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組織社会化とは?新卒・中途、新入社員が組織に適応するために

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組織社会化とは?新卒・中途、新入社員が組織に適応するために

目次

    組織に新しく加わった社員が、入社初日から本来の能力を発揮し良好な人間関係を築くことはほとんどの場合ありえません。企業独自のルールや暗黙の了解などがあったり、同業種でも仕事の進め方が大きく違ったりすることもあるため、新しい環境に適応するには時間がかかります。

    新卒社員や中途入社した社員をはじめ、人事異動により部署異動してきた既存社員が組織に適応するためのプロセスを「組織社会化」といいます。今回は、組織社会化の目的や導入が必要な場面、実施するうえで注意したい5つのことなどをわかりやすく解説いたします。

    組織社会化とは?

    『組織社会化』とは、新しく会社へ入ってくる新入社員や中途入社の社員がその会社に適応するため、馴染むためのプロセスを指します。とくに新卒新入社員の場合は、学生時代との大きな環境の変化に戸惑うだけでなく、会社全体の規則や部署内のルール、各運用や仕事の進め方などすべてにおいて分からないことばかりです。

    採用した社員が少しでも早く会社に馴染み、活躍できるようにするために多くの企業が『組織社会化』に取り組んでいます。

    概要

    『組織社会化』は、新しく組織(企業)に参入した人材(社員)が、会社の環境ややり方に適応するために行われるプロセスです。新入社員を対象におこなう場合が多く、企業の指針や規則・理念をはじめ社会人としてのマナーなどを学ばせるための新入社員研修やオリエンテーションを実施します。

    しかしながら、組織社会化の対象は新入社員や中途入社だけではありません。同じ会社の中でも部署やチームが変われば、共に働くメンバーも仕事の進め方も変わります。人事異動により新たなメンバーを迎え入れた場合も、少しでも早くチームに馴染んでもらうことで本人が持つ本来の能力を発揮させられます。

    導入の目的

    『組織社会化』を導入する目的として、以下のような理由が挙げられます。それぞれ解説いたします。

    • 能力発揮
    • モチベーションアップ
    • 企業に対する信頼・共感
    • 社員の定着・離職防止

    能力発揮

    企業に入社した直後は、新しい環境に新しい人間関係、はじめての業務など右も左も分からない状態です。終始緊張状態にあり余計な力が入ってしまっている状態では、本来持っているはずのポテンシャルを発揮するのは難しいでしょう。組織社会化に取り組むことで徐々に環境に馴染み、空気感や独自ルールを把握できると肩の力も抜けてスキルを発揮できるようになります。

    モチベーションアップ

    組織社会化の取り組みとして一般的なのは新人研修やOJTでしょう。新入社員の規模はそれぞれですが、同じスタートラインに立つ同期たちと交流を深めながら、さまざまな知識やスキルを学ぶことで、これから始まる仕事に対するやる気やモチベーションが高まります。

    企業に対する信頼・共感

    企業は組織社会化のためにさまざまな取り組みを実施し、企業理念やコンセプト、目的や目標を共有することで社員の共感を促します。また、ゴールや目指すべきものを共有することで「会社に貢献したい」という気持ちが生まれ、会社に対する信頼獲得にも期待できます。社会人の多くは、収入を得て生活することを目的として仕事をしますが、社員にも感情や思いはあります。社員のことを考え、会社と社員の間に共通の目標や信頼関係が構築できなければ社員はついてきません。

    社員の定着・離職防止

    組織社会化は、新しく参入した社員に組織に適応してもらうためのプロセスです。組織、つまり会社に馴染むということは、仕事の流れややり方を理解してもらうことだけでなく、部署やチームにも溶け込むことともいえます。新しい環境に適応できれば、早期離職の予防にも期待できるでしょう。退職者を減らせれば、あらためて人材採用する手間もコストも抑えられます。

    組織社会化はどのような場面で求められる?

    組織社会化は、組織の中に新たな人員が参加した際に組織に適応してもらうためのプロセスです。では、企業において新たな人員が参加する場面とはどのようなときか、それは「入社・異動」の場面です。それぞれくわしく解説いたします。

    入社

    新卒や中途採用の入社時は、組織社会化の取り組みが外せません。とくに新卒社員は社会人デビューも相まって、働く場所やともに働く人、仕事の取り組み方や始め方すべてが分からないことばかりです。学生時代と会社では、人との付き合い方も全く違います。頑張りたい気持ちと不安な気持ちでいっぱいの状態ですが、新入社員研修やOJTといった組織社会化を実施することで同期や先輩との交流を図り、徐々に「会社」という場所に慣れてきます。環境に適応するためのベースを整え、はじめて仕事に適応しはじめる段階へと移ることができます。

    新卒社員と同様に組織社会化が欠かせないのが、中途入社の社員です。前職で培った経験やスキルも含めて、社会人としての基礎はできあがっていますが、前職とのギャップに悩み本来のポテンシャルを発揮できない、あるいは発揮するまでに時間がかかってしまうケースがあります。中途入社の社員にも組織社会化の取り組みを実施することで、スピーディーに能力を発揮することができるでしょう。

    異動

    組織社会化が必要な場面は、社外から新たに参加する人員だけではありません。組織の中で組織社会化が活きる場面、それは社員の部署異動です。企業の規模が大きければ大きいほど、異動にともなう環境の変化も大きいものです。たとえば各業務の進め方はもちろん、社内ツールの使用において部署内の独自ルールが設けられていたり、進捗報告の方法や報告先が複雑であったりもするでしょう。

    入社に比べると異動での人員参入は見落としがちですが、ここの対応を疎かにすると異動してきた社員が部署での仕事に馴染めない、もしくは馴染むまでに時間がかかりすぎてしまいます。心を病み退職してしまうケースもあるため、入社時ほどではなくとも組織社会化を実施すべき場面といえるでしょう。

    また、異動に似たケースとして部署をまとめる役割をもつ上司がかわる場合もあります。部署全体のメンバーに変化はなくとも、上司がかわることで部署内の空気感や仕事の取り組み方が変化すると考えられるでしょう。上司がかわる場面では、その下につく社員が新しい上司に対し意見を言い出しづらく、不満がたまり仕事に影響する恐れがあるため上司と社員のコミュニケーションを慎重に図りましょう。あわせて、上司側はこれまでの仕事のやり方を理解し尊重したうえで、新しい取り組みや指示をおこなえると社員側が受け入れやすく円滑に業務を遂行できます。

    組織社会化の必須要素

    組織社会化に取り組むためには、欠かせない4つの要素があります。これから解説する4つの必須要素は、組織社会化に取り組む上で基礎となるものであり、いずれかを欠いてしまうと組織社会化の本来の効果を得られません。それでは、ひとつずつ解説いたします。

    • 学習棄却
    • スキルや知識の習得
    • メンター制度の確立
    • 評価基準の明確化・役割の理解

    学習棄却

    『学習棄却』とは、これまで得た知識をただ捨てるということではなく「学び直す」ことを指しており、最近では「アンラーニング」とも呼ばれます。新卒社員であれば、学生時代の環境と新しい組織での環境を比べたり、中途入社の社員であれば入社前の会社と環境や仕事の進め方を比べたりするでしょう。これまで培ってきた知識や経験は非常に貴重なものですが、過去の経験に囚われすぎてしまい新しい環境に適応しづらい原因ともいわれています。

    新しい環境にいち早く適応するためには、これまでに得た知識や経験を一度捨ててフラットな状態で学び直すことが必要です。

    スキルや知識の習得

    学習棄却(アンラーニング)を実施したあとは、あらためて知識やスキルの習得をおこないます。業界の基礎知識や最新の知識、業務を遂行するうえで必須となるスキルをフラットな状態から学び直します。OJTや研修をはじめ、メンター制度を導入することで距離感の近い相談相手もでき、環境に馴染みやすくなるでしょう。

    メンター制度の確立

    『メンター制度』とは、知識や経験を積んだ「先輩」を新入社員につけてサポートする制度です。これは直属の上司とは全く異なり、新入社員と年齢が近い先輩や性格的な相性も合わせた「兄弟」のような関係性であることが特徴といえます。業務上の疑問はもちろん、メンタル的な相談や困りごと、キャリアなど幅広いサポートを担います。

    直属の上司相手では、圧倒的な上下関係を前に新入社員は気軽に話しかけることもできないでしょう。年齢も近く隣のデスクほどの距離にいる先輩であれば、ちょっとした質問も投げかけやすく先輩側も新入社員の様子を把握しやすいため、大きな安心感のもと業務に取り組めます。

    しかしながら、これからメンター制度の導入を考えていたり、現在のメンター制度がうまくいかず悩んでいたりする担当者は少なくありません。

    そのほか、上司と部下の個人面談(1on1)に関して「上司ごとに1on1の実施内容が異なる」「面談記録が揃っておらず管理できていない」といったお困りごとはありませんか?こうした1on1に関する課題を解決するならHRBrainの『1on1ミーティング』を参考にしてください。HRBrainの『1on1ミーティング』なら、実施内容を見える化して実施内容も統一できます。また、面談で話した内容を記録して蓄積するため、人事評価や育成・マネジメントにも役立てられます。

    評価基準の明確化・役割の理解

    社員に対し評価基準を明確化することは、社員のモチベーション向上に直結します。これは新入社員だけでなく、既存の社員にも当てはまることです。たとえば勤怠に関することや業績をもとにしたもの、どれだけ契約を獲得できたかといった能力・実績ベースのもの、仕事に対するやる気やモチベーションをベースにしたものなどです。

    評価基準は社員の給与に直結します。それぞれの評価基準や尺度を明確にして提示することで、社員が目標を持ちやすくなるだけでなく会社への信頼感向上にもつながります。人事評価制度に関する不満事では、評価基準の不明瞭さが半数以上を占めるともいわれているため、ここをクリアにすると企業としてのイメージアップも期待できるでしょう。

    また、評価基準を明確にするにあたり、社員ひとりひとりの役割を理解させることも重要です。社員自身が遂行すべき仕事や、任された役割をきちんと理解しておかなければ、評価基準を明確にしたところで大きな意味を成しません。役割を理解することは、キャリア的な現在地を把握することでもあります。

    キャリア形成においても、社員の役割の理解と評価基準の明確化は必須項目といえます。

    評価基準を含めた人事評価は、多くの工数がかかりセンシティブな問題のため担当者の負担が大きい業務です。「社員数も多くエクセル管理の工数が膨大」「評価基準が定まらない」「評価基準が不明瞭なため社員から不満が出ている」といった人事評価を管理するならHRBrainの『人事評価の効率化』を参考にしてください。人事評価の集計作業を完全自動化、ワンクリックのシンプル操作で膨大な工数を大幅削減できます。

    評価プロセスを見える化することで社員へのフィードバックも明確になり、人事評価に対する納得度を向上させられます。

    組織社会化の導入による効果・注意点

    組織社会化の導入で得られる効果は多岐にわたりますが、注意すべき点もあります。注意点を把握して導入することで、より効果的なものになるためあらかじめ確認したうえで組織社会化を導入しましょう。それでは、組織社会化により期待できる効果と注意点をそれぞれ解説いたします。

    効果

    新しい環境の中では、既存の社員たちへの接し方ひとつにも気を遣うだけでなく、慣れない社内ツールや仕事のやり方の違いに四苦八苦するでしょう。

    組織社会化がうまくいくと、新入社員や部署異動により新しく参加してきた社員は、余計な悩みやストレスを抱えずに業務に取り組めます。過度な緊張感がほぐれ、本来持っている能力を発揮でき円滑に業務を遂行できるため、企業側にとっても生産性の向上に期待できます。

    また、組織の中に溶け込めると仕事で行き詰まった際には相談する相手がいるため、安心して仕事ができ早期退職の予防にも期待できるでしょう。人材採用には大きなコストや手間がかかるため、社員が会社に定着することで経費削減にもつながります。

    注意点

    より効果的な組織社会化を実施するには、注意点をきちんと理解しておく必要があります。今回は、退職要因にも挙げられる5つの注意点をそれぞれ解説いたします。

    • 独自ルールと暗黙ルールを理解・把握
    • 組織文化・企業風土の理解・把握
    • 役割を明確にする
    • スキル・能力・知識を身につけられる環境
    • ミュニケーション・対人支援

    独自ルールと暗黙ルールを理解・把握

    会社ごともしくは部署ごと、さらにいえばチームごとに「独自ルール・暗黙ルール」が存在する組織は多いものの、それを社内ルールとして教えてもらえることはほとんどありません。

    そもそもこうした独自のルールを「当たり前のこと・一般的なこと」と捉え、無意識のうちにおこなわれているケースもあります。たとえば「冷蔵庫へ入れるものは2つまで」「コピー機のインク交換は新人担当」といったものです。

    このような公式の規則ではないものも会社側が把握し、注意事項のようなかたちで新入社員へ伝えることで早期に受け入れ順応していけます。

    組織文化・企業風土の理解・把握

    同じ業界・業種でも企業ごとに「色」があります。積み重ねてきた文化や理念が異なるため、これは当然のことでしょう。しかしながら、こうした企業風土はその場に身を置いて時間を過ごさなければ分からない面です。そのため、入社前に想像していた印象と実際の印象に大きなギャップを感じ、適応できずに離職してしまうケースは少なくありません。組織文化や風土は、つまりその会社の歴史でもあります。会社の歴史をかえることはできませんが、入社後の最初の研修やオリエンテーションなどで共有することは可能でしょう。

    役割を明確にする

    役割を明確にすることは、新入社員だけでなく中途入社や部署異動で新しく参加してきた既存社員にも必須です。とくに中途入社や異動してきた社員においてはスキルや能力を評価されて採用されているケースも多いでしょう。そのため、成果を上げなければと過度なプレッシャーを感じすぎてしまい、空回りしたり自分を追い込みすぎてしまったりします。もちろん即戦力として早々に活躍してもらいたいところではありますが、まずは新しい環境に慣れてもらいたいことを伝え、リラックスした状態で能力を発揮してもらえるよう企業側が取り組みましょう。

    スキル・能力・知識を獲得・向上できる環境

    企業の利益を生み出しているのは社員です。さらに成果を上げさせたり生産性を向上させたりするには、社員たちがスキルや能力の獲得および向上できる環境を会社側が用意する必要があります。組織社会化の必須要素のひとつである「学習棄却(アンラーニング)」と「スキルや知識の習得」はセットと考え、研修やOJTを実施しましょう。学べる環境を用意し社員に投資することで、品質および生産性の向上はもちろんスキル不足による人材調達が不要になりコスト削減につながります。

    コミュニケーション・対人支援

    新卒や中途採用、既存社員の異動すべてに共通する悩みとして「人間関係」が挙げられます。新卒は社会人デビューも相まってすべてが未知の世界であり、中途入社や異動社員は既存社員たちと円滑な人間関係を構築できるか、業務の遂行よりも不安を感じるものです。2020年、厚生労働省が発表した離職理由のデータによると、若年層の退職理由のトップが「人間関係」によるものでした。すでにコミュニティーができあがっている中に入るのは、大人も子どもも等しく不安なものです。

    会社では、いわゆる「お局様」のような立ち位置にいる人に気に入られるか否かでその後の会社ライフが大きく左右されるといったこともあります。人間関係はメンタル面にも大きく影響するため、心を病んでしまうケースも多く、会社側のサポートが必須ともいえるでしょう。同期同士の交流がおこなえるよう機会を設けたり、面倒見や相性の良い先輩社員をメンターとしてつけたりするのも良いでしょう。

    組織社会化を実行するには?

    組織社会化において、新入社員が組織に馴染むために解決すべき課題が3つあるといわれています。それぞれの課題を詳しく解説いたします。

    • 文化的課題
    • 役割的課題
    • 技能的課題

    文化的課題

    組織、つまり企業や部署における暗黙のルールや特有の文化や風土を受け入れて組織に適応することを文化的課題といいます。研修やマニュアルには載っていない、独特なルールはどこの会社にもあるでしょう。前職とのギャップに悩むことも懸念されますが、組織に入る側はこうした独自ルールなどを受け入れなければなりません。

    役割的課題

    仕事をするうえで与えられる業務はもちろんありますが、それとは別に自分だけの役割を見出すことが大切です。たとえば、「エクセルやパワーポイントの知識が豊富」「取引先への手土産のセンスが良い」「データ分析が正確で速い」といったことです。こうした自分だけの役割は、組織の中での存在価値ともいえるほかその人自身の特徴になるため、既存社員から認知してもらいやすく組織に馴染みやすいといえます。

    技能的課題

    文化を理解し受け入れ、オプションのような役割だけを身につけても意味がありません。組織で働くということは、組織に求められた仕事をこなし成果を上げ利益を生むということです。業務を遂行するうえで必要なスキルや知識を身につけておくだけでなく、さらに向上させる意欲も必要です。技能的課題をクリアしたうえで、文化的・役割的課題の解決が活きてきます。

    まとめ

    組織社会化とは、企業側だけが取り組むべき問題ではなく組織に参加する社員側も積極的に取り組む必要があります。企業側が新入社員を迎え入れるためにあらゆる取り組みを実施しても、新入社員側が前向きでなければ効果は得られません。これは逆も然りです。

    新入社員が積極的に組織に馴染めるよう、企業側はベースとなる環境や研修内容を整えておきましょう。

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    HR大学 編集部

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