を一定に保ちながら行える集中力の高い人が向いているでしょう。

また、生産性を高めるための業務効率を考えることが好きな人や、要領よく作業を進めることが得意な人も活躍できるでしょう。

業務適性のある人:システムエンジニア

システムエンジニアは、顧客の要望に合わせたシステムの構築や検証、保守、不具合が生じた際の修正対応などを行います。

IT技術は日々進化しており、トレンドの移り変わりが非常に激しいため、情報感度の高い人や好奇心旺盛な人、学習意欲の高い人やパソコンを操作するのが好きな人が向いているでしょう。

また、実際にシステムを使うユーザーに向けて、仕様の説明を行ったりする場合もあります。

IT知識が豊富なユーザーばかりではないため、複雑なことも簡単な言葉で説明できる能力や、ユーザーが「分かりにくい」と感じる箇所を察知して開発にいかすことができる能力も必要になります。

業務適性を把握するための「スキル管理」

業務適性とは、業務内容と従業員のスキルや性格がどれだけマッチしているかをあらわす言葉です。

業務適性のある業務に就いている場合と、適性のない業務に就いている場合とでは、ストレスレベルや生産性、離職率などに差が出ると言われているため「適材適所」の人材配置は、従業員と企業の双方にとって重要なポイントになります。

「適材適所」の人材配置を実現するために役立つツールである「スキルマップ」をはじめとした「スキル管理」をクラウドシステム上で行える「タレントマネジメント」について確認してみましょう。

業務適性のための「今日から始めるスキル管理」

今日から始めるスキル管理〜スキルデータを活用して戦略人事を実現する方法とは〜

この資料で分かること

  • スキルの分類

  • スキル管理の重要性と活用例

  • スキル情報の使い方

全ての従業員は、資格や経験、技能など何かしらのスキルを持っています。

従業員のスキルを可視化し、管理、活用するためには、従業員の「スキル管理」が大切です。

「今日からはじめるスキル管理」として、スキル管理の流れからスキル情報の具体的な活用事例などについて確認してみましょう。

業務適性のための「スキルマップ」の作成と「スキルデータ」の可視化

従業員ひとりひとりの業務適性を見極めるためには、従業員のスキルや資格、異動などのこれまでの業務経験などの、あらゆるデータを一元管理し可視化することが必要です。

また、従業員のスキル管理を行うことは、適性業務を見極めるだけでなく、逆に苦手業務を知ることもできます。

さらに、スキルの習得状況やスキル習得までの期間を知ることで、従業員ひとりひとりのスキルに対する得意不得意を洗い出すことにも役立ちます。

「HRBrain タレントマネジメント」は、「スキルマップ」の作成をはじめとした、従業員のあらゆるデータを一元管理し可視化することが可能です。

従業員のスキルマップや、これまでの実務経験、研修などの育成履歴や、異動経験、人事評価などの従業員データの管理と合わせて、1on1やフィードバックなどの面談履歴、OKRなどの目標管理とマネジメント業務をクラウド上で一元的に感知できるため、人事業務の効率化が期待できます。

HRBrain タレントマネジメントの特徴

  • 検索性と実用性の高い「データベース構築」を実現

運用途中で項目の見直しが発生しても柔軟に対応できるので安心です。

  • 柔軟な権限設定で最適な人材情報管理を

従業員、上司、管理者それぞれで項目単位の権限設定が可能なので、大切な情報を、最適な状態で管理できます。

  • 人材データの見える化も柔軟で簡単に

データベースの自由度の高さや、データの見える化をより簡単に、ダッシュボードの作成も実務運用を想定しています。

▼「タレントマネジメント」についてさらに詳しく
【完全版】タレントマネジメントとは?基本・実践、導入方法まで解説
タレントマネジメントシステムの課題とは? 目的・導入の課題と成功事例まで

▼「タレントマネジメント」お役立ち資料まとめ
【人事担当者必見】タレントマネジメントに関するお役立ち資料まとめ

HR大学編集部
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