#労務管理
2023/09/20

労務管理の重要性とは?重要な理由や具体的な業務内容について解説

目次

    企業を健全に運営するために重要な役割のひとつに、労務管理があります。
    労務管理は従業員が快適に働き、業務において高いパフォーマンスを発揮できるようにサポートする縁の下の力持ちと言えます。
    では、労務管理とは具体的にどのような業務を指すのでしょうか。
    また、労務管理はなぜ企業にとって重要なのでしょうか。
    この記事では、労務管理の具体的な業務内容やその重要性、労務管理を行う上での心構えについて解説します。

    「紙やExcelで行う業務が多く、煩雑な労務手続きがなかなか削減できない」
    「従業員からの労務手続きにおける問い合わせ対応で業務が中断されてしまう」
    など、お悩みの方も多いのではないでしょうか。

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    労務管理とは

    労務管理とは、従業員の労働条件や労働環境、福利厚生などの整備を行う業務を指します。
    業務内容が似ていることから、労務管理は人事の業務とほぼ同じなのではないかと思われがちです。
    人事の業務は、人事評価や採用・育成など、個別の従業員に対する業務内容が大半を占めます。
    つまり、事業を円滑に進行できるよう人材の管理をするのが人事部の仕事です。
    一方、労務管理は勤怠や給与の管理、社会保険の手続きなど、組織単位を対象にした業務です。
    つまり、従業員が働く環境を整えるのが労務管理の仕事と言えます。
    労務管理は人事の業務と比べて裏方の業務が多いでしょう。
    しかし、健全な企業の運営には欠かせない役割を果たしているのです。

    労務管理の主な業務内容

    労務管理の業務は、従業員の事務手続きに関するものが大半を占めます。
    では、具体的な労務管理の業務内容にはどのようなものがあるのでしょうか。
    以下で主な5つに分けて説明します。

    就業規則の作成・管理

    労務管理を行うためには、就業規則をあらかじめ定める必要があります。
    就業規則とは、従業員の労働条件や勤務上のルールを文書にまとめたものを指します。
    就業規則に記載する具体的な項目には、以下のようなものがあります。

    • 始業時刻・就業時間・休憩時間について

    • 休日や休暇について

    • 賃金について

    • 退職について

    • 労務災害について

    • 表彰・制裁について

    • 制服の貸与について など

    就業規則は企業で自由に定めて良いものではなく、労働基準法を遵守したものである必要があります。
    高い法律知識が必要となるため、自社で規則を作成した後は社会保険労務士や弁護士にチェックをしてもらうと安心です。

    さらに、就業規則は定期的に見直すことが大切です。
    なぜなら、職場の状況は常に変化し続けるものだからです。
    就業規則が実際の現場に則しているかどうか、従業員にとって締め付けが強すぎるものになっていないかを定期的に確認しましょう。
    必要な場合は、状況に応じて規則を修正することが大切です。

    勤怠管理

    勤怠管理は、給与の支払いに関わることから非常に重要な業務です。
    勤怠管理に関する項目には以下のようなものがあります。

    • 出勤・退勤時刻

    • 遅刻や早退の有無

    • 時間外労働時間数・深夜労働時間数・休日労働時間数

    • 年次有給休暇の付与・使用日数 など。

    正確な給与の支払いをするためにも、上の項目について正確に把握する必要があります。
    勤怠管理には、各従業員の出勤状況を記録した出勤簿を使用します。
    出勤簿とは、従業員の勤怠に関する記録をまとめた帳簿を指し、代表的な例にタイムカードがあります。

    また、従業員がどのくらいの時間働いているかを管理することは、従業員の心身の健康管理にも繋がります。
    有給休暇の取得についても、企業の方から積極的に推進することが理想的です。

    給与計算

    従業員が安心して働くためには、給与が決まった日に確実に支払われることが重要です。
    万が一、給与の支払いが遅れたり、支払い金額に誤りがあったりすると、従業員と企業との信頼関係に影響します。
    企業には正確に給与を支払う責任・義務があることを十分に理解しておくことが大切です。

    給与計算は、勤怠のデータと人事考課上の基準を元に行います。
    また、所定の控除額がある場合は、算出された総支給額から差し引きます。
    社会保険料や所得税、住民税などが控除額にあたります。
    主な社会保険料には健康保険料や厚生年金保険料、雇用保険料、労務災害保険料などがあります。
    間違いのない給与計算のためにも、税制度や社会保険への深い理解が重要です。
    さらに、所得税や住民税の特別徴収を行っている企業では年末調整も必要です。

    安全・衛生管理

    従業員が安全で、衛生的に働ける環境づくりをすることも労務管理の業務の一つです。
    健康診断の管理もその業務に含まれます。
    単に健康診断受診の手続きをするだけではなく、健康診断の結果の記録や従業員への通知、労働基準監督署への報告が必要です。
    また、従業員が50人以上在籍する企業では、1年ごとにストレスチェックを実施することが義務付けられています。
    ストレスチェック実施の通知、その結果を産業医へ報告することも大切な仕事です。
    さらに、必要と判断された従業員については、産業医との面談手続きが必要な場合もあります。

    安全・衛生管理を怠っていると、労災に繋がる場合もあります。
    労務管理においては、安全に安心して働ける職場整備を徹底することが求められます。

    社会保険等の手続き

    社会保険や労働保険に関する手続きも、労務管理の業務です。
    社会保険とは、生活をするうえでのさまざまなリスクに備えて加入する健康保険や国民年金などを指します。
    一方、労働保険とは、労災保険や雇用保険などの労働に関する保険を指します。
    主な手続きには以下のようなものがあります。

    従業員の入社時
    ① 社会保険の資格取得届出・加入手続き
    ② 雇用保険の資格取得届出・加入手続き
    ③ 健康保険証や雇用保険被保険者証の従業員への受け渡し など。

    従業員の退職時
    ① 社会保険の資格喪失手続き
    ② 雇用保険の資格喪失手続き
    ③ 健康保険組合への健康保険証の返却
    ④ 退職者への離職票の交付 など。

    従業員の休職時
    ① 休職に伴う社会保険や雇用保険の保険料に関する手続き
    ② 育児休業給付金や介護休業給付金、傷病手当金などの請求手続き など。

    従業員の異動時
    ① 社会保険や雇用保険の住所変更手続き
    ② 給与が大幅に減少する場合、標準報酬月額の随時改定手続き など。

    社会保険については、管轄の年金事務所や健康保険組合で手続きを行います。
    労働保険については、管轄のハローワークでの手続きが必要です。
    保険加入の要件を満たしているのに被保険者として取り扱われなかったり、必要な手続きにミスがあったりした場合は、法律に違反することになってしまいます。
    企業全体のコンプライアンスに関わる問題になるため、社会保険に関する各種手続きについては、一層しっかりとした管理が求められます。

    労務管理の重要性とは

    労務管理には、労働時間や給与・勤怠に関する内容など、さまざまな業務があります。
    では、労務管理が重要視されるのには、具体的にどのような理由があるのでしょうか。
    以下で、5つに分けて説明します。

    企業のコンプライアンス維持

    近年では、企業のコンプライアンスが社会全体で大変重視されています。
    その中で、労務管理に関する分野で言えば、規定を超えた長時間労働や残業代の未払いなどはコンプライアンスに違反する重大な問題です。
    大企業であればメディアで報道される可能性もあり、消費者や株主からの信頼を失うことにも繋がりかねません。
    また、近年はインターネットの発達により、情報の伝達が非常に活発です。
    そのため、中小企業におけるコンプライアンス違反についても、情報が出回る機会が大変多くなっています。

    労務管理は、労働基準法や男女雇用機会均等法を始めとする労働法との関係性が非常に強いものです。
    そのため、徹底した労務管理を行うことが自社のコンプライアンスが強化されることに繋がると言えます。

    従業員の健康的な働き方の実現

    徹底した労務管理は、従業員が健康的に働ける環境づくりに繋がります。
    十分な休憩時間や休暇を取得できないまま長時間働くことは、身体的のみならず精神的にも大きな負担を伴います。
    負担を強いる働き方を続けた場合、心身に不調をきたし、労務災害に繋がる可能性もあります。

    規定の労働時間が守られ、適切に休憩・休暇を取得できる環境を整えることにより、従業員が健康的に働ける職場づくりが実現できます。
    労務災害などの諸問題を未然に防止する観点からも、労働管理の役割は大きいと考えられます。

    従業員のモチベーション向上

    労務管理は、長時間労働の防止や、十分な休憩・休暇の取得など、従業員にとって働きやすい環境づくりに大きく関係します。
    そのため、労務管理によって健康的に働くことができれば、従業員のモチベーション向上に繋がることが期待できます。
    従業員ひとりひとりのモチベーションが向上すれば、業務の生産性向上や自己研鑽に繋がるでしょう。
    また、団結力の強化やコミュニケーションの活性化など、組織全体に良い影響が波及することも期待できます。
    ひいては、企業全体の業績向上にも繋がるでしょう。

    社内外からの自社への信頼性の向上

    十分な休憩時間や休暇を取得できずに働いているにも関わらず、そのような働き方を改善しない職場に対して、従業員が信頼感を抱くことはできません。
    一方で労務管理により、自身の労働時間や健康状態を把握してもらえていると感じられれば、従業員は安心して働くことができるでしょう。

    また、適切な労務管理により従業員のモチベーションが高まれば、商品・サービスの質が向上していくと考えられます。
    商品やサービスの質が良くなることによって業績が上昇すれば、顧客や株主などの社外から自社に対する信頼性も向上することが期待できます。

    離職率の低下

    従業員が規定の労働時間を超えて仕事をしていたり、十分な休暇を取得できなかったりといった状況を把握・改善できない企業では、従業員が不満を募らせます。
    不満が蓄積した結果、離職する従業員もいるでしょう。

    適切な労務管理は、労働環境の改善に直結します。
    労働環境が改善することにより、自社に対する従業員満足度が向上するでしょう。
    ひいては、離職率が低下し、自社の人材不足の解消に繋がることが期待できます。

    労務管理における心構えとは

    適切な労務管理は、企業のコンプライアンス維持や従業員の離職率の低下など、さまざまなメリットに繋がります。
    それでは、労務管理を行う上では、どのような心構えが必要なのでしょうか。
    4点に分けて説明します。

    基本法令を理解する

    労務管理においては、労働基準法や労働組合法、マイナンバー法などさまざまな法律が関与します。
    そのため、労務管理についての手続きに不備や漏れがあれば、法令違反となってしまうことがあります。
    知らなかった、という理由で法律に違反することは許されません。
    適切に労務管理を行うためには、労働基準法を始めとした労働法と呼ばれる法律を正しく理解していることが重要なのです。

    さらに、労働法は少子高齢化や、人々の仕事観・ライフスタイルの多様化などに応じて改正が行われることがあります。
    改正が実施された際には、改正の内容に応じて就業規則や労働条件の変更などの対応を行うことが必要です。
    そのためにも、関係する法令の改正や新設された制度について、常に情報収集を心がける姿勢が大切です。
    一方で、他の業務をこなしながら最新の知識を吸収し続けることは、負担が大きいものです。
    法律に関する専門的知識が必要な場面では、専門家と連携し、意見を取り入れることが有効です。

    労務部の業務について従業員へ周知する

    労務管理を、特定の部署内のみで実施することは難しいものです。
    たとえば、就業規則は労務部内で作成しただけでは意味がありません。
    作成した就業規則を従業員全体へ公開し、理解してもらうことが大切です。
    なぜそのような規則を定めたのか、理由を含めて従業員へ十分な説明を行いましょう。
    規則を知らなかったことによって、従業員が不利益を被ることがないようにする姿勢が重要です。

    また、労務部が行っている業務について広く知らせることも重要です。
    労務部は、労働環境や各種の手続きに関する従業員の困りごとを解決できる部署です。
    従業員が労務に関して迷うことがあった際に、相談できる場所があることを知ってもらえるように心がけましょう。

    情報管理を徹底する

    労務管理の業務では、社内規定などの部外に知られてはならない機密情報や、従業員の個人情報を取り扱う機会が多くなります。
    また、法令によって一定の期間保存しなければならない資料も多くあります。
    労務管理の業務を行う際は、そのような重要な情報を漏洩・紛失させることのないよう、厳重に取り扱うことが重要です。

    また、近年ではマイナンバーの取り扱いについても注意が必要です。
    マイナンバーは個人に関する多くの情報を紐づけるものであり、法律によって取り扱い方が細かく定められています。
    労務部の担当者は、マイナンバーの正しい利用方法を理解した上で、徹底した情報管理を行うことが必要です。
    特にデータでの情報管理においては、セキュリティシステムの強化などの対策を講じることが必要です。

    従業員や企業に関する情報管理には多くの手間や時間、管理コストがかかります。
    人的コストの削減や業務の効率化のためには、労務管理システムを導入・活用するのも一つの方法です。
    現在、多くの労務管理システムが各社から提供されています。
    専用の労務管理システムでは、さまざまな情報の収集・集約や、業務の自動化が行えます。
    また、特定の担当者しか業務を行えないといった属人的な状況も解消できると考えられます。

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    常に改善意識を持つ

    永久に同じ環境を維持し続けることにこだわっていては、最適な労務管理は行えません。
    その時々の状況に沿って、柔軟に規則・規定の改定を行うことが大切です

    特に近年では、さまざまな要因によって人々の働き方が多様化しています。
    このような労働を取り巻く環境の変化によって、従業員にとって働きやすい就業条件や待遇も変化していくと考えられます。
    そのため、その時々の状況に応じて、最適な職場環境への改善を行うことが大切です。
    就業規則の見直しや新たな社内規定の策定などがその具体的な例と言えるでしょう。
    従業員ひとりひとりがより快適・効率的に業務を遂行できるよう、常に改善意識を持ち続けることが大切です。

    HRBrain 労務管理で労務のDX・ペーパーレス化を実現

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    HRBrain 労務管理は、入社手続きや年末調整で発生する人事労務業務をペーパーレス化し、人事労務業務の効率化を実現するサポート品質No.1(※)の労務管理システムです。

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    ぜひお気軽にお問い合せください。

    ※ITreviewカテゴリーレポート「労務管理部門」(2022Fall)

    まとめ

    従業員にとって働きやすい労働環境を整えるために、労務管理は欠かせない要素です。
    また、労働環境の改善による生産性の向上など、企業にとっても利益をもたらすものと考えられています。
    労務管理には、従業員ひとりひとりの労働時間や休暇取得状況の管理、安全・衛生管理、社会保険の手続きなど、幅広い業務があります。
    さらに、労務管理におけるひとつひとつの業務においては、法令の遵守や徹底した情報管理が重要です。
    必要に応じて外部の法律の専門家などと連携する、専用の労務管理システムを活用するなどしながら、効率的かつ正確な労務管理を行っていきましょう。

    HR大学編集部
    HR大学 編集部

    HR大学は、タレントマネジメントシステム・組織診断サーベイを提供するHRBrainが運営する、人事評価や目標管理などの情報をお伝えするメディアです。難しく感じられがちな人事を「やさしく学べる」メディアを目指します。