職場環境の改善方法とは？具体例と良くするために大切なことについて解説

職場環境を改善することは、企業の利益を向上させるためにも大切な施策です。

企業が事業を行う上で注視する相手が顧客に偏ってしまう傾向にありますが、従業員の満足も大切です。

従業員は企業の製品やサービスを日々生み出しており、従業員の満足度が顧客の満足度に影響するといっても過言ではありません。

この記事では、職場環境を改善するための具体例や改善に大切なこと、職場環境が悪い企業の特徴、職場環境を改善することで得られる効果について解説します。

職場環境改善のための従業員の「本音」の抽出に

職場環境とは、従業員が業務を行う環境のことで、就業場所での照明、騒音、温度、湿度などの室内環境をあらわす「環境条件」と、人間関係、人事制度、賃金、休日などの「労働条件」などが含まれます。

職場環境を整えることは、企業にとっても従業員にとっても必要なことですが、職場環境の改善が必要な理由について確認してみましょう。

職場環境の改善が必要な理由

• 働きやすさ向上のため

• ストレス軽減のため

• 企業成長のため

従業員が働きやすい職場環境を作ることで、業務の生産性が向上し、企業の利益も向上します。

逆に職場環境が悪い職場では、作業が思うように進まず、生産性が上がらない可能性があります。

生産性が上がらない場合、状況を改善するために、従業員数を増やすことに目が行ってしまう場合もありますが、職場環境の改善を行うことで、従業員数は現状のままで高い生産性を生める場合もあります。

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職場の雰囲気が悪く、働きにくい職場環境の場合、従業員がストレスを感じながら働くことになります。

従業員がストレスを抱えることで、生産性が上がらなかったり、離職者が増えることは、企業にとってはデメリットになります。

また精神的な不調で休職や退職をしてしまうケースが増加する傾向にあり、企業は従業員のストレスを少しでも軽減できるような職場環境を生み出す必要があります。

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企業として成長するためには、業務改善や職場改善が必要不可欠です。

また、同業他社との競争に競り勝つためにも、自社の製品やサービス向上に目を向け、現状よりも高いクオリティを生み出す必要があります。

企業の製品やサービスの品質向上のためにも、従業員が働きやすい職場環境にし、従業員同士がアイディアを出せる職場にすることが大切です。

職場環境が悪い会社の特徴について確認してみましょう。

職場環境が悪い会社では、従業員がストレスを感じてしまい、生産性の低下や良いアイディアが生み出せなくなってしまったり、精神的な不調で休職や退職をしてしまう場合があるため、あてはまる特徴がある場合は、改善する必要があります。

職場環境が悪い会社の特徴

• 従業員の意見が反映されていない

• 長時間労働が基本になっている

• パワハラやセクハラなどのハラスメントが多い

• 会社に対して不満のある従業員が多い

• 従業員同士の絆がない

• オフィスが汚い

従業員が働きやすい環境を作るために、職場環境について従業員にアンケートをとる企業が存在します。

このアンケートは、「サーベイ」と言われることもあり、年に1〜2回実施するのが一般的です。

アンケートやサーベイを行い、従業員の多くが不満に感じている職場環境を改善することで、従業員満足度向上と働きやすさの改善を図ることができます。

しかし、企業の中には従業員の意見を聞くだけで終わっていたり、そもそもアンケートやサーベイの実施をしていない企業があり、結果的に従業員の意見を反映できず、職場環境が悪い状態に陥っている場合があります。

アンケートやサーベイを行っている企業は、従業員からあがった不満の声を集約し、特に多い意見に応えるところから職場環境の改善を始めてみましょう。

また、従業員の意見を聞く環境自体が整っていない企業では、従業員の声を集めるところからはじめ、従業員が望む職場環境を作る動きが必要です。

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働く時間が常に長い企業も仕事環境が悪い企業の特徴の1つと言えます。

残業時間は「月に40時間」がひとつの目安になっており、これを超える職場は長時間労働となります。

また、40時間を超えていなくても、残業時間に含めない業務時間、いわゆるサービス残業が発生している企業も長時間労働に該当する企業になる可能性が高く、従業員を過酷な環境で働かせている可能性があります。

自社の職場において残業時間の把握と、サービス残業が発生していないかを確認し、長時間労働が発生していた場合は、働き方改革の推進をしましょう。

業務内に無駄な仕事はないか、システムを導入することで人が作業しなくても良い業務はないかを確認し、従業員の労働時間を減らすために、工数削減できる施策を進める必要があります。

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パワハラやセクハラが横行している職場も職場環境が悪いと言えます。

近年では、パワハラやセクハラに対する対応方法をしっかりと設け、こうしたトラブルが起こらないように努力している企業も存在します。

未だにパワハラやセクハラが起きている職場は、パワハラやセクハラに対する対策を設けていない可能性が高く、直ちに改善する必要があります。

自社がこうした状況に陥っていないか確認するためにも、アンケートやサーベイを実施し、従業員の声を集めるようにしましょう。

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会社に不満を抱いている従業員が多い場合、職場環境は悪くなる傾向にあります。

そもそも従業員が会社に不満を抱く原因として、「制度や福利厚生が充実していない」「従業員の声に耳を傾けてくれない」などがあげられます。

また、会社への不満を口にする従業員が多くいる場合、他の従業員も同じように不満を抱きやすくなり、職場環境は悪くなる一方です。

アンケートの実施や、従業員の近くで働く管理職が従業員の不満を経営層に伝え、改善できる企業風土にしていく動きが必要です。

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従業員同士が協力しあい、力を合わせて商品やサービスを作る雰囲気がない場合、職場の雰囲気は悪くなる傾向にあります。

従業員同士ライバル意識を持って努力する環境は、従業委員のレベル向上にもつながり重要ですが、過度なライバル意識がある職場では、従業員間のコミュニケーション不足と情報共有が不足し危険な状態になってしまいます。

そのため、企業は従業員間の絆が生まれるような職場環境を作る努力が必要です。

業務とは関係のないイベントを実施し、従業員同士のコミュニケーションの活性化や組織活性化をし、従業員同士がお互いに努力しあう意識が芽生えるような職場環境を作りましょう。

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オフィス内に資料が散らかった状態や従業員のデスクが汚い職場は、仕事環境が悪い状態かもしれません。

大切な資料がファイリングされないことで、職場視察や監査時にバタバタし、従業員のストレスが過度にかかる場合もあります。

オフィスが散らかっているかどうかは目で見て分かることなので、定期的にオフィスの状態を確認する時間を設定しましょう。

また、従業員がデスク周りを常に使いやすい環境にするためにも、「フリーアドレス」を導入してみても良いかもしれません。

フリーアドレスは、オフィス内の好きなデスクでの作業が許され、毎日デスクを使う人が入れ替わります。

そのため、自身の資料をデスクに置いたままにせず、個人スペースへ管理する仕組みがつくれます。

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職場環境を改善することで得られるメリットについて確認してみましょう。

職場環境を改善するメリット

• 生産性が向上する

• 健康維持につながる

• ストレスの少ない職場になる

• 従業員が定着しやすくなる

職場環境を改善することで、従業員が働きやすさを実感できるようになり生産性が向上する可能性があります。

従業員が業務にあたるうえで「不便に思っていることはないか」「効率的にできる方法はないか」を従業員の意見を取り入れながら改善することで、従業員の生産性は格段に向上するでしょう。

また、職場の人間関係が悪い状態よりも、人間関係が良く従業員間で意見交換ができる職場の方が新たなアイディアの創造につながり、企業の製品やサービス向上が図れるかもしれません。

職場環境の改善では、環境の改善だけでなく、職場の人間関係にも注視して、改善を実施するようにしましょう。

職場環境を改善することは、従業員の健康維持をサポートすることにつながります。

従業員の働く時間が長いと従業員の健康に悪影響をもたらします。

職場の「残業時間」や「無駄な作業」の見直しを行うことで、従業員が働く時間は削減できます。

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職場環境を改善することで、ストレスの少ない職場にすることが可能です。

社内の雰囲気や人間関係が良好な職場環境であれば、従業員が抱えるストレスは軽減できるでしょう。

近年では、精神的な不調を訴える人が多くなっており、休職や退職者が増加しています。

企業としてストレス社会を生き抜くためにも、職場環境を改善し、従業員のストレスを軽減することで、従業員が長く、健康的に働ける職場作りを目指すことが大切です。

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職場環境を改善することで、従業員が定着しやすくなります。

従業員が働きやすい職場環境に改善することで、離職率を抑える効果もあります。

給料や福利厚生なども大切ですが、「働く上でやりがいを持てるか」「楽しみながら仕事ができているか」なども従業員が働くうえで大切な要素です。

また、離職率が下がることで、求職者に働きやすい環境であることをアピールできます。

採用活動で多くの募集が集まれば、優秀な人材確保にもつながり、企業の生産性の向上や良好な職場環境の維持など、良いサイクルでの企業運営ができるようになるでしょう。

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職場環境を改善するために必要な具体的な施策について確認してみましょう。

職場環境を改善するための施策

• 人事評価の方法を見直す

• 従業員同士のコミュニケーションを活性化させる

• 休暇を取得しやすくする

• 残業を削減する

• 勤怠の見える化をする

• シエスタの導入を検討する

• 目安箱を設置する

• コーチングを取り入れる

職場環境を改善するために、社内の人事評価方法や人事考課方法を見直してみましょう。

従業員は自分が頑張った分だけ評価されることを望みます。

業務成果に加え、遅刻や欠勤の有無、若手従業員への教育貢献など従業員を評価するうえで見るべき項目が多く存在するため、評価基準を明確にし、合理的な評価ができる仕組みが必要です。

また、評価制度に不満を抱えている従業員が多い場合は、人事評価システムを導入して、改善を図ってみるのも良いでしょう。

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職場環境を改善するためには、従業員同士のつながりが必要不可欠です。

従業員同士のつながりがしっかりと保てていない場合は、お互いにコミュニケーションが取れるような機会や、コミュニケーションツールを整えるようにしましょう。

上司と部下が1対1でミーティングを実施し、コミュニケーションを活性化させる「1on1ミーティング」などを導入してみるのも良いでしょう。

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職場環境を改善するために、従業員に適度に休暇を取ってもらえるような、会社の制度や仕組みを取り入れ、メリハリのある職場環境を整えましょう。

従業員が業務に集中できるかどうかは「オンとオフのメリハリ」が大きく左右します。

ずっと働き続けている環境では、集中力が低下し、本来よりも業務スピードが低下する恐れがあります。

職場環境を改善するために、従業員の労働時間を把握し、残業時間が40時間を超えない労働時間にできるように改善をしましょう。

従業員の残業時間が月40時間を超える企業は、従業員が毎日10時間以上働いている可能性があり、生産性や従業員の健康に悪影響をもたらす可能性があるため、注意が必要です。

また、みなし残業やサービス残業が存在している企業はさらに注意が必要で、従業員が1日どれくらい働いているかを把握できていない職場環境である可能性があります。

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職場環境を改善するために、勤怠の見える化をしましょう。

従業員が働く環境を会社が把握していないと、会社への不満につながってしまう場合があります。

「いつも遅刻している従業員がいるのに注意されない」「自分は残業が多いのに他の従業員は定時で上がっている」など、従業員の中でも格差を生じさせてはいけません。

誰がいつ出勤して、どれくらいの残業をしているのか、全ての従業員が見えるような仕組みにし、頑張っている従業員がしっかりと評価される職場環境に改善しましょう。

職場環境を改善するために、シエスタの導入を検討してみても良いでしょう。

シエスタ制度とは、休憩時間を長くとり、1日を通して集中した業務が行えるようにする制度のことを指します。

休憩時間が短く、しっかりと休めない職場では、業務中に居眠りしてしまったり、スマホをいじってしまったり、業務に集中できない従業員も出てしまう可能性があります。

シエスタ制度では、休憩時間内に仮眠をすることも許されており、しっかりと休んだ後に集中して業務が行える環境作りが可能です。

現状の従業員の業務に対する集中度を確認し、あまり集中できていない職場環境であれば、シエスタ制度の導入を検討してみましょう。

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職場環境を改善するために、従業員の些細な声を集める「目安箱」を設置している企業があります。

目安箱とは、従業員が職場で思っていることや、不満に感じていることを紙に書いて、社長がその意見に対して返事を書く仕組みです。

目安箱を取り入れることで、経営層が従業員の意見を把握することができ、従業員が望む職場環境に改善するヒントが得られます。

また、「困ったことがあれば上司に相談する」というのが社会人のルールであっても、実際には相談できない従業員もいます。

自分の悩みを発信できる仕組みとしても目安箱は効果的な取り組みと言えます。

職場環境を改善するために、コーチングを取り入れてみると良いでしょう。

職場の業績が上がらない場合、すべての原因を従業員の業務態度や成果のせいにしてはいけません。

原因が分からない場合は、専門家に原因を追究してもらい、従業員も納得のいく改善方法を提示しましょう。

コーチングの結果を適切に従業員にも伝え、企業が努力すべきこと、従業員が努力すべきことを明確に伝えることで、業績状況が改善されるかもしれません。

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職場環境の改善を行う際に気をつけるべきポイントについて確認してみましょう。

職場環境を改善するうえでの注意点

• 従業員のことを考えた施策になっているか

• 課題と一致した取り組みができているか

• 不公平さのある施策になっていないか

職場環境の改善に取り組んでも、従業員のための施策でなければ、会社側の自己満足で終わってしまう可能性があります。

従業員が不満に思うことをしっかりとヒアリングし、それに対する改善を行うことで従業員が満足いく職場環境の改善を実施することができるでしょう。

職場環境の改善のために、従業員の声を集め職場内の課題が明確になっていたとしても、課題を解決できる取り組みができていなければ意味を成しません。

例えば「職場の人間関係が悪い」という課題に対し、該当する従業員同士が業務上、直接接点をもつことがないようにするような仕組みを取り入れるのでは、真の課題解決にはつながらないでしょう。

課題とその原因をしっかりと明確にし、本当に着手すべき取り組みを実施するようにしましょう。

職場環境の改善のために取り組んだ施策が、多くの従業員のためになることであるかも確認しましょう。

例えば「喫煙者が多い」という課題を解決するために、喫煙者が禁煙に取り組む場合に特別金を支給する制度を取り入れたとします。

この場合、喫煙者にとってはいい施策かもしれませんが、非喫煙者である従業員にとっては不公平な施策となります。

多くの従業員が公平で働きやすい環境にできる改善を行うようにしましょう。

職場環境改善のための従業員の本音の抽出に
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職場環境を改善することは、企業の利益を向上させるためにも大切な施策です。

企業が事業を行う上で注視する相手が顧客に偏ってしまう傾向にありますが、従業員の満足も大切です。

従業員は企業の製品やサービスを日々生み出しており、従業員の満足度が顧客の満足度に影響するといっても過言ではありません。

職場環境を改善するためには、まずは現状の課題を把握し、「アンケート」や「組織診断サーベイ」を実施して、従業員の意見を取り入れながら職場環境を改善するための施策を実行する必要があります。

「HRBrain 組織診断サーベイ」は、従業員の「本音」を抽出し「職場環境の改善」につなげる「サーベイ」です。

組織全体の状態の可視化はもちろん、従業員ひとりひとりにフォーカスした分析が可能な組織診断サーベイです。

また、改善施策に直結した独自の設問設計によって、改善アクションを明確に、従業員エンゲージメントの向上を実現します。

「HRBrain 組織診断サーベイ」の特徴

• 高いカスタマイズ性で自社にあった運用を実現

設問内容、配信対象やスケジュールなど、柔軟なカスタマイズが可能

• 課題の優先順位付けから具体的な改善アクションへの接続まで

部署、年齢、役職、性別、評価データなど豊富な分析軸を活用し組織ごとの根本課題を特定できます

• 人的資本の情報開示にも対応したデータの収集から活用

エンゲージメント状態の定量化を実現し、人的資本の情報開示に必要な人材データの収集が可能

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