#人事評価
2024/07/08

KPIとは?KGIやKFSとの違いや作り方と目標設定の例を簡単に解説

目次

KPIは、「重要経営指標」や「重要業績評価指数」と訳し、目標達成に必要なプロセスにおいて、目標の達成状況を定量的な指標で数値化し、最終目標に到達するために踏むべきステップを具体化するための指標です。

ビジネスの成功には正しい目標設定が不可欠ですが、目標を達成するためには、目標達成に向けたプロセスを明確に把握することが必要で、KPIとKGIは目標達成に向けたプロセスを明確にするために無くてはならないものです。

この記事では、KPIとKGIやKSFとの違い、KPIとOKRの関係、KPIの作り方、営業やマーケティングなど各部門ごとのKPIでの目標設定の例、KPIを設定することでのメリットについて、簡単に解説します。

従業員ひとりひとりの目標管理や達成状況を見える化

KPIとは

KPIとは、「Key Performance Indicator」の略で、日本語で「重要経営指標」や「重要業績評価指数」と訳されます。

KPIは、目標達成に必要なプロセスにおいて、目標の達成状況を定量的な指標で数値化し、最終目標に到達するために踏むべきステップを具体化するための指標です。

例えば、「通販サイトの売り上げを30%上げる」という目標があるとします。

サイトの売り上げをアップさせる方法はさまざまですが、1番分かりやすい「アクセス数を増やす」方法でKPIを設定してみます。

現在の購買率から逆算すれば、売り上げを30%アップするためには、アクセス数をどれくらい増やせば良いかの、具体的な数値を導き出すことができます。

そして、具体的な数値をもとに「来月はウェブサイトのアクセス数10万を目指そう」というような、最終目標のための指標を作ることが「KPIを設定する」ことです。

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KPIとKGIの違い

KGIとは、「Key Goal Indicator」の略で、日本語で「重要目標達成指数」と訳されます。

KGIは、組織やプロジェクトの最終目標のことを指し、設定したKPIを1つずつクリアしていくことで、最終的にKGIが達成され、KGIには適切なKPIが不可欠と言えます。

例えば、「売り上げ30%アップ」がKGIだった場合、「来月はウェブサイトのアクセス数10万を目指す」ことがKPIにあたります。

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KPIとKFS(CSF)の違い

KFSとは、「Key Factor for Success」の略で、日本語で「重要成功要因」と訳されます。

KFSは、KGI達成における「成功のカギ」となる要素のことで、KPIが指し示す「数値的な指標」とは異なり、「行動指標」となります。

またCSFは、「Critical Success Factor」の略で、日本語で「主要成功要因」と訳され、KFSとほぼ同義で使われます。

KFSとCSFは、適切なKPIを設定するためには必要不可欠なものですが、しっかり分析しないと、KGIと全く関係のない要因を成功の鍵だと誤認してしまう恐れもあるため、正しいKFSとCSFを見つけ出すことが大切です。

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KPI、KFS(CSF)、KGIの3要素は、組織目標の達成やプロジェクトの成功に向けて、するべきことを明らかにするための有効な「目標管理手段」として、さまざまな企業で活用されています。

KGI(最終目標数値)を達成するために、KFS(成功要因)を考え、KPI(中間目標数値)を設定することが一連のプロセスになりますが、最初の突破目標であるKPIを適切に設定することが大切です。

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KPIを設定するためのフレームワーク

理想的なKPIを設定するためのフレームワークについて確認してみましょう。

SWOT分析の活用

KPIの設定の土台となる部分が「KFS(重要成功要因)」の設定です。

KPIはKFSに基づいて設定され、KFSはKGI達成のための取り組みです。

KFSが適切に設定されていない場合、KPIを達成したとしてもKGIの達成にはつながらなくなってしまうため、しっかりと分析をしたうえで設定するようにしましょう。

KFSを設定するための有効な手段として「SWOT分析」があります。

SWOT分析は、企業の現状や市場におけるポジション分析を、「Strength(強み)」「Weakness(弱み)」「Opportunity(機会)」「Threat(脅威)」の4つの要素に分解して行う手法です。

4つの要素のうち、まず自社でコントロールができない外部的要因である、「機会」と「脅威」について考えます。

社会情勢や市場状況を踏まえて、チャンスまたは脅威になることを洗い出しましょう。

次に、「強み」と「弱み」について考えます。

自社が提供するサービスや環境を踏まえて、他社と比較した強みと弱みになる部分を細かく洗い出しましょう。

全ての要素の洗い出しができたら、それぞれをクロス分析します。

クロス分析の方法

  • 強み×機会:チャンスの中で強みを最大限に活かすためにすべきこと

  • 強み×脅威:脅威を回避するために強みを活かしてできること

  • 弱み×機会:チャンスを弱みで取りこぼさないようにすべきこと

  • 弱み×脅威:最悪の事態を回避するためにすべきこと

分析を行うことで、組織やチームの現状を見つめなおすことができ、「成功のために取るべき行動」であるKFSを導き出すことができます。

KFSに数値指標を盛り込みさらに具体的にした目標がKPIとなります。

▼「SWOT分析」についてさらに詳しく
SWOT分析

SMARTの法則の活用

KPIは基本的に数値で示されることが多いですが、具体的な根拠が無かったり、あまりに現実とかけ離れた数値を設定してしまうと、上手く活用されなくなってしまう恐れがあります。

具体的で効果的なKPIの設定方法として活用されるのが、「SMARTの法則」と呼ばれる目標設定方法です。

SMARTの法則とは、「Specific(具体的な)」「Measurable(測定可能な)」「Achievable(達成可能な)」「Relevant(関連性のある)」「Time-bound(期限を定めた)」の頭文字を取ったもので、「具体的で、測定可能な、達成可能で、関連性のある、期限を定めた目標」の設定を指します。

KPI設定における、SMARTの法則の5つの要素の重要性について確認してみましょう。

SMARTの法則の5つの要素の重要性

  • Specific(具体的な):KPIが具体的に示されている場合、達成に向けた行動が取りやすくなり、人による解釈の違いを防ぐことができます。「どんな行動をとるべきか」が分かり、誰の目から見ても「成功」と「失敗」の判断ができるような、明瞭かつ詳細な設定をすることが大切です。

  • Measurable(測定可能な):正確なKPIの到達状況を知るうえで、測定できる数値が組み込まれていることは重要です。数値化されていることで、正確な進捗状況を把握できることはもちろん、軌道修正が必要な場合にも早めに気付くことができ、改善に活用できます。「100万円売り上げる」「再生数1万回を目指す」「1,000人の応募者を集める」など、具体的な数字で示すことで、現時点の状況を知り、新たに戦略を練ることができます。

  • Achievable(達成可能な):KPIの数値目標は、達成可能な数値である必要があります。あまりに現実性がない数値目標を掲げてしまうと、KPI達成を目指す人にとって過度な負担となってしまったり、モチベーションの低下につながります。また、目標値が高すぎることによって「顧客のニーズに沿わない製品を勧めてしまいクレームにつながる」といったことも起こりかねないので注意しましょう。過去のデータや実績に基づいて、「達成を十分に狙える、いつもより少し高めのライン」を意識してKPIを設定するようにすると良いでしょう。

  • Relevant(関連性のある):「最終的に成し遂げたい目標」と「設定するKPI」に、どのような関連があるのかを考えることも重要です。KPIはあくまでも中間目標の達成を測る指標であるため、KGIといった最終目標は別にあるはずです。KPIが本来の事業目標からずれていないか、KGI達成を見据えた設定になっているか、改めて確認しましょう。KGIや事業計画、経営目標から逆算してKPIを考えてみるのも良いでしょう。

  • Time-bound(期限を定めた):達成までの期限を設けることは、行動の質や業務の生産性に関わるため重要です。期限を設定することで、「何となくだらだらしてしまう」「がむしゃらに行動して時間だけが過ぎていく」といったことを防ぐことができます。また、目標に対して計画的かつ効率的なアクションを取るためにも、KPI達成までの期限は必ず設けるようにしましょう。

SMARTの法則における別の解釈

これまでSMARTの法則は、「Specific(具体的な)」「Measurable(測定可能な)」「Achievable(達成可能な)」「Relevant(関連性のある)」「Time-bound(期限を定めた)」といった5つの要素で構成されていると考えられてきました。

そのうち、「Achievable(達成可能な)」には、「Assignable(割り当て可能な)」といった別の解釈も存在するため、あわせて確認してみましょう。

  • Assignable(割り当て可能な):目標に対して「誰がアクションを取るのか」を明示することです。各個人が設定するKPIであれば問題ないですが、チームで設定したKPIであれば「誰がどの部分を担当するのか」という、業務の分担はとても大切です。チームの中でそれぞれが責任感を持って取り組み、相乗効果が期待できるような業務の振り分けを意識しましょう。

※元々、「SMARTの法則」は、ジョージ・T・ドラン氏が1981年に最初に提唱しています。当時は、構成する5つの要素として、「Specific(具体的な)」「Measurable(測定可能な)」「Achievable(達成可能な)」「Relevant(関連性のある)」「Time-bound(期限を定めた)」をあげています。

その後、経営関係者などにより別の解釈がされたり、企業によって別の基準を設けるようになっています。

▼「SMARTの法則」についてさらに詳しく
効果的なKPIを設定するためのSMARTの法則

KPIツリーの活用

KPIツリーとは、KGI達成に向けての「プロセス」や「アクション」のひとつひとつを可視化させた図で、ロジックツリーのことです。

ロジックツリーとは、課題をツリー状に分解して原因や解決法を導き出す手法です。

KGI達成までの道のりを構成する、KPIやKFSは1つだけではなく、さまざまなアクションの積み重ねが、最終的にKGIの達成につながります。

最終的な目標であるKGIをツリーの先頭に配置し、そこから目標達成を構成する要素であるKPIを細分化し、細分化したKPIには、それぞれ達成すべき数値を設定します。

課題をツリー状に分解することで、要素の抜けや重複を防ぎやすくなるので、効率的にKPIを設定することができます。

KPIツリーを作成することで、チームメンバーと視覚的にKGIまでの道のりを共有できるメリットや、プロセスの進行状況や、注力すべき課題が見えてくるメリットを享受することが可能になります。

また、やるべきことが明確になり、行動に迷いが無くなることもメリットと言えるでしょう。

KPIツリーを設定する際は、KGIに関係ないKPIを設定しないように注意しましょう。

間違ったKPIを設定してしまうと、無駄なリソースを割くことになってしまいます。

また、KPIに設定する数値は、現実的かつ具体的な数値に落とし込むことが必要です。達成できない数値目標は意味をなさないだけでなく、従業員のモチベーション低下につながってしまう可能性があります。

▼「ロジックツリー」についてさらに詳しく
ロジックツリー分析

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KPIの部門別の指標

KPIは、所属している部署やチームによってさまざまです。

「どの部署が何を軸にKPIを立てているのか」といった、部門ごとの一例を確認してみましょう。

営業でのKPI指標

営業でのKPI指標は、獲得案件数、訪問件数、成約件数、解約件数、リピート率、売上高、平均顧客単価、受注期間などがあげられます。

人事でのKPI指標

人事でのKPI指標は、採用人員の達成率、従業員の定着率、従業員の離職率、1人あたりの研修コスト、平均勤続年数、スキル保有人材の数と増加率、部署別残業時間数、部署別有給消化率などがあげられます。

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CS(カスタマーサクセス)でのKPI指標

カスタマーサクセスでのKPI指標は、お客さまに継続的に商品を使い続けてもらうことを目的としているため、対応件数、応答率、応答までの時間、対応開始から終了までにかかった時間、対応終了から次の対応に移るまでにかかった時間、クレーム発生率、エスカレーションの発生率などがあげられます。

マーケティングでのKPI指標

マーケティングでのKPI指標は、リード獲得率、自然検索トラフィック数、PV数、直帰率、回遊率、購入率、メールマガジン開封率、資料請求や問い合わせ数などがあげられます。

システム開発でのKPI指標

システム開発でのKPI指標は、エラー件数、エラー発生率、進捗率、標準化率などがあげられます。

製造でのKPI指標

製造部門でのKPI指標は、原価率、生産量差、製造リードタイム、不良発生率、労働生産性、設備稼働率、時間稼働率などがあげられます。

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どの部門のKPI指標も、「KGIと関連性がある」「具体的数値が示されている」ということについては、KPIを立てるうえでとても重要ですが、「立てられたKPIが各部署でコントロール可能かどうか」についても意識するようにしましょう。

特に、「部下のKPIを設定しなくてはいけない」という管理者の場合は、所属している部署だけでは達成できないようなKPIを立てないよう、十分考慮する必要があります。

目標管理の成否を分けるポイントを解説

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KPIを設定するメリット

KPIを設定することで得られるメリットについて確認してみましょう。

KPIを設定するメリット

  1. 目標の見える化
  2. モチベーション効果
  3. PDCAサイクルの効率化
  4. 人材の評価と育成
  5. 組織の成長と課題の早期発見

目標の見える化

KPIを設定することで得られるメリットの1つ目は、「目標の見える化」です。

KPIを設定することで、目標や進捗状況が見えるようになり、従業員の向かうべき方向が明確になり、モチベーションの向上なども見込めます。

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モチベーション効果

KPIを設定することで得られるメリットの2つ目は、「モチベーション効果」です。

KPIを設定することで、組織が掲げる目標に対して「自分が取るべき行動」の見える化がされます。

ふわっとしていた抽象的な目標も、数値化されることで具体性が増し、適切な取り組みにつなげることができるようになります。

大きな組織やプロジェクトの中にいると、最終目標の規模が大きすぎて、なかなか自分の役割や貢献度を見出せない場合があります。

「現時点の達成状況はどれくらいか」「どの働きがどれくらい結果として反映されているのか」を、数値として確認できる状況があれば、ひとりひとりがやるべきことにコミットするモチベーションが維持できるため、とても大きなメリットがあると言えます。

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PDCAサイクルの効率化

KPIを設定することで得られるメリットの3つ目は、「PDCAサイクルの効率化」です。

PDCAとは、「Plan(計画)」「Do(実行))」「Check(評価))」「Action(改善))」のプロセスを循環させることで、継続的に業務の効率化や、品質の向上を目指していく手法のことです。

KPIを設定することで、やるべきことが細分化され、達成までのプロセスが明確になり、上手く進まない「プロセス」についての見極めが早くなり、右往左往する時間を省くことができます。

また、例え目標に到達できなかったとしても、数値として振り返ることができる点は大きなメリットであると言えます。

「どの行動がどれくらいの数値結果を出したのか」「目標達成にはどんなアクションが必要だったのか」を分析することができるため、次の一手に向けた有効な指標になると言えるでしょう。

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人材の評価と育成

KPIを設定することで得られるメリットの4つ目は、「人材の評価と育成」です。

KPIには、基本的に達成すべき数値が明示されているため、評価者と被評価者がともに、「目標数値」と「結果数値」を認識することができ、客観的で分かりやすく、お互いに納得感の高い評価が可能になります。

また、KPIを設定することで「各個人がどういう行動プロセスで、どういう結果を出したのか」などが、チーム全体で把握しやすくなります。

管理者は、行動から結果に至るまでの、一連の経緯を俯瞰して見ることができるため、より具体性のあるフィードバックが可能になります。

さらに、それぞれの力量と課題を浮き彫りにし、「自分の強みと弱みはどこか」「今後何を強化すべきか」を認識し思考させることで、人材育成につなげることができる点もメリットと言えます。

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組織の成長と課題の早期発見

KPIを設定することで得られるメリットの5つ目は、「組織の成長と課題の早期発見」です。

KPIを設定することで、それぞれのKPI達成状況から、組織としての「強み」を知ることができます。

また、プロセスの見える化がされるKPIでは、目標が未達成になりそうな場合でも、最終結果が出るより前に「改善点」や「弱み」を発見することができます。

大きな損失が出る前に、途中で軌道修正をし、経営をコントロールすることができるのです。

KPIは達成したら完結するものではなく、反省と改善を繰り返していくもので、振り返りを重ねていくうちに、「新たな強みの発見」「強みの更なるブラッシュアップ」「弱みをカバーする手段の発見」などが可能になります。

ひとりひとりが目的意識をもって取り組むことで、相乗効果を生み出すことができ、個人の成長が組織レベルを底上げすることにつながります。

目標管理の成否を分けるポイントを解説

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KPIとOKRの違い

OKRとは「Objectives and Key Results」の略で、日本語で「目標と主要な結果」と訳されます。

個人と企業の目標を連動させ、組織の目標達成に必要なものを明確にする目標管理方法です。

KPIは目標達成に必要なプロセスを具体化するための指標ですが、OKRは組織全体の目的と道筋を明確にする管理方法です。

OKRは、KPIと比べてチャレンジングで大きな目標を掲げることが一般的で、目指す達成率はKPIが100%であるのに対し、OKRは60〜70%となっています。

また、KPIは「プロセスの可視化」「達成度合いの可視化」が主な目的ですが、OKRは「社内コミュニケーションの活性化」「組織の生産性向上」を主な目的として活用されます。

さらに、KPIが人材評価と直結しうる点に対して、OKRは人材評価の主要な指標としては使われないことが多いです。

目標の共有においても、KPIはチーム内で共有されるのに対して、OKRは社内全体で共有され、評価周期も、KPIはチームやプロジェクトごとに変動しますが、OKRは1ヵ月〜四半期程度となっています。

KPIとOKRにはさまざまな違いがありますが、どちらも組織の成長や人材育成に有効です。

KPIに向いている目標と、OKRに向いている目標を見極めて、正しく活用するようにしましょう。

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OKRを効果的に活用するためのポイント

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KPIの適切な設定はビジネスの成功につながる

KPIは、目標達成に必要なプロセスにおいて、目標の達成状況を定量的な指標で数値化し、最終目標に到達するために踏むべきステップを具体化するための指標です。

ビジネスの成功には正しい目標設定が不可欠ですが、目標を達成するためには、目標を設定するだけでなく、目標達成に向けたプロセスを明確に把握することが必要で、KPIとKGIは目標達成に向けたプロセスを明確にするために無くてはならないものです。

つまり、KPIとKGIの設定を適切に行うことは、目標を達成しビジネスを成功させるために必要不可欠なことと言えるでしょう。

「HRBrain タレントマネジメント」は、KPIやKGI設定に必要な従業員ひとりひとりの目標管理や業務の進捗状況、達成度の見える化を、シンプルで使いやすいデータ管理で実現します。

さらに、従業員のスキルマップや、これまでの実務経験、育成履歴、異動経験、人事評価などの従業員データの管理と合わせて、OKRなどの目標管理、1on1やフィードバックなどの面談履歴などの一元管理も可能です。

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HR大学編集部
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