フォローアップとは？企業が取り組むべきことや、様々な使い方を解説

フォローアップはどうして行う必要があるのでしょうか。フォローアップの意味や効果、ツールについて解説します。

フォローアップの意味 

フォローアップ（follow-up）とは、すでに行ったことに対して、時間をおき再度その事柄を強化、また効果を確認するための行動を指します。企業は以下のようなフォローアップを行うことが多いです。

• 従業員のスキル

OJT研修・OFF-JT研修を行っても、一度きりでは十分なスキルを身につけることは難しいため、定期的にフォローアップを行い、スキルの定着度合いを確認します。

• 企業理念の浸透

企業理念を従業員に浸透させ、全ての社員の行動指針や判断の基準を定めます。しかし一度示しただけでは浸透しにくいので、繰り返しフォローアップを行い、定着を図るのが重要です。

離職率の改善

フォローアップを行うことのメリットは、企業への帰属意識を高め、生産性を向上させることだけではありません。離職率の改善効果も期待できるのです。

• 新入社員の離職

厚生労働省が発表した平成29年3月卒業者のデータによると、就職後3年以内に離職をする割合は高卒者で39.5%、大卒者で32.8%です。少子化にともない採用コストが高くなる傾向にあるため、離職率の改善は企業の重要な課題と言えるでしょう。

• 企業全体のモチベーションダウンにも

企業が離職に対して対策を打たなければ、企業全体のモチベーションを下げることにもなりかねません。新卒者が辞めること自体が既存社員のモチベーションを下げる原因にもなるからです。新卒者に教育を行ったことによる時間的コストのロスも見逃せないでしょう。

フォローアップのためのツール

フォローアップは様々な側面で行う必要があります。フォローアップを行う際に効果的なツールを紹介します。

• ATS（採用管理システム）

入社前の段階から求職者のフォローアップが可能です。企業と求職者の意識のミスマッチがおきないように継続的にフォローアップを行うことで、入社後もモチベーションを維持し、活躍する人材を採用することができるでしょう。

• 勤怠管理システム

従業員のモチベーションを低下させる原因の一つが長時間労働です。採用管理システムを導入することで長時間働いている従業員にアラートを出すなど、未然に長時間労働を防ぐフォローアップができます。

• タレントマネジメントシステム

目標設定や評価が定まっていないと、従業員のモチベーションは低下します。HRBrainのようなタレントマネジメントシステムは従業員のスキルの把握、目標の管理、評価、離職予兆の分析などができ、繰り返しフォローアップを行うことができます。

最も必要とされるのが、新入社員のフォローアップです。新入社員フォローアップ研修のメリットや具体的な内容について解説します。

新入社員フォローアップ研修とは

新入社員フォローアップ研修とは、同じ研修を受けた社員が、一度受講した内容を、ある程度時間が経ってから再度受講する研修です。

• 新入社員フォローアップ研修のメリット

フォローアップ研修の最大のメリットは、新人研修をともに受けた同期に久しぶりに会うことで、仕事に対するモチベーションが高まることでしょう。新人研修と同じようなカリキュラムを受講し、今現在どの程度社会人として成長したかを確かめるいい機会になります。

• 新入社員フォローアップ研修のデメリット

現場に配属された場合、研修受講のために、一時的に現場から離脱するので、人的資源や時間の確保に苦労するというデメリットがあります。しかしデメリットよりもメリットの方が大きいため、フォローアップ研修は実施したほうがよいでしょう。

新入社員フォローアップ研修の内容

新入社員フォローアップ研修に盛り込むべき、具体的な内容について解説します。

• 新入社員研修の復習

コミュニケーション研修やビジネスマナー研修など、新人研修時に行った内容を復習します。新人研修と全く同じ内容を行うのではなく、新人研修で得た知識を、どのように業務で活かせているかを振り返るような研修を実施しましょう。

• 課題点を振り返る

業務を行っていく上で自身に身についていないスキルや課題点を洗い出し、把握します。また、グループワークを行うことで、自分だけでは気付くことができない課題も把握することができます。

• プレゼンテーションを行う

フォローアップ研修の内容や、自身の課題点を振り返った結果、明日から業務にどのように活かすかプレゼンテーションを行いましょう。プレゼンテーションの出来の良し悪しよりも、研修で得た内容を一度アウトプットをすることで、新たな気付きを得てもらうことが目的です。

新入社員のフォローアップは重要ですが、その他のシーンでもフォローアップは使われます。どのようなシーンで使われるかを解説します。

転職者のフォローアップ

転職者は比較的年齢を重ねていることが多いため、フォローアップは必要ないと考えがちですが、入社前のイメージと入社後の業務のギャップで、早期離職につながることがあります。転職者の現状を把握するためにもフォローアップは重要です。

• 転職者のフォローアップ担当者

転職者の場合、フォローアップをするのは、採用担当者が最適でしょう。直属の上司を担当者にすると、業務に直接関わることなどは案外話しにくいものです。話の内容が漏れないスペースを確保して、ゆっくり時間を取るのがいいでしょう。

• 面談時に確認する内容

まずは入社前と現在の業務にギャップが生じていないか確認しましょう。そして、現在の仕事、働き方についての評価をフィードバックします。指導が必要な内容を面談のはじめに伝えてしまうと、転職者が萎縮してしまい意見を言いにくくなるので、フィードバックするタイミングは重要です。

• 職場の状況のヒアリング

同僚とのコミュニケーションがうまく取れているか確認します。上司に話しにくい、同僚に馴染めないなど、コミュニケーションが取りにくいシチュエーションになっていないか確かめましょう。

• 今後の期待について

特定の期間までにどのようになってほしいか、今後の期待について伝える必要もあるでしょう。意識のすり合わせを行うと、期待にこたえるように仕事を行うでしょう。

異動者のフォローアップ

人事異動には硬直化した組織の活性化、社員のスキルアップ、モチベーションを上げるなど様々なメリットがあります。ただし適切にフォローアップを行わないと、かえって逆効果になる可能性もあります。

• 異動前のフォローアップ

異動対象者に異動の目的は何であるかを伝えましょう。新しいポジションでどのようなことがあるか、会社にいかに期待されているかを伝えます。同時に、新しいポジションではどのようなメリットを得るのかも伝える必要があるでしょう。

• 異動後のフォローアップ

異動後しばらく経ってから面談を実施しましょう。異動前の目的と、実際働いてみての意識のギャップがないか、新しいポジションで無理なく働けているかなどをヒアリングし、新しいポジションでの仕事を確立させていきましょう。

復職者のフォローアップ

心身の不調で休職した社員も継続的に就業するためにフォローアップが必要です。特に再発リスクの高いうつ病などの方のフォローアップはどのように行えばいいのでしょうか。

• 本人の支援

体調や通院状況、また復職者本人が無理なく働けているか、業務に負担を感じていないか、職場内で孤立していないかを中心にヒアリングしていきます。

• 上司、同僚の支援

上司や同僚に復職者の業務状況をヒアリングしましょう。復職者に求める周囲の期待と、復職者の意識にズレが生じると、再度休職につながるケースも有ります。周囲と復職者の意識を合わせていくことが重要です。

フォローアップメール

フォローアップは他にどのようなシーンで使われるのでしょうか。人事面でのフォローアップとは異なりますが、フォローアップメールは顧客満足度を高めるために非常に有効です。

• 商談後にフォローアップメールを送付する

商談後に追加の情報を送り、顧客の次の行動を促します。興味のある分野のセミナー情報などを送り、見込み客を新規顧客へと導きます。

• 商品を購入後に

商品を購入した顧客にお礼のメールを送付した後、一定の期間をおいて満足度の調査、さらにその商品がなくなった頃に購入を促すメールを送るなど、継続的に顧客に行動を促すことができます。

フォローアップを効果的に行うにはどのようなことに注意する必要があるのでしょうか。

キャリアビジョンの確認

入社前にどのようなキャリアを描いていたかを再度確認します。

• 現状とのギャップを確認する

入社前とのキャリアビジョンにギャップがあると、日々の業務に追われ、何の為に働いているか分からず、やりがいが低下してしまい、次第に意欲が低下します。フォローアップの際はギャップが生じていないか確認しましょう。

• 今後のキャリアビジョンを明確にする

現状を確認できたら、3年後、5年後のキャリアビジョンを明確にします。定期的に現在と将来のキャリアビジョンを振り返るようなフォローアップを実施し、モチベーションの向上を図りましょう。

面談担当を決める

普段の業務に対するフォローアップの担当は、直属の上司が適しています。

しかし相談内容によっては、直属の上司には言いにくいこともあるため、人事担当者が面談担当者に適している場合があります。状況に応じて担当者を決めましょう。

• 面談内容を決める

面談内容がバラバラだとかえってフォローアップが難しくなる可能性があります。各部署から人事担当者にヒアリングしてほしいことを集め、標準化しましょう。

• ヒアリングした内容を適切にフィードバックする

新入社員や、中途入社の社員に面談担当者がヒアリングした内容を、上長や人事担当者などに適切にフィードバックします。新入社員などが抱えている問題点を可視化することで、モチベーションを維持しながら業務を行うことができるでしょう。

• 面談記録の可視化にはタレントマネジメントシステムが最適

タレントマネジメントのクラウドサービスであるHRBrainには1on1ミーティングの機能があります。ミーティング内容の可視化だけでなく、職員のコンディションを確認することができます。社員のフォローアップには最適な機能といえるでしょう。

メンター制度を導入する

利害関係がない先輩社員をメンターとし、様々な悩みに対してフォローする制度を取り入れる企業が増えています。

• メンター制度のメリット

メンター制度の最大のメリットは、社内のコミュニケーションが活発に行われることです。新人は悩みを相談でき、不安を解消できます。またメンターになった先輩社員は相談されることで、先輩としての自覚が芽生えるため、積極的に業務に取り組む姿勢が醸成されます。

• メンター制度のデメリット

日々の業務と後輩の面倒を見ることで、メンターの業務に負担がかかる可能性があります。またメンターによって、サポートの質が異なるため、メンターに対してのフォローアップや研修が必要なケースもあります。

フォローアップは人材を定着させるためには重要な課題です。ミーティングの内容や質、人事評価にばらつきがあると職員のモチベーションの低下につながらないとも限りません。職員が前向きに仕事をおこなうための評価基準の策定、目標の管理にはタレントマネジメントシステムが最適です。導入の検討をおすすめ致します。

HRBrainは企業と人材を確かな成長につなげる人事評価クラウドです。

HRBrainは、従業員の目標設定から評価までのオペレーションの全てをクラウド上のソフトウエアで効率化するサービスです。MBOやOKR、1on1などの最新のマネジメント手法をカンタン・シンプルに運用することができます。

「そろそろ人事制度を整備したいが大変だし、誰に相談したらいいか分からない・・」

「もっと目標意識を高めて、メンバーに自発的に成長をして欲しい・・」

「管理作業に時間・工数が掛かりすぎる。無駄な業務に時間を割きたくない・・」

このような悩みをHRBrainで解決できます！

無料トライアル実施中！ぜひお試しください！